企业归档范围及归档文件整理方法.pptVIP

企业归档文件整理方法 档案讲座 成都市档案局经科处 地址：成都市清江东路280号 电话： 028主要内容： ●归档范围和保管期限 ●归档文件整理规则 归档范围和保管期限 一、归档范围和保管期限的含义 归档范围，就是归档文件整理的范围。确定归档的范围，是整理工作首先要解决的实际问题。一个单位在工作活动中形成和使用的文件材料数量很多，在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。归档范围是归档制度最重要的内容，正确划定归档范围是保证归档文件材料齐全、完整、系统的关键。 对进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来划分保管期限，是保证归档文件整理质量的重要因素。 文件的保存价值和档案的保管期限成正比。保存价值大，保管期限就长；反之，保存价值小，保管期限就短。 二、怎么划分归档范围 归档范围应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。外单位的文件不论是上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与本单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。既不能搞“有文必归”，也不能将有价值、属于归档范围内的文件遗漏掉。 单位的档案分类方案、各门类档案归档范围及保管期限表是一个单位应制订的最基本的档案业务规范。 制订这几个档案业务规范可参照《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）的附录A “企业文件归档基本范围与保管期限参考表” ，结合行业的有关规定及自己的实际情况来执行。 《企业档案工作规范》是2009年由国家档案局颁布的档案行业标准（DA/T42-2009）。 《企业档案工作规范》总结了建国以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，不仅针对具体的档案业务工作，而且包括档案工作的政策法规环境要求，包括文件形成中的领导与员工责任、规章制度和组织建设的要求，还包括对企业档案信息化建设的基本管理要求。特别强调企业领导对档案管理的重要性和企业全员参与档案工作的理念。 两个附录，一个是“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”；第二个附录是各种表格样式，包括：档案交接登记表、温湿度登记表、销毁清册、档案借阅登记表、档案利用效果登记表。 《企业档案工作规范》规定，档案可设置十个一级类目：经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、职工管理档案。 从门类上分，可分为文书、产品、科研、基建、会计、职工档案等类别；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。 归档文件的主要来源有： ——本企业形成的文件； ——本企业引进项目、外购设备等接收的文件； ——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件； ——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件； ——本企业执行、办理的外来文件。 正确划定归档范围是保证归档文件齐全完整系统的关键。不能直接套用国家行业规定，因为这些规定很宏观，不能具体适用某一个企业，国家制定时要考虑各个行业、规模层次的企业都要能包括进去，而适用范围越广，针对性越弱。确定归档范围的原则应以突出本单位职能活动和各项业务工作，特别要将重点的、重要的、核心的材料纳入归档范围当中。 制订归档范围的基本方法： ——掌握依据，调查研究 ——拟定初稿 ——广泛征求意见 ——各立档部门负责人审核 ——修改完善后报批 ——主管部门审批，发布执行 ——纳入相关制度 三、8号令 国 家 档 案 局 令 第8号 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。? ???????????????????????????????????局长? 杨冬权????????????????????????二○○六年十二月十八日 8号令替代了1987年国家档案局制订的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件。 以“令”发布的文件，其法律地位、行政效力大大高于规范性文件。 提高了新《规定》的法律地位和行政效力，具有强制性和权威性 新《规定》修订的主要内容包括： 一是将1987年的两个业务文件合成一个文件，并定为部门行政规章； 二是改革文书档案保管期限的划分方法，将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”。“定期”中实行标时制，分为30年、10年； 三是突出立档单位的主体地位，尽量解决文件材料重复归档的问题； 四是充实了一些如行政执法、行政审批、产权关系