浅议如何开展企业档案规范测评工作.docVIP

浅议如何开展企业档案规范测评工作 　　摘 要：档案是企业重要的信息资源和知识资产，在企业生产经营和各项管理中发挥的作用日益显著，公司按照相关要求，加强对档案工作的领导，增强全员档案意识，提升档案工作规范水平，更好的发挥档案在企业日常工作中的作用和信息价值。 关键词：档案规范；测评；工作 江中公司通过狠抓档案管理基础设施建设、建立健全档案工作网络、完善档案制度建设、规范档案管理，以精益求精、一丝不苟的态度系统地开展档案工作，得到了档案工作测评组专家的认可，并取得了优秀的成绩。公司档案工作顺利通过测评，将进一步促进提高我省高速公路营运公司档案工作的规范化、科学化管理水平。本文通过介绍公司开展企业档案规范测评工作的经验，浅谈该如何开展本项工作。 一、档案规范等级测评工作主要做法 江中公司将测评项目作为提升企业管理规范化水平的重要契机，以“让档案走进我们的日常工作，让档案规范成为我们的工作习惯”为目标，全力以赴推进档案规范建设工作。 1.领导亲自挂帅，组建高素质工作团队 江中公司领导高度重视档案规范工作，总经理和档案工作分管副总亲自挂帅，抽调公司文秘档案骨干组成核心成员，各部门兼职档案员全力参与，并聘请咨询公司提供配合支持，组建一支高素质的工作团队，为推动测评项目顺利实施奠定了坚实基础。在2011年测评项目筹备初期，江中公司先后组织工作团队到兄弟单位考察，学习借鉴档案规范管理经验。公司重视档案骨干人员的配备与培养，配备专职档案员，各个部门另设置1名兼职档案员，并落实骨干人员待遇，扩宽他们的岗位空间，提升了他们的工作热情。公司不断给档案人员赋予重任，提供各种锻炼机会，加快培养档案骨干人员尽快成为测评项目，乃至今后档案工作中能独挡一面的业务能手，有效保障了档案人员队伍实力。江中公司经营班子以身作则，密切关注测评项目的进展情况，主动参与每次测评检查工作，及时协调解决重点难点问题。公司总经理亲自来到档案库房改造现场，为光源的合理设置提出宝贵意见。在经营班子的带动下，公司上下形成了一股合力，对测评项目鼎力支持，使测评项目得以顺利推进。 在项目进展中，江中公司更及时主动向上级主管部门汇报进展情况，积极寻求专业指导。并多次邀请省档案局、省交通集团和建设公司档案室领导指导检查。 2.设立专项经费，保障测评项目实施整改 江中公司在2012年初的董事会上，正式将测评项目列入2012年度重点工作，并获董事会批准专项预算。在测评项目实施过程中，江中公司先后完成了办公设备更新、库房改造、密集架配置及消防排烟系统改善等多个项目。在档案信息化建设上，江中公司从电脑、复印机、打印机等硬件，到新软办公自动化系统（升级版）和档案管理系统，一应配置到位。为档案信息化的实施提供保障。江中公司不仅给予测评项目资金上的大力支持，在具体项目实施上亦一丝不苟，务求实效。 3.全面运用新标准，完善公司档案管理体系和管理制度 江中公司依据《广东省企业档案工作规范测评办法》要求，完善了公司档案管理体系。明确档案工作是企业管理的基础性工作，是各项业务和活动的有机组成部分，纳入经营班子工作议事日程，纳入公司规章制度及工作流程，纳入各部门和全员岗位责任制。并建立了以档案室为核心，各部门专（兼）职档案人员为基础的企业档案工作体系。 江中公司以新标准为指南，从管理实务中找契合点，修订适用好用的公司档案管理制度。目前修订完成的档案管理办法，涉及各业务门类，形成了15个档案工作操作规程。期间，多次组织制度修编调研活动，向各职能部门广泛征集意见。例如，召开《档案文件材料归档范围和保管期限表》讨论会提供了不少补充意见；组织档案库房消防演练则为修订档案库房应急预案提供了宝贵、直观的现场素材。 在认真完善制度的基础上，江中公司亦认识到只有制度的运用到位才能使好制度焕发生命力，助益企业管理。江中公司先后组织了2期档案知识培训班和2期档案园地，宣贯档案知识和制度。并制作了广谱性的档案知识宣传手册，帮助公司机关管理人员快速全面地掌握基本的档案概念和简易制作流程。下一阶段，还将分门类制作档案教程视频，共享在OA系统的资源中心。从而扫除档案业务学习的盲区，使人人随时随地都能学档案，使档案规范成为员工的工作习惯。因为唯有此，才真正意义助益了企业规范化管理。 4.规范准确完成实物整改，信息化建设提升档案管理现代化水平 江中公司严格按照归档流程和规范化的要求，把好档案收集、整理关，提高了公司档案的归档率，确保了档案的规范准确。 江中公司全方位、积极地推进档案信息化，务使档案查询利用便捷、快速，范围广泛。江中公司积极开展计算机条目录入与全文扫描工作，建立了库藏全部档案的案卷级、文件级目录数据库。并对全部文书档案、路桥建设综合文件、