事业部文件编码管理规则.doc

文件名称 文件编码管理规则 文件版本 A 页 次 第 页，共 页 定制部门 外联部 发行日期 2014.10.22 文件编码 DC-WL-GL-001 大创事业部文件编码管理规则 一、目的 为有效管理大创事业部内外部各种文件及记录表单等文件，使得各文件编号具有唯一性、统一性、识别性、可控性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转，特制定本规则。 二、适用范围 本规则适用于大创事业部及下属于各部门对内以外所有文件及表单记录文件的管理。 三、文件编号要求 3.1事业部文件分为管理类和项目类。 3.2管理类包括事业部相关规章制度、行政指令、公示通告、请示汇报、会议纪要等适用于全事业部的相关文件（不涉及具体项目实施过程中的具体文件）； 3.3项目类仅适用于单个具体项目工程实施过程中所产生的所有文件。 3.4所有文件，包括上报、平送、下发、对外往来文件均需编号存档。 四、管理类文件编号格式 4. 1管理类文件编写格式 格式为：文件所属部门+文件类型+序列号 如： DC— CW —TG—0001 指：为四位数的序列号，从0001起 指：该部门发出的相关通告 指：事项涉及的该管部门 指：指大创事业部代码 4. 2 文件所属部门编码 部 门 代码 部 门 代码 部 门 代码 大创本部 DC 设计部 SJ 造价部 ZJ 外联部 WL 监理部 JL 工程部 GC 合约部 HY 采购部 CG 后勤部 HQ 财务部 CW 4. 3 文件类型编码 序号 文件类型 代码 序号 文件类型 代码 1 管理制度 ZD 11 联系 LX 2 管理规定 GD 12 报审 BS 3 管理办法 BF 13 措施 CS 4 通知 TZ 14 会议纪要 JY 5 通报 TB 15 报表 BB 6 告示 GS 16 函件 HJ 7 请示 QS 17 复函 FH 8 汇报 HB 18 9 决定 JD 19 10 计划 JH 20 （上述文件类型及代码若有增加时，由各部门填写后上报事业部核准后实施，并在实施过程中逐步完善） 五、项目类文件编号格式 5.1项目类文件编码格式 格式为：项目代码+部门代码+文件类型+序列号 如： 粤S001—HT—HT—0001 指：为四位数的序列号,从0001起 指：文件类型 指：部门代码 指：项目代码 5.2 文件类型编码 序号 文件类型 代码 序号 文件类型 代码 1 11 2 12 3 13 4 14 5 15 6 16 7 17 8 18 9 19 10 20 （上述文件类型及代码由各部门填写后上报事业部核准后实施，并在实施过程中逐步完善） 5.3项目代码编码格式说明 A、事业部适用主项目代码为DC000000（六位阿拉伯数字），仅适用于事业部本部与嘉龙公司往来的相关文件，编码跨年不归零。 B、各单项项目代码的编码格式为：车牌号城市代码加三位数序列号（如“粤S001”表示在东莞市区域内的第一个项目），本编码由事业部本部统一编制并下发，所有与该项目相关的文件均须列入本编码项下。 六、使用规定 1、受控文件包括编号文件、纸介文件以及电子文件。 2、各部门在文件编写、整理、合同签订、归档等过程中，均须以此规定进行编号管理。 3、各部门进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，交由合同部管理；其他文件编制、归档等由资料部建立台帐管理，统一归档整理和管理。 4、各文件的序列号均为四位数，从0001开始，依次进行，项目跨年不得归零。作业过程中的所有文件必须存电子档，并及时发送至相应部门，最终交由资料部整理、盖章及归档。 大创事业部 二〇一四年十月二十二日