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鞋服有限公司-文件与资料管理程序N
机密等级：D
国辉鞋服有限公司
GUOHUI SHOE ＆ COSTUME CO., LTD.
文件与资料管理程序
GH-QP-03-01
编制：ISO推行小组
审核：____________
批准：____________
受控状态：
发布日期：2004年06月01日
福建晋江国辉鞋服有限公司程序文件 文件编号 GH-QP-03-01 版 次 A-0 文件与资料管理程序 发行编号 生效日期 2004年6月1日 目的：
对本公司质量体系文件进行有效管理，以便能迅速准确地提供最新、有效的文件，并防止不当使用。
范围：
适用于本公司质量体系文件之管理。
权责：
3.1质量手册由管部经理拟定、管理代表审核、总经理核准。
3.2程序文件由相关部门各主办人员拟订，部门主管审核，管理代表核准。
3.3标准类文件由相关部门指定人员拟订，部门主管审核，部门主管核准。
3.4生产部文件管理员负责各类文件的分发、收回、作废及各类原始文件夹的管制。
0相关文件：
质量手册
5.0定义
5.1质量手册：所有质量体系文件中最高阶指导文件。
5.2程序文件：程序书，用以说明各项管理职能的作业流程及管理要点。
3标准类文件：规范作业性的质量管理活动文件，如作业标准书、技术指导书、技术指导书、操作说明书等二阶文件。
4文件：包括磁盘、音像等媒体形式文件。
5.5外来文件：法定标准（ISO9001标准、国家标准、客户合约）、客户图样、客户标准等。
0作业内容：
6.1质量手册以四段分：
目的：
适用范围：
权责：
管理重点：
6.2程序文件编写格式：
6.2.1表头：由公司名称、文件名称、文件编号、版本、页次等项目组成。
6.2.2流程图：展示作业的过程使阅读者能由图而知整个作业流程。
:表示作业开始或结束.
表示作业或活动
表示判断或决策.
表示作业流向
6.2.3格式:分为七段,流程图依实际需要而定.
目的:详细说明该程序书之目的.
范围:说明程序书的适用范围.
权责:说明与程序书参考到的其他相关文件.
相关文件:指本程序书到的其他相关文件.
定义:指该程序中需作特别说明的名称所代表的意义.
作业内容:详细说明完成程序所需之步骤,以便员工能通过阅读而了解该项工作.
质量记录:各类相关作业的记录.
3文件编码规则:经核准通过之文件由管理部依文件编码规则统一编号管理,同时保持文件 编码的唯一性,避免重复编码,文件编码方式如下:
□ □ □ □ □ □ □ □
分序号
文件起划部门编码
文件属性
公司代码(GH)
(注:文件属性:质量手册同“QM”表示,程序书用“QP”，标准书用“WI”表示;表单记录用“QR”;本公司代码写为“GH”。)
6.4机密等级:
A表示绝密;
B表示机密;
C表示秘密;
D表示一般;
(注:技术性文件及关系公司利益之文件[如:合约]定为C:其余的一般为D,机密等级在此未作说明的,由部门主管依实际决定级别;)
6.5版本说明
6.5.1文件的原始版本为“1.0”前一位数为文件版本,后一位数为版次(表示修改次数),中间的点为分隔符号
6.5.2文件作小范围修改或个别字词的增删只作记录,若有重大内容或条款的整个增删可直接更换该页版次.
6.5.3文件各页皆有修改的,换版本.
6.6文件处理流程:
权责单位 作业流程 作 业 说 明 表单/记录
主办人员 1.由各相关部门依组织任务与管理需求拟订. 文件处理申请表
部门主管 1.必要时,文件由各部门的主管会签.
部门主管 1.确定文件的符合性\完整性\有效性,
管理代表
1.由所需者或部门填写申请单,依申请单发放\换领\补发 文件使用
文件管理员 2.对发出之复印文件加盖管
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