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社区档案整理办法 归档文件整理方法 文件归档主要环节： 第一章 归档文件的收集 一、收集范围：一般来说，只要是记录和反映本机构主要职能活动的办理完毕的具有一定保存价值的各种文字、图表、声像等文件材料，均应归档。 二、收集的方法：及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件。 三、收集的要求： 1、文件材料齐全完整。 2、请按照《南宁市社区居委会档案管理归档范围》开展文件材料的收集。 3、不属于归档范围内的（重份文件、供参阅文件、学习资料、无参考利用价值的事务性、临时性文件）就不需要归档，但可作为资料来存放。 第二章 归档文件的鉴定 一、归档范围的确定是档案鉴定工作的第一关口，是文件是否转化为档案的资格审定。（这份文件算不算是档案） 二、划分档案的保管期限是确定档案的“生存期”，确定保存价值和保存年限，文书档案的保管期限分为“永久”、“定期”。 三、基建档案、会计档案的保管期限按照有关规定执行。 四、照片档案、实物档案的保管期限为“永久”。 第三章 归档文件的分类 第三章 归档文件的分类 第三章 归档文件的分类 第四章 归档文件的装订 常见问题 1、非成套性材料不同内容的文件混装。 2、装订位于文件的头部，位置错误。 3、装订线粗细不均，紧度不适。 4、装订线结扎错误，线头过长。 5、装订时未拆金属钉。 6、装订时小于16K或破损的纸张未托纸裱糊。 第四章 归档文件的装订 一、归档文件的整理单位： 文书档案、声像档案、实物档案以“件”为整理单位。 对“件”的界定 一是：以“自然件”为一件，即“一般以每份文件为一件”，照片是一张为一件，实物是一个为一件； 二是：文件正本与定稿（包括文件处理单）、正文与附件、批复与请示、转发文与被转发文、一本会议记录为一件； 三是：同一事由作为一件。如换届选举材料，可装订在一起，并编好页码，同时制作封面及目录。 第二章 归档文件的装订 1、使用棉线按照“三孔一线”于文件的左侧装订，左边距1CM，上下为3CM（16K）—4.5Cm（A4），应将文件各页左、下侧对齐。 2、小于16K的纸张或者比较容易破损的纸张，用A4纸托底裱糊后再装线订好。 3、大于A4幅面的按照A4的尺寸规格折叠后装订。 4、装订之后，用黑色水性笔在文件上编写页码。正面在右下角编写，反面在左下角编写页码; ※文件原来有完整页码的不用编，没有完整页码或页码不连贯的续编页码。 第五章 归档文件的排序 一、在同一大类，同一保管期限下进行排序。 二、排序遵循“时间优先”原则。 三、成套性文件要相对集中排序。如换届材料可集中放在一起进行排序。 四、按照档号章的序号从“1—N”依次按顺序排放整齐。 五、同一大类，但保管期限不一样，应另起一盒按时间先后进行排序。 第六章 归档文件的编号 归档文件编号就是的填写归档章的项目，一般盖在文件首页的右上角位置。（若右上角有字可稍微往文件中部空白处盖档号章） 第六章 归档文件的编号（文书） 图示1： 第六章 归档文件的编号（文书） 图示2： 第七章 归档文件的编目 一、归档文件目录的项目： 件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注 二、归档文件编目的方法 1、件号—在同一大类、同一保管期限内，按文件排列顺序从“1”开始逐件流水编号； 2、责任者—制发文件的组织或个人，通常为文件的印章名称； 第七章 归档文件的编目 3、文号—发文字号，填写时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。如 “南兴发[2009]1号”。 4、文件题名—即文件标题，一般应照实抄录，但仍有一些特殊情况需要提请注意：有些标题只有文种，应根据文件内容增加事由，并将事由用[ ]号括好。如“通知[关于参加兴宁区档案培训业务的通知]” 第七章 归档文件的编目 5、日期—文件的形成时间，即发文时间（文件的落款时间）。 6、页数—填写一件文件的总页数，计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。 7、备注—用于填写归档文件需要补充和说明的情况（如复印件等内容）。 8、编制好目录后，打印2份，一份独立装订成册，一份放在盒内的第一份文件之前。 第七章 归档文件的编目 归档文件目录（样式） 档号：C—1 保管期限：永久 第七章 归档文件的编目 第八章 归档文件的装盒 归档文件装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 特别需注意： 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 每盒盒底放备考表，并将内容填写完整（年检常常发现很多单位未填写好备考表内容）。 第八章