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企业管理的采购问题图1 简化的采购流程图2 拥有采购的ERP 企业组织结构
企业管理的采购问题
图 1 简化的采购流程
图2 拥有采购的 ERP 企业组织结构
现代企业面临着需求多样化和个性化的双重挑战,需要物料的
采购和供应环节能够满足生产过程对物料柔性(多样化)和刚性(质
量)的需求。对于制造企业而言,为销售而生产、为生产而采购是一
个环环相扣的物料输入输出动态过程,依次构成了采购流程、生产流
程和销售流程。从物流角度看,最初的采购流程运行的成功与否将直
接影响到企业生产、销售的最终产品的定价情况和整个供应链的最终
获利情况。企业的采购流程的“龙头”作用不容忽视。
然而,当今不少企业采购流程却不尽科学、采购机制不尽合理,
不利于生产和销售,必须用 IT 技术加以解决。
信息不畅和采购模式落后是企业采购存在的根本问题
由于体制、机制等方面的原因,传统采购存在着许多与现代采购
要求不相容的地方,影响了采购的效率和有效性,主要包括:
信息不能共享。由于组织之间信息私有化、未经集成,采购信息
没有实现有效共享,包括采购方与供应方之间、企业采购部门与相关
部门之间以及管理者与实施者之间。
采供双方未建立稳定的协作关系。这是旧的采购模式造成的,它
们以临时的或短期的合作机制为主,造成了竞争多于合作,进而导致
了采购过程的不确定性。
与预测和物料需求计划结合不紧,即不能有效根据生产需要组织
采购,实现物料的供应计划与当前需求的平衡,并与企业的库存投资
和策略相一致。
无法跟踪采购情况,包括请购单处理、采购单处理、询价单报价
单处理;运输处理、收货处理、质量控制等。
缺乏制约(采购事务的授权、签发、批准、执行和纪录没有进行
职务分类),容易导致暗箱操作。
缺乏对供应商的评价和管理。
总之,由于不通畅的信息以及落后的采购模式,在市场需求发生
变化时,采购方不能改变已经提供给供应方的采购合同,企业响应用
户需求的能力迟钝。
协同采购——解决采购问题的有效模式
传统的采购模式不能适应现代企业发展的要求,必须用新的采购
模式――协同采购取而代之。这种新型采购模式采取供应链管理策略,
改进了与供应商之间的关系,强调协同的理念,而且,随着采购的品
种、数量和频率的增加,协同的作用将越发明显,包括:
企业内部协同
企业要实施高效的采购行为,需要企业内部各业务部门的协同配
合,包括设计开发部门、生产部门、销售部门、财务部门等,并适时
进行相关数据的维护,如物料、供应商、采购价格等,只有这样才能
以合理的价格采购到所需的物料、合适的数量并实施正确的交付。
企业与外部的协同
采购不仅需要企业内部的协同,更需要与外部的协同,即与供应
商在库存、需求等方面信息的共享。企业可以根据供应链的供应情况
调整计划及执行的过程。同时,供应商可以根据企业的库存、计划等
信息调整供应计划。
实现从“为库存采购”到“为订单采购”的转化
在供应链管理条件下,采购活动以订单驱动方式进行,这种方式
可以准时响应客户的需求,降低库存成本,进而改变了传统的以库存
补充为目的的采购模式。
加强对外部资源的管理
有效的外部资源管理可以建立一种新的不同层次的供应网络,减
少供应商数量,与供应商建立一种长期的、互惠的合作关系,进而摒
弃传统采购管理的不足:缺乏合作、缺乏柔性和对需求的快速响应能
力。
IT 技术为采购问题的解决提供了强有力工具
有效利用协同采购模式解决企业管理中的采购问题,必须依赖于
强有力的技术手段。IT 技术与先进管理模式(特别是ERP)的结合有
效解决了采购问题。据统计,IT 技术的应用通常能够获得5%~40%
的总节约,而典型的成本下降范围是 15%~20%。
设置流畅的采购流程
采购流程包含了为生产需要而选择供应商并购买物料所涉及活动
的业务过程。通畅的业务流程是保障高效采购的基础,它应具备优化、
无冗余、并行作业的基本属性,如图 1 是一个简化的采购流程。
搭建合理的组织结构
优秀的采购流程需要有相应的组织结构来支撑,这种组织结构应
是扁平化的,并支持先进的采购模式,如集中采购、分布式采购等(图
2)。
对采购数据实施管理是信息快速传递、共享的基础。采购数据主
要包括物料数据、供应商数据和采购价格数据。
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