程序管理文件记录和档案管理程序.docVIP

中铁五局一公司一处中心试验室程序文件 文件编号：T5101－CX－012－2004 标题：记录和档案管理程序 第A版 第0次修订 颁布日期：2004年5月10日 记录和档案管理程序 1目的 为保证检验测量过程的复现、验证和追溯，确保记录和档案的安全有序，特编制本程序。 2范围 本程序适用于中心试验室各种质量活动和检验测量记录的控制及档案的管理。 3职责 3.1 管理组 归口管理各类文件、检验报告、原始记录，资料员按照分类要求具体负责记录的管理和安全存放。 4程序 4.1 归档内容 认证和质量监督的法律、法规和工作文件； 质量体系文件，含质量手册、程序文件、作业指导书； 标准规范； 检验报告及原始记录，检验测量报告副本，分包方出具原始记录。 质量管理活动记录，包括宣传贯彻资料，人员培训记录、开展新项目评审记录、例外允许批准记录、质量问题和质量事故处理记录、证书、报告发送记录、分包方质量保证能力调查记录和抱怨处理记录等。 外来文件资料，主要是上级文件、外单位来文，协议书等； 档案类文件； 计算机软件所采集的数据。 4.2 原始记录 4.2.1检验测量原始记录是出具检验报告的依据，是最重要的记录。为了保证出具的检验报告能够复现，原始记录应包含足够的信息。原始记录至少应包括以下内容： 原始记录标题；原始记录唯一性编号和每一页页号及总页数标识； 检验测量样品状况； 抽样、封样记录（适用时）； 检验测量依据和方法； 检验测量中获得的观察数据、计算和导出结果； 环境条件； 日期及时间； 检验员、复核人员签字； 4.2.2原始记录中还应包括参与抽样、样品制备（准备）人员的识别。所有的原始记录应按规定的格式填写，应使用碳素墨水书写，字迹清晰；不需要填写的栏目应用“/”占位。 4.2.3原始记录修改时，不得随意涂抹，而应用以下方法修改：在需要修改的位置画上“ ”，然后在上部写上修改后的内容，在修改处加盖修改人的个人名章。一般地，原始记录修改应由原始记录记录人修改。 4.2.4 资料管理员应妥善保管原始记录。超过一年的原始记录于每年年底装订成册后分类保存。 4.3 质量文件按质量手册的要求管理； 4.4 标准规范由资料管理员分类编号管理；中心试验室全体员工有责任收集有关标准规范及信息，以保证标准规范现行有效。 4.5其它文件由资料管理员分门别类进行管理。 4.6计算机软件所采集的数据应分门别类在存放在可靠介质上，如硬盘或移动硬盘上。 4.7资料员应定期对档案记录的保管条件进行检查，保证档案安全，确保用户机密不外泄。 4.8 档案保密与安全 档案资料室应安全可靠，防火、防盗、防潮、防鼠、防尘，保证档案安全； 中心试验室全体员工不得私自将“检验报告”的内容复制或抄录给他人，也不得泄漏检验结果。 未经主任批准，原始记录、检验标准规程等内部文件，不得外借； 中心试验室质量负责人应定期、有组织地对员工进行保密教育；质量负责人和监督员应随时检查保密执行情况；如发现有泄密现象，应及时报告中心试验室主任和最高管理者，必要时应追究责任人的相关责任。 5相关文件 《文件控制和维护程序》 《保密和保护所有权程序》 6附件 《档案销毁申请单》（附件1） 附件1 档案销毁申请单 编号： 序号 申请销毁档案名称 申请销毁档案控制编号 销毁原因 申请销毁文件编制人核准 批准人  记录和档案管理程序 12－1