如何举办一场成功的会议.ppt

5.会议 提前摆放会议材料、桌签，尤其是主席台桌签，要确保无误。 做好入场引导工作。 关注主席台领导到会情况。 安排好摄影、摄像、录音、文字记者。 会场安排好现场服务，应对突发情况。 桌签顺序 原则：以领导就坐后左为上为原则。 具体方法是：无论主席台人数是奇数还是偶数，首先确定1号领导位置，然后， 2号排在l号左边，3号排右边，其他依次排列。 以9人为例： 签字仪式、会见 以一楼贵宾室、三楼及五楼会议室宾主座次图为例 （一）校内会议，三楼、五楼会议室 （二）宾主双方会议，主人在左边，客人在主人的右边。 1、一楼贵宾室 2、三楼、五楼会议室 6.合影 根据合影人数及合影地点确定几排，是否需要摆放座椅等。 合影负责人提前确定合影人数，根据合影人数及合影地点确定几排，是否需要摆放座椅，如需要摆放座椅，要确定就坐领导的人数及座次，贴好相签（座次同会议）。 做好会场到合影地点的引导工作，同时，在合影过程中，还要提醒、引导后排嘉宾迅速站位。 7.活动安排：提前拟定活动形式、地点、前往方式；提前预留活动场地。尤其是在校外办会，临时协调难度比较大，要提前预留好场地，以备客人临时要求。 8.返程和送行环节。 根据客人的要求，订购车（机、船）票，商议离开住地的时间；安排好送行人员及车辆，办理行李托运。 细节：车辆安排的时候，有时候我校可能使用黑车，选择好的师傅和车型；根据客人身份确定我方送行人员，尽量做到级别对等。 9.会后收场。 提前合理安排人员和分工，确保收场要快、无遗漏。 1.结算费用 2.资料整理归档。 3．总结：应及时召开总结会，总结成功经验，分析存在的问题和不足。  如何举办一场成功的会议 2011年12月 目录 接待工作中的难点和重点 4 周密安排前期准备工作 1 精心组织正式接待工作 2 认真做好总结归档 3 对办会人员的要求 5 周密安排前期准备工作 1 1、周密安排前期准备工作 1、周密安排前期准备工作 2.总负责人 负责总揽全局及协调工作 根据工作量分为若干工作小组或指派若干人员负责，明确工作分工，如接站、报到、住宿、用餐、用车、活动等等。 3.接待团队 一般应包括：欢迎辞、日程安排、住房安排、用餐安排、乘车安排、会务组联系方式、服务指南。 制作《会议指南》时，应注意避免出现格式、字体等明显的错误，在印制前必须经相关工作负责人分别校对。 4.会议指南 1.客人情况 人数、姓名、性别、职务、民族、抵离方式及时间、活动内容及要求等。 1、周密安排前期准备工作 根据实际情况安排一对一或者多对一接待，要提前明确接站（接待）人员的任务。重要嘉宾，要安排相应级别的人员接站。 5.接站人员 提前预订会场，准备会议材料、桌花、桌牌、热水、矿泉水、茶叶、纸杯、点心、水果、笔、本、电脑及多媒体设备、话筒、背板、横幅等。其中：准备水果的，应本着方便食用的原则。 6.会场布置 提前预订用餐房间、菜单、酒水，准备餐签，确定陪同人员。需要提前了解客人用餐习惯，尤其是少数民族地区和外宾来访。 7.用餐准备 提前预订房间，房间尽量要集中在同一楼层；检查房间设施、网络；摆放相关物品。 8.住宿准备 1、周密安排前期准备工作 提前安排用车，准备、补充车上所需物品（湿巾、雨伞、矿泉水、药 品等），及时反馈行程，提前通知预留车位、安排专人引导。 9.用车安排 提前拟定活动形式、地点、前往方式。尤其是在校外办会，临时协调难度比较大，要提前预留好场地，以备客人临时要求。 10.活动准备 根据不同群体选择合适的礼品； 对等的原则，如果说对方没有准备礼品，我方应避免在议程中出现“交换礼品”字样。 视情况将礼品放置到签到处、会场、房间或送行车辆上。 11.礼品准备 财务准备，安排文字记者、摄影、摄像、合影、录音。 12.其他 精心组织正式接待工作 2 2、精心组织正式接待工作 2、精心组织正式接待工作 1、接站衔接 接站人员要提前与嘉宾联系好，同时还要做好与报到组的衔接，主要时间点为出发时、即将抵达时。 乘车时，接待人员要代客开车门，下车时，要主动为领导开门 乘车的座次 2、精心组织正式接待工作 2、报到 办理报到手续，发放会议材料、礼品、房卡。 重要嘉宾到达时，应提前联系我方领导到场迎候。 报到处应定时汇总报到情况，及时与相关工作小组沟通。 接站（接待）人员负责的嘉宾如有变化，应及时与报到处沟通。 介绍礼仪 握手礼仪 2、精心组织正式接待工作 专人控制电梯，接待人员应“后进先出”； 无专人控制电梯，接待人员应“先进后出”。 电梯控制 3、引领