会议制度rev.1.docVIP

编制者签名： 审核者签名： 批准者签名： 姓 名： 马仁伟 姓 名：马仁伟 姓 名：洪佳宁 职 称：总经理助理 职 称：总经理助理 职 称：总经理 修 订 情 况 修订日期 修订内容摘要 版本 实施日期 首次发行 0 2004-9-1 2004-11-66 修改“5.1.1/5.2.5” 1 2004-11-13 文件分发范围 □总经理 [ ]份 ■市场部 □副总经理 [ ]份 ■生产工程部 ■开发部 [ 1 ]份 ■生产部 ■品质部 [ 1 ]份 ■PMC ■会计部 [ 1 ]份 ■行政部 ■采购部 [ 1 ]份 ■企改办 [ 1 ]份 □上海办 [ ]份 [ 1 ]份 ■文控部（香港） [ 1 ]份 [ 1 ]份 ■国际采购部（香港）[ 1 ]份 [ 1 ]份 ■国际市场部（香港）[ 1 ]份 [ 1 ]份 □其它 [ 1 ]份 备注：1.当文件上无红色“Master List”印或蓝色“受控文件副本”印，视为无效版本！ 2.文件分发范围内“□”表示未分发的部门“■”表示要分发的部门。 表格编号：QSMC008-0 1.0 目的 规范公司内部各种会议的召开程序，对会前、会中、会后事项加以明确和规范，使会议有序进行、圆满完成、达到预期目的，特制定此制度。 2.0 适用范围 适用于公司内部各种会议的召开情形。 3.0 定义 例行会议是指固定召开时间、议题、程序、参加人员等的一种会议形式。 临时会议是指因可以预测的工作而需要临时预约召开的一种会议形式。 紧急会议是指遇到不可预测的突发事件时而紧急召开的非预约的一种会议形 式。 4.0 职责 4.1会议主持人明确会议有关事项并通知行政部总务科安排会议室。 4.2行政部总务科负责会议室的清洁卫生、使用的统一安排和会议需用设备的准备； 4.3参加会议人员负责做好会议前准备工作和准时参加会议； 4.4会议记录员负责参加会议人员到会情况的登记、违纪人员处罚的登记和交人事部门、会议记录编写和发布；对历次会议形成的决议进行汇总、跟进和考核； 4.5人事部门负责将处罚资料放入个人人事档案和给资料会计部扣款。 5.0 程序 5.1会议形式 会议分为：例行会议、临时会议、紧急会议三种形式。 5.2会议召开前的准备 5.2.1会议通知 凡跨部门会议都采取“谁发起谁主持”的原则，并由会议主持人安排会议记录员，会议主持人或其秘书（或文员）于会议召开的前二天（例行会议和紧急会议除外）以电邮或书面形式发出《会议通知书》PSD044：会议召开的时间、地点、参加部门或人员、会议议题、所需准备的资料等通知到参加会议的部门或人员，会议召开的时间遇节假日顺延。 5.2.2会议室的安排 由会议主持人或其秘书在发出会议通知的同时，向行政部总务科发一份《会议通知书》，由行政部总务科按照“厂级会议优先于部门级会议、紧急会议优先于例行会议、例行会议优先于临时会议”的原则对公司会议室作出统筹安排。若确定无法按照通知要求安排所需会议室，则必须立即通知会议主持人或其秘书（或文员）更改会议地点，以便会议主持人或其秘书（或文员）重发《会议通知书》。 5.2.3与会者严格按照会议通知要求作好准备并准时到达指定地点参加会议，只可提前或准时参加会议，不得缺席、迟到、早退等，如确有特殊情况不能参加或不能准时参加者，应于会议召开时间前3小时向会议主持人请假并征得同意方可（不能参加者应委托代理人参加）；所有与会者应自觉到会议记录员处在《会议签到表》上登记签名。 5.2.4当参加会议部门或人员接到紧急会议通知后，应无条件准时参加，不得以任何理由不参加或迟到。 5.2.5会议记录员做好《会议签到表》登记工作和对违犯会议规定者开出处罚单交被罚者签名确认，于会后交于相关人员审批和人事部门存档。 5.2.6如有饮料、茶点、会议设备等方面的需求，则由会议主持人或其秘书在发出《会议通知》的同时提请行政部总务科安排。 5.3会议召开中的控制 5.3.1会议管理技巧 5.3.1.1控制出席人数，与会无关者不参加； 5.3.1.2每次会议须明确主题，禁止漫无边际的泛泛而谈； 5.3.1.3对重大或有分歧的议题，有关人员应在会前单独联络、沟通，而在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议； 5.3.1.4会议发言应言简意赅，相对控制每