Excel 培训教程 高级应用教程.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 返回目录 Microsoft Excel 第三节：增加图表数据源 1.当一份数据图表做好后，它的数据源发生了变更，如新增了一些数据等，我们也需要同时更新它的图表。 2.在添加完数据后，在原图表上点右键（图32），选“源数据”，展开如图33菜单。 重新选择“数据区域”，完成。 图32 图33 下一页 返回目录 Microsoft Excel 第一节：数据自动求和与排序 1.自动求和： 第一步：如图34，我们要进行自动求和运算，首先光标要选定到需存放运算结果那一空白单格，然后点击工具栏上面的“E”自动求和按钮，显示出如图35所示。 图34 图35 第二步：回车后，得出此行运算结果，选定生成结果的单元格，光标移到单元格右下角点处，当鼠标变成“+”字型时，按住鼠标左键不放，往下拖动，得出所有行的自动求和结果。（图36） 下一页 返回目录 Microsoft Excel 第一节：数据自动求和与排序 图36 2.排序： 第一步：选择需排序的数据列或行→数据→排序→展开如图37提示菜单 第二步：选“扩展选定区域”，（如不选此项，则所排序只对当前选定列或行） 第三步：选“排序”子菜单，进入（图38） 图37 下一页 返回目录 Microsoft Excel 第一节：数据自动求和与排序 第四步：在排序子菜单中，可进行详细设定，可分为三级关键字段进行。 1.主要关键字 　　通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增或递减的方式进行排序。 2.次要关键字 　　通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项，就将按次要关键字来排序重复的部分。 图38 图39 下一页 返回目录 Microsoft Excel 第一节：数据自动求和与排序 3.第三关键字 　　通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”与“次要关键字”列中都出现了重复项，就将按第三关键字来排序重复的部分。 4.有标题行 　　在数据排序时，包含清单的第一行。 5.无标题行 　　在数据排序时，不包含清单的第一行。 按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为： 　　1.数字，顺序是从小数到大数，从负数到正数。 　　2.文字和包含数字的文字，其顺序是 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！”# $ % ‘ ( ) * + , - . / : ; = ? @ [ ] ^ _ ‘ | ~ A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 第五步：也可以工具栏上面点选“升序排序”“降序排序”，图标，进行快速排序。（图39） 下一页 返回目录 Microsoft Excel 第二节：筛选与高级筛选 若要查看数据清单中符合某些条件的数据，如本月中已有哪些用户与本公司有业务联系，就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的行，而隐藏其它行。 　　Excel 提供有两条用于筛选的命令：“自动筛选”和“高级筛选”。 1.自动筛选： 第一步：参见图40，从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。 注意：如果当前没有选定数据清单中的单元格，或者没有激活任何包含数据的单元格，选择“自动筛选”命令后，屏幕上会出现一条出错信息，并提示您可以做的操作。 图40 下一页 返回目录 Microsoft Excel 第二节：筛选与高级筛选 此后，数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮，如图41所示，自动筛选就将通过它们来进行。 第二步：通过图41所示的列标下拉列表，就能够很容易的选定和查看数据记录。 　　例如，这一步操作用于指查看工资额为800元的员工，操作结束后，它就会显示在屏幕上，如图42所示，这就是自动筛选的结果。 注意：若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态，只需要进入“数据”下拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。 图41 图42 下一页 返回目录 Microsoft Excel 第二节：筛选与高级筛选 高级筛选： 使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件。为了使用此功能，在工作表的数据清单上方，至少应有三个