科技档案归档整理办法.doc

科技档案归档整理办法 （试行） 1、目的 为做好xx工程基建档案管理工作，统一工程文件归档与档案整理，特制定本办法。 2、依据 《水利工程建设项目档案管理规定》水办〔2005〕480号 《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB／T 11822—2008 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA／T 28-2002 《水利工程建设项目验收管理办法》水办〔2005〕366号 《水利科学技术档案管理规定》水办〔2010〕80号 3、工程建设文件材料归档范围、保管期限（见附件1） 4、归档份数 4.1施工文件材料。长城水务公司归档保存2套，正本1套，副本1套。 4.2监理文件材料公司归档1套正本。 4.3勘测设计及科研项目文件依据合同要求份数归档。 5、归档文件的质量要求 5.1归档的文件应为原件。 5.2文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术、规范、标准和规程。 5.3文件的内容必须真实、准确、系统、与工程实际相符合。 5.4文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5.5文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料必须标注的内容清楚、签字盖章手续完备。 5.6文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。 5.7竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。 5.7.1竣工图应是新的蓝晒图。计算机出图必须清晰、不得使用计算机出图的复印件。 5.7.2竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（见附件2） 1)竣工图章的基本内容包括：竣工图字样、编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、审核人及日期。有关单位责任人，应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。 2)监理单位的审核人需要现场监理和总监审核签字。 3)竣工图章尺寸为60mm*80mm，应使用不易褪色的红色印泥。 5.7.3符合要求的施工图应盖有设计院出图章，经公司审核后的发展规划部印章以及监理签发监理部印章和总监签字。施工单位应按照以下要求编制竣工图： 1)按照施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章。 2)一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章。 3)凡涉及结构形式，工艺、平面布置等重大改变或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人等。监理单位在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。（见附件3） 5.7.4竣工图的更改方法 1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改。 2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。 3 )无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方用文字说明。 4 )新增的文字说明，应在涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 5）图纸逐张加盖档号章。 6、文件的归档移交 6.1文件材料收齐整理立卷后由监理、主管部室（公司发展规划部、工程部）和档案室对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查合格后经部室负责人签字后交档案室归档。 6.2归档移交时，应办理移交手续，填写工程档案验收单、工程档案交接单，交卷内目录1份及电子版。 6.3归档移交纸质或其他载体形式的文件时，必须同时移交相应的电子文件。 1）文本电子文件以EXCEL、WORD为通用格式。 2）图像电子文件以JPEG、PDF为通用格式。 6.4归档时限 6.4.1反映水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计等基础业务工作的科技文件材料，在工作结束后30天，完成归档工作。（周期较长的项目，可分阶段或分单项计算归档时限）。 6.4.2施工文件材料在单位工程验收后3个月内完成归档，监理文件材料在单项工程完成3个月内完成归档。 6.4.3重要仪器设备的随机文件材料，应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作，随机文件不足3份复印，保证一份原件，并做好开箱记录和向施工单位移交手续。 6.4.4项目鉴定或验收形成的文件材料，应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。 6.5档案没有通过验收或没有完成档案归档移交，不得进行项目验收，不返还其工程质量保证金。 7、文件的组卷 7.1组卷原则：案卷组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点。保持项目文件卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；便