办公自动化技术与应用——第06章.ppt

《办公自动化实用技术》电子教案 水利水电出版社 第6章 办公中的演示文稿制作 【本章内容介绍】 在办公实践中需要解释一些复杂内容时，用文字描述可能比较困难。此时，可以将相关内容制作成一些图文并茂的幻灯片，然后在面向观众播放的同时，进行更详细的讲解。 PowerPoint是一个功能强大、操作简便的幻灯片制作软件，它可以制作出不同需求的幻灯片，并可根据需要灵活放映。本章介绍如何利用PowerPoint制作和播放演示文稿。 【本章主要知识点】 演示文稿及其功能简介 演示文稿的创建方法 演示文稿中文字的编排 演示文稿中各种对象的添加 演示文稿的编辑与修饰 演示文稿的放映设置 演示文稿的打包操作 演示文稿的显示与打印 6.1 POWERPOINT制作演示文稿简介 6.1.1 PowerPoint的功能特点 可以作为屏幕演示 可以制作投影机幻灯片及35毫米专业幻灯片 可以同时制作讲义、备注和大纲，并且可以在演示中作记号 6.1.2 PowerPoint演示文稿制作时的几个术语 演示文稿：PowerPoint文件，默认扩展名为.ppt，所以有时也称之为PPT文档。 对象：PowerPoint幻灯片的组成元素。当向幻灯片中插入文字、图表、结构图、图形、Word表格以及其他任何可以插入的元素时，这个元素就是一个对象。 版式：幻灯片中对象的布局格式。制作幻灯片时，PowerPoint 提供了30多种版式，每一种自动版式都 提供了相应的占位符，根据提示单击或双击它即可填写相应内容。 母版：母版包含着每个页面上所需要显示的对象。例如，想在每张幻灯片的右下角都出现公司的标志，只要将公司的标志图案置于幻灯片母版的右下角即可。 配色方案：一组可以用于演示文稿的预设颜色，也可用于表格和图表，以及图形的着色等。在幻灯片制作中，随时可以选择、修改和设置配色方案。 模板：一个已经保存的演示文稿文件，包含有预先定义的文字格式、颜色以及图形等元素。每个模板都表达了某一种风格，它是由特定的专业人员事先制作好的。 6.1.3 PowerPoint演示文稿的设计原则 内容重点要突出 格式设置要简洁 表现形式要直观 导航设计要清晰 颜色搭配要合理 声音效果要适当 6.1.4 PowerPoint演示文稿的制作步骤 1．作好准备工作，搜寻相关素材、理清整体思路、确定整体风格。 2．选择用来表现内容的模板，并确定各个幻灯片的适当版式。 3．建立各个幻灯片，并在幻灯片中加入标题、正文等文字对象 。 4．在幻灯片中加入图片、表格、图表、结构图、图形、声音、影片等对象。 5．对幻灯片中各个对象的内容进行编辑、排版、设置动画效果。 6．设置幻灯片之间的切换效果、超级链接、导航按钮、动作设置等。 7．设置幻灯片的放映方式，并在需要时进行打包操作处理。 6.2 演示文稿的创建 6.2.1 PowerPoint的界面组成 6.2.2 快速创建演示文稿框架 3. 单击选中的模板样式右侧的“▼”按钮，弹出快捷菜单。 4．在快捷菜单中进行选择，“应用于所有幻灯片”是所有幻灯片都使用这一种模板；“应用于选定幻灯片”是只有所选的幻灯版具有该模板格式。 5．按照需要，将需要的各个幻灯片的框架结构全部制作完成。 6.2.3 幻灯片中文字的编排 1．在演示文稿中直接输入文字 （1）幻灯片标题的输入 （2）主体区中文本的输入 2．编辑与格式化文本 幻灯片中的文本可以进行复制、移动、删除等编辑操作，对文字的字体、字形、字号和颜色也可进行设置，其操作同其他软件中的文本编排类似 6.2.4 幻灯片中多媒体对象的添加 1．添加图片 选择“插入／“图片”／“来自文件”，从 “插入图片”对话框中选取需要需要插入的图片，之后单击对话框上的“插入”按钮。 2．添加图形 首先在幻灯片视图中打开所要加入图形的幻灯片，然后利用“绘图工具栏”上的各种绘图工具和自选图形在幻灯片上绘图；或者选择“插入”／“图片”／“自选图形”命令。 3．添加艺术字(参照“添加图形”） 4．添加声音和影片 选择“文件”/“影片和声音”/“文件中的声音”命令。在弹出的“插入声音”对话框中，打开存放声音的文件夹在列表框中双击相应需要的声音文件名，弹出消息框。单击“是”按钮，则放映幻灯片时，自动播放该声音，否则单击幻灯片中的 “”图标时才会播放声音（声音插入成功后，在幻灯片中会出现一“”形 图标）。 6.2.5 幻灯片中旁白的录制 旁白是演示文稿设计者用话筒录制的讲解声音。录制旁白的操作步骤如下： 1．选择要添加旁白的幻灯片，选择单击“幻灯片放映”/“录制旁白”命令，弹出如图6-12所示的“录制旁白”对话框。 2．单击“设置话筒级别”，在弹出的“话筒检查”对话框中，检查话筒