Word综合应用-课件（PPT-精）.ppt

第2讲 Word高级应用 内容提要 你要用WORD解决什么问题高效 [一]高效编辑文档 学习的动力来源于实际中的问题和任务的激发。 文档模板、样式 如何利用现有模板提高工作效率？ “拿来主义” 如何让企业的文档统一和规范？ “标准化” 自动更正 纠正习惯性的手误、快速输入词语符号等 查找替换 特殊符号替换、特殊格式替换、图片替换 邮件合并 自动批量生产文档（通知、邀请函等） (1) 创建适合自己的模板 用户创建模板的默认保存位置为：C:\Documents and Settings\zunyue(用户帐号)\Application Data\Microsoft\Templates文件夹。保存在该文件夹中的模板会在“模板”对话框的“常规”选项卡显示，以后利用该模板新建文档时方便选用。 “修改法”创建自己的模板，就是指在现有模板的基础上，通过修改与定制，得到自己的模板。修改与定制的主要内容是现有模板中的样式，当然模板中的文字、提示语也可以根据自己的要求更改。 “原型法”，就是用常规方法完成了一篇文档的制作，同时，修饰这篇文档的各种样式也已经修改或创建好。这种方法在实际工作中可能使用更加频繁。 “汇编法”就是把其它模板或文档中样式引用到自己的模板中来，从而得到自己的模板。 域－模板中的可变内容 制作内容输入提示域。 给出内容输入的提示文字，同时当用户用鼠标点击提示文字时，该部分被选中，用户即可输入实际的内容，而提示文字自动清除。 选择菜单“插入→域”命令，打开“域”对话框，然后在 类别下拉列表中选择“文档自动化”，“域名”区选择“MacroButton”，在“宏名”区选择“DoFieldClick”，在“显示文字”框内输入“[输入客户姓名]”等提示文字，操作完成后单击“确定”按钮。 第一部分是域名，第二部分是宏名，接下来是提示性文字，明白这个规律我们就可以通过复制粘贴的方法制作后面的内容提示输入域了。 使用窗体域 (2) 自动更正 输入冷僻字 第一次输入时使用GBK全拼输入法或通过插入符号的方法输入生僻字，之后选定输入的内容，单击“工具→自动更正”，在“替换”文本框中键入替换字词，替换字词既要形象又要便于理解和记忆，比如“生”，最后单击“确定”。这样，以后只要输入“生”，Word 2000便会自动地把它替换为该生僻字。 输入特殊符号 比如可以用“**”替换乘号，用“--”替换破折号，用“。。。”替换省略号，用“*1”替换“①”等 输入常用语 每次写完稿后，只要输入“我的地址”，Word 2000便自动的将其替换为姓名、邮编、地址、信箱等一段固定内容。 文字校对 ：纠正常见错误词语 插入一个表格 ： 选定整个表格，单击“工具→自动更正”，设置替换内容为“我的表格” 插入一幅图片 插入可变内容 播放MP3音乐 (3) 查找替换 案例1：以“WORD排版技巧”原文为例 批量设置字体格式 更改英文字体、文字的颜色、字型等 特殊符号替换 网页复制到Word后的手动换行符替换成段落标记 使用通配符查找 文档中含有多个书名，要求将书名(即包含在书名号“《*》”之间的文本)统一设置为黑体、红色。 快速选定特定的文本 一篇很长的Word文档，在多个地方含有词组“搜索引擎”，现在要求突出显示全文中的所有这一词组。 (4) 邮件合并 经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化，如录取通知书、获奖证书、参赛证、名片、工作证等等。一份一份的编辑打印，尽管每次只修改个别数据,仍然十分烦琐。使用Word提供的邮件合并功能，可以减少许多重复工作，大大提高工作效率。 案例2：设计面试邀请函 邮件合并－制作面试邀请函 假定“面试邀请书”模板文件已经保存在系统默认的模板文件夹中。 1. “新建→本机上的模板→常用→面试邀请书”，编辑主文档。 2. 在EXCEL中建立“面试名单”，包含姓名、称呼、职位等必需的字段。 3. “工具→信函与邮件→邮件合并”打开邮件合并向导，按向导完成操作。 在第2步：选择收件人时，按“浏览”找到EXCEL“面试名单”打开；第3步：撰写函件中会出现“其他项目”选项，在主文档中选择需要改变的文字，再按“其他项目”，选择字段名插入。 4. 排版、预览、打印。 邮件合并操作 [二]表格的应用 从网页中复制到Word的文本可能会编排在一个隐含的表格中，你重新排版时需要取消表格，按正常的段落排版；反之，某些已经排版的文本需要放置在表格中，这就需要用到“表格与文本转换”。 案例3：按表格转换示例 选举时需要将学生名单按姓名笔画顺序排序（而不是按学号顺序）打印出花名册，而你收集到的各班名单格式五花八门，如何能够快速完成任务。 表格转换 操