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Word的基本操作教程
Word的基本操作
新建文档
我们讲了Word第一课后,有位朋友和我说用起来太麻烦了,问他怎么个麻烦法,他说,有时要打印几份文件,每打印一份就要退出一次Word重来,所以特别麻烦。 其实根本用不着退出Word。你可以在Word里面关掉已经打印出来的文件,然后新建一个文档或者打开另外的文档,同时打开几个文件也可以。 怎么做呢?很简单的,先看新建文档。我们打开Word。Word启动之后自动建立了一个新文档,注意现在标题栏上的文档名称是“文档1.doc”,单击工具栏上的新建空白文档按钮,现在我们就又新建了一个空白的文档,它的名字叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮,就出现了“文档3”。这是我们新建一个文档最常用的方法。
打开文档
怎么在Word里打开以前存盘的文档呢?我的朋友说他一直都是先退出Word,然后去双击要打开的文件,Word就会自动启动并打开那个文件。
其实打开和新建一样,不用退出Word也可以打开文件,单击工具栏上的“打开”按钮,就可以打开一个“打开文件”对话框。
我们来看看怎么打开D盘“笑话”文件夹中的“笑话.doc”。 单击这个下拉列表框,从弹出的列表中选择“D:”,也就是D盘,现在下面的文件列表中出现的就是D盘的内容了,双击打开这个“笑话”文件夹,列表中就出现了“笑话.doc”文件,选中这个文件,单击“打开”按钮,就打开这个文件了。
保存文档
现在我们来看看保存文档。这次我们讲一点新东西: 打开“另存为”对话框;这里有一个“新建文件夹”按钮,它可是很有用的:我们平时的文件都是分类存放的,而有时要保存编辑的稿件,觉得放到哪里都不合适,这时我们就可以新建一个文件夹把文件放到里面。单击这个“新建文件夹”按钮,在打开的对话框中输入文件夹的名字“稿件”,
单击“确定”按钮,回到“另存为”对话框;输入文档的名字,单击“保存”按钮,我们就可以把文档保存在新建的文件夹中了。
多文档切换
不过现在就有另一个问题了,现在我们打开了几个文档,而不是像以前那样只打开一个文档,如果我们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中,该怎么办呢?一般的办法是使用窗口菜单来切换当前编辑的文档。 打开窗口菜单,菜单的最下面列出了我们打开的所有文档,带有对号的是当前编辑的文档,单击“文档2.doc”,就切换到了“文档2.doc”。 当然你也可以按下ALT+TAB键来切换,这是Word 2000新增的切换功能。
关闭文档和退出Word
现在我们打开了多个文档,假如我们现在要关闭这个“文档2.doc”,单击标题栏上的这个“关闭”按钮就可以了。 你可能要问,这个按钮不是退出Word时用的吗?是这样,在只打开了一个文档时是点这个按钮会退出Word,但在同时打开了几个文档时,它的作用就只是关闭当前编辑的文档了。现在我们只有一个打开的文档,在刚才的关闭按钮的下面,也就是菜单栏的最右端,又出现了一个关闭按钮。现在标题栏上的“关闭”按钮的作用是关闭当前编辑的文件并且退出Word,而菜单栏上的“关闭”按钮就只是关闭当前文档,而不退出Word了。
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在打开了几个文档的时候可以直接退出Word,打开“文件”菜单,选择“退出”命令,就可以直接退出Word了。选择这个命令后,出现了一个对话框,这是提示我们要关闭的文档没有存盘,要不要现在保存,
这是Word的一项功能。如果在上次保存之后你又对文档做了改动,它就会提醒你进行保存;现在的这些文件都没有保存价值,所以我们选择“否”。不过你以后遇到这个对话框时可要想清楚,是不是要保存。 虽然忘了保存文件时,退出Word会提醒你存盘,但你也要养成经常保存文件的习惯。不然万一遇到停电之类的特殊情况,可是谁也帮不了你。
了解Word界面
现在我们再来看看Word的界面。Office 2000的界面与它以前的版本和其它软件都有些不同。Office 2000新增了一个智能菜单的功能,可以根据你对菜单命令或按钮的使用频率来决定是否直接显示它们。如果一个菜单项有很长时间没有被使用的话,Word就会自动把它隐藏起来,减少菜单中直接显示命令的数目。 如果要用隐藏起来的命令,只要单击菜单中的向下双箭头或者双击这个菜单就可以了。
我们还可以改变菜单栏的位置: 在菜单栏的空白处按下鼠标左键,往下拖动,菜单栏的位置就改变了。工具栏也可以这样拖动,点住工具栏左边的竖线,拖动鼠标,就可以改变工具栏的位置了。
还有其他一些工具栏没有显示,如果要显示它们,可以在工具栏上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“表格和边框”命令,界面中就又出现了一个“表格和边框”工具栏。
你可能要问,有这么多工具栏,全显示出来不是更方便吗?那可不行
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