第一节安装WORD制作元件-国立交通大学公文管理系统.doc

國立交通大學 公文管理系統 發文人員操作手冊 V 1.1 英福達科技股份有限公司 編印 中華民國九十九年六月 目 錄 第一章 共用功能介紹 - 3 - 第一節 系統登入 - 3 - 第二節 主畫面介紹 - 3 - 第三節 公文資訊 - 5 - 第四節 系統安裝說明 - 5 - 第二章 發文人員安裝作業 - 7 - 第一節 安裝WORD製作元件 - 7 - 第二節 Word製作環境設定(office2000~2003版本) - 8 - 第三節 Word製作環境設定(office2007版本) - 9 - 第三章 發文作業 - 14 - 第一節 繕校作業 - 14 - 第二節 發文登記作業 - 20 - 第四節 轉發電子公佈欄 - 21 - 第四章 相關報表 - 24 - 第一節 報表列印(總發文) - 24 - 一、 總發文登記簿 - 25 - 二、 歸檔送件清單 - 26 - 三、 總發文統計表 - 27 - 第五章 維護共用群組作業 - 28 - 第一節 維護共用分類群組 - 28 - 一、 新增共用分類 - 29 - 二、 修改共用分類 - 29 - 三、 刪除共用分類 - 30 - 第二節 維護共用群組 - 30 - 一、 新增共用群組 - 30 - 二、 修改共用群組 - 31 - 三、 刪除共用群組 - 32 - 四、 所屬受文者管理 - 32 - 第三節 維護共用受文者 - 33 - 一、 新增共用受文者 - 33 - 二、 修改、刪除共用受文者 - 34 - 第六章 詞庫功能 - 36 - 第一節 維護詞庫類別 - 36 - 一、 新增詞庫類別 - 36 - 二、 修改、刪除詞庫類別 - 37 - 第二節 維護詞庫 - 39 - 第三節 使用詞庫 - 40 - 共用功能介紹 系統登入 操作步驟： 統一由單一入口網站進入本系統。 測試期間網址：1/ifdworkflow2_nctu/ 在主畫面左上方，出現您的大名，即表示正確登入。 主畫面介紹 1.公告事項：系統訊息通知 2.系統角色：顯示您在系統中所扮演之角色 3.公 文 夾：顯示您在系統中所扮演之角色所需的公文資料夾 4.功能按鈕：依角色顯示不同的非公文夾之作業功能 5.篩選文號：篩選狀態及公文文號輸入搜尋 6.公文顯示區：顯示每筆公文的資訊 7.筆數頁數：目前公文夾總筆數；目前所在頁數與總頁數 共用功能按鈕列表 功能按鈕圖示 功　能　說　明 個人資訊的修改(姓名、登入密碼、E-mail、電話號碼、傳真號碼) 此功能為設定代理人分為【即時代理】與【預約代理】 從檔案室調卷的公文在此檢視 調案單、展期單、改分單等表單查詢功能 對未編目公文(辦理中、自行存查、銷號)、已編目公文查詢功能 舊檔公文在此查詢 傳閱公文在此檢視 各角色人員系統檔案安裝元件在此下載 各角色人員創文稿在此創文 公文資訊 電子文號規定(11碼)：年度(3碼) + 單位(2碼) + 流水號(5碼) + 支號(1碼) 系統安裝說明 首先依照您的IE瀏覽器版本下載安裝檔案。 系統會出詢問視窗選擇您要儲存的檔案位置，再按下儲存按鈕，即會自動下載。 完成後至檔案儲存位置，在檔案INFODOC.EXE圖示連點二下滑鼠左鍵，出現安全性警告視窗，按下執行按鈕 系統出現DOS畫面後即會自動安裝，當出現Flash安裝完成畫面，請按下關閉按鈕。 安裝完成後DOS畫面會出現【請按任意鍵繼續…】訊息時按下鍵盤任一按鍵即可關閉安裝畫面。 發文人員安裝作業 安裝WORD製作元件 操作步驟: 首先請先至檔案下載，下載發文版Word製作安裝程式。接下來，請執行您下載好的檔案，執行檔按滑鼠左鍵點兩下，會立即自動安裝發文版公文製作。 安裝至英福達公文製作時，請點選完整安裝按鈕。 等待安裝完成。 安裝完成。 Word製作環境設定(office2000~2003版本) 安裝好WORD發文版製作後，第一次開啟OFFICE WORD會出現巨集已停用的訊息，請您將巨集的安全性調低即可。 操作步驟: 選擇工具→巨集→安全性。 安全性預設值高調整為低即可。 Word製作環境設定(office2007版本) 安裝好WORD發文版製作後，由於office 2007的版本安全機制較高。必需先做相關的安全性設定，設定步驟如下: 請開啟Office Word 2007的檢視選項。(如下圖)，把尺規打勾 請點選Office 2007 Word 左上角的Office圖示，Office Word會開啟選單，請點選下方的Word選項。 請選擇【儲存】選項，而【常用】、【顯示】、【校訂】依照Office 2007預設即可，將【以此格式儲存檔案】選擇為Word 97~2003文件(*.doc) ，目