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JN大型物流公司文件管理及保密制度第1节总则第1条目的为了加强对公司文件的管理，特制定本制度。第2条本制度适用于公司文件管理及保密制度。第2节公司文件分类第3条决定用于公司对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及员，变更或撤消下级单位、各部门不适当的决定事项。第4条决议用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。第5条意见部门或子公司用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。第6条通告用于公布应当遵守或周知的事项。第7条通知用于公布规章制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。第8条通报用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。第9条报告用于向公司领导或上级机构汇报工作、反映情况、提出建议。第10条请示用于向公司领导或上级机构请求批示、批准。第11条函用于相互商洽工作（一般在同级部门/子公司间）咨询、答复问题或告知需对方注意的问题事项。第12条规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。第13条会议纪要/记录用于记载、传达会议情况和议定事项（注意会议纪录与会议纪要的区别）。第3节公司文件管理及流程第14条公司内部外部的所有文件均由行政部统一管理、登记并分类归档。第15条公司内部发文（1）以公司名义的发文，统一由行政部专人负责发送、签收；将发送文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并及时向文件签发人报告报送结果；部门的发文由各部门负责发送、签收，并按上述程序进行登记；绝密或机密文件由专人按核定的范围报送；（2）以公司名义的重要发文，如制度、规章等由行政部负责起草、审核，填写《文件签发审批单》（见附件29）由执行总经理签发；一般发文，如通知等填写《文件签发审批单》由执行总经理签发；各部门的发文由各部门负责起草、审核，部门负责人签发，并报送行政部备案；属于绝密或机密的文件，核稿人应注明“绝密或机密”字样，并确定报送范围；绝密或机密文件按保密规定，由专人打印、报送；（3）签发文件和原稿，由行政部分类归档，保存备查传阅文件由行政部专人负责收回，对领导指示的文件，行政部应及时组织传达和落实。第16条内部文件编号（1）按四组序号执行，即：MYHDXX-XX-XX-XXX；（2）第一组序号“MYHDXX”：“MYHD”代表XX西部现代物流城开发有限公司，其后的“XX”为年份代号；（3）第二组序号“XX”：代表发文部门拼音前二个字母（例：行政部为“XZ”；财务部为“CW”）；（4）第三组序号“XX”代表文件类型，分类如下：决定、决议、规定、制度类：01通知、通告、通报类：02报告、请示类：03会议记录类：04公司部门联系函类：05其他：06（5）第四组序号“XXX”：为文件的编排序号，为自然流水号，按发生的时间先后设定，由“001”开始。第17条公司外来文件（1）由行政部专人负责接收并登记《外来文件签收记录表》（见附件30）后，立即交由执行总经理进行处理；由执行总经理根据来文级别、内容提出初步意见，并于接件当日即按文件的要求送达有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时送达；（2）私人文件不准开启，直接送至收信人或通知收信人至行政部收取；（3）分送至各部门的文件若有差错，各部门负责文件签收人必须立即退回给行政部。第18条公司所有对外文件、公函等资料均需在行政部登记并取得文件编号后才能对外发出，同时必须将盖章后的文件复印件交行政部指定人员存档。第19条对外文件编号（1）按四组序号执行，即：MYHDXX-DW-XX-XXX；（2）第一组序号“MYHDXX”：“MYHD”代表XX西部现代物流城开发有限公司，其后的“XX”为年份代号；（3）第二组序号“DW”：代表对外发文；（4）第三组序号“XX”：代表发文部门拼音前二个字母（例：行政部为“XZ”；财务部为“CW”）；（5）第四组序号“XXX”：为文件的编排序号，为自然流水号，按发生的时间先后设定，由“001”开始。第4节公司文件的保密及借阅管理第20条公司文件按秘密程度分为“绝密文件”、“机密文件”、“普通文件”三类。第21条“绝密文件”文件（1）主要指极为重要，收文人不得向无关人员泄漏文件的内容；政府下发与项目公司有关的重要文件、合同、会议纪要等；（2）由公司执行总经理阅览、批示处理意见后，公司行政部派专人负责管理、归档，“绝密文件”需经公司总经理签批后方可借阅、复印。第22条“机密文件”文件（1）主要指不宜向公司以外人员透露内容的文件；如：工程资料、合同、调研报告、公司的重要发文等；（2）由公司执行总经理阅览、批示处理意见后，全部在公司行政部归档，并由行政部专人管理；“机密文件”需填写《文件/合同/档案借阅申请单》（见附件31），经公司执行总经理签批后方可借阅；只针对相关业务部门的“机密文件”，只需经业务部门的负责人