第一章办公室实务方案.pptVIP

办公室实务概述 * 7. 办公室零用现金管理 建立零星收支基金 用零用现金付账 补充基金 记录精确、细致入微 办公室实务概述 * 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * * 第一章 办公室实务概述 课程的概述，讲述的是基本的定义和原则，是后续内容的基础 办公室实务概述 * 教学要求 通过本章教学，使学生对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能，并能够较为熟练地进行运用和操作，正确管理办公室及接待室。 办公室实务概述 * 框架 1. 办公室的含义与职能 2. 办公室实务的范围和内容 3. 办公室环境的布置和管理 4. 办公器械的使用 5. 办公用品的准备 6. 办公室和接待室的管理 7. 办公室零用现金管理 办公室实务概述 * 1. 办公室的含义与职能 1.1 办公室的含义 1.2 办公室的职能与特征 办公室实务概述 * 1.1 办公室的含义 办公室是办公的场所。 办公：管理人员和文职人员的日常工作，有办公室、桌、椅，有文件、文具、电话等，主要是脑力劳动。 场所：室内，而不是露天操作。 办公室实务概述 * 1.1 办公室的含义 广义：泛指一切办公场所。区别于教室、车间等。 狭义：某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室、护士办公室、厂长办公室等。 特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：市长办公室，三星公司办公室等。 专指的：某种专门的独立的工作机构。如：国务院台湾事务办公室等。 办公室实务概述 * 1.1 办公室的含义 文书论及的是其第三种定义：即政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、打字员、接待员等文职人员的办公场所。 办公室实务概述 * 问题： 明星助理属不属于办公室秘书？ 你最熟悉的是哪一种？ 干什么工作？在哪里办公？ 办公室实务概述 * 1.2 办公室的职能和特征 两大职能：政务（或业务）服务和事务管理 事务管理是为政务（或业务）服务而开展的辅助性工作 ，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。事务管理做得好，将会起到推动作用。 办公室实务概述 * 事务管理的特征 服务性，本质特征 分散性，包括工作和人员 专业性，面广以及相对独立性 主动性，弹性和可塑性强 繁杂性 ，包含实务多 办公室实务概述 * 2 办公室实务的范围和内容 办公室实务，包括办公室的工作事务和操作实务。 办公室工作人员以文员和秘书为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作和秘书工作。 办公室实务概述 * 我国外资企业、合资企业办公室实务可以概括为以下10项： 办公室环境的布置和整理； 通讯事务、电话、信函和邮件处理； 执行上司交办事项； 照料上司身边的琐事； 接待宾客和员工的来访； 办公室实务概述 * 我国外资企业、合资企业办公室实务可以概括为以下10项（接上）： 记录上司指令及会谈、会议内容； 打印文稿及表格； 收集及整理各种信息； 保管办公室设备及用品； 外出办事。 办公室实务概述 * 3 办公室环境的布置和管理 3.1 办公室环境布置的目的 3.2 办公室环境布置的内容与要求 3.3 办公室的整理 办公室实务概述 * 3.1 办公室环境布置的目的 空间布置主要是上司及文秘人员的办公室、问讯处、接待室或会议室等。布置和整理这些环境的目的在于： 为高效的工作服务； 塑造组织形象； 避免不必要的干扰； 有利于保密工作。 办公室实务概述 * 3.2 办公室环境布置的内容与要求 办公室的配置和布局需要满足以下原则 营造舒适的工作环境； 节约空间； 协调，格调统一； 满足领导偏好。 办公室实务概述 * 布局内容包括 房间布局 照明 家具 装饰格调 通风等 办公室实务概述 * 3.3 办公室的整理 （1）上司办公室和接待室的整理 （2）清理和清扫的办法 （3）文员办公室的位置 办公室实务概述 * （1）上司办公室和接待室的整理 文员应该注意以下几点 桌子和办公器械 钟表是否准 盆景、挂画 报纸是否更新 书架摆正？ 沙发干净？ 窗帘 废纸篓、垃圾袋 办公用品 印象体现于细节 办公室实务概述 * （2）清理和清扫的方法 办公桌椅：抹布擦拭 办公用品：定期擦拭 书架：没有灰尘 地毯：吸尘器清洁 沙发：刷、换桌布 抽烟工具：检查清楚 挂画、摆设：用毛刷拂尘 废物筒：每天清倒，且不可倒掉机密文件。 办公室实务概述 * （3）