皓峰OA系统操作指南.docVIP

南海集团OA系统培训提纲 目录 一、 整体布局 2 二、 邮件 3 1、发内部邮件 3 2、对象选择 4 3、查看邮件（收件箱/发件箱/垃圾箱/草稿箱） 5 4、收藏夹 6 5、工作组管理 6 6、发外部邮件 6 三、 短信息 7 1、查收短信 7 2、发送短信息 7 3、短信查询 8 四、公告通知 9 1、新通知 9 2、浏览公告通知（所有） 9 3、公告通知设置 10 4、公告通知管理 12 5、发布公告通知 12 五、通讯录（功能局限） 14 六、文件柜（建议启用） 14 1、文件夹管理 14 2、权限设置 15 3、文件管理 15 七、公文管理 16 1、发起公文 16 2、审批公文 18 3、公文箱管理 19 4、查询与统计 21 5、流程设置 22 6、归档公文 26 八、办公用品 26 六、申请用车 28 七、八、公文发起与审批（自由流程） 29 1、自由流程公文的发起 29 2、自由流程公文的审批 31 整体布局 说明： 功能菜单区：列出所有功能模块、功能； 邮件区：因邮件功能常用，因此放置在桌面。可发送内部邮件及外部邮件，详见第二节； 公告区：企业发布公告、通知的平台，信息滚动展示，详见第四节； 今日提醒区：将展示除了公文之外所有的审批和提醒信息，如日程安排提醒、查收邮件提醒、办公用品申领提醒等。同时，在此区域内，放置了两个常用功能的链接，即用车申请和办公用品申请，将在第六节、第七节说明； 日历显示和日程设定区：可供员工查看日历，并可点击进入设置每日的日程事务。详见第九节； 天气预报及其它功能区：展示当天的天气情况（有误），员工可通过点击链接查询天气预报、飞机航班、火车时刻表、主要城市公交查询等相关信息查询。此部分展示的内容仅提供展示和链接，没有实际的操作。 待办公文区：展示需要经过本人（登录用户）审批的公文事项，并可通过“发文起草”快速发文，详见第五节； 已批公文区：显示已经审批过的公文，并可通过“更多”进入查询窗口进行查询，详见第五节； 论坛新帖区：在论坛里的最新发帖将显示在此区域。 PS：在各区域内都是展示最新的信息，通过“更多”按钮可以链接进入专属的管理界面进行相关查询和操作。 邮件 南海现状：内部邮件普遍使用，外部邮件基本不通过OA登录，而是用outlook或者foxmail等邮件软件外发。普遍反映邮件短信息提醒麻烦，删除很麻烦，建议邮件不用短信息提醒，可由后台配置解决。邮件功能简单，基本可以达到办公需求，但某些快捷方式员工没有掌握，可稍作简单培训，或用邮件的形式告知即可。 1、发内部邮件 方法一：点击1功能菜单区的“个人办公”—“我的邮件”—“发邮件”； 方法二：点击桌面2邮件区的“写邮件”[推荐]； 方法三：点击1功能菜单区的另一个标签页“全部人员”或“在线人员”，找到相关人员后，点击“邮件”即可发送邮件给此人： 说明： “1发送”是邮件直接发送，“2保存”是邮件存入草稿箱，暂不发送； “3收件人”是必选项； “6标题”是必填项，即邮件的名称； “7附件选择区”最多可添加三个附件； “8使用短信息提醒”，可让此邮件进行短信息提醒或不提醒，自行进行配置（可在后台将此项默认为不进行提醒，目前南海的配置是提醒，建议改为不提醒） “9邮件正文区”中填入邮件内容，并可进行简单格式设置。 2、对象选择 内部邮件的收件人、抄送人、暗送人都必须是OA系统中的用户，点击图二发送邮件界面的“对象选择”按钮，会弹出“对象选择”窗口： 说明： 选中部门前的选择框，则代表选中了此部门中的所有人员；如果要发给公司全部的人员，则选择“3全部选中”再单击右上角的“确定”按扭； 如果是不确切知道收件人是哪个部门的，则可以通过“4全部展开”选项，寻找收件人； 通过“1查询”可以查找收件人姓名，可支持模糊查询； 支持部门+部门、部门+人员、人员+人员的复杂选择情况。 3、查看邮件（收件箱/发件箱/垃圾箱/草稿箱） 1）邮件：“图一、主界面图”中的“2邮件区”，有最近收到的邮件，邮件状态为“NEW”图标的，表示未读，点击可打开邮件： 2）收件箱：若需要查看自己收到的所有邮件，则点击1功能菜单区的“个人办公”—“我的邮件”—“收件箱”，会出现所收邮件的列表，单击自己想查看的邮件标题，即可弹出邮件查看界面（同图四）。 3）发件箱：若需要查看自己发出的所有邮件，则点击1功能菜单区的“个人办公”—“我的邮件”—“发件箱”，会出现所发邮件的列表，单击自己想查看的邮件标题，即可弹出邮件查看界面（同图四）。 4）垃圾箱：若需要查看垃圾邮件，则点击1功能菜单区的“个人办公”—“我的邮件”—“垃圾箱”，会出现删除邮件的列表，单击自己想查看的邮件标题，即可弹出邮件查看界面（同图四）。并可通过“彻底删除”按钮将邮件彻底从系统中删除，且无法恢复； 5）