Excel的50个使用技巧(下).docVIP

Excel的50个使用技巧(下) Excel的50个使用技巧(下) 二十六、给表格做个超级搜索引擎 　　我们知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容（包括静态文本）都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。 　　比如在所示的表格中，从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是，当我们在“输入学生姓名”右边的单元格，也就是C8格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下： 　　将光标定位到C9单元格中，然后单击“插入”之“函数”选项。在如图18弹出的窗口中，选择 “VLOOKUP” 函数，点“确定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置“Lookup_value”（指需要在数据表首列中搜索的值）为“C8”（即搜索我们在C8单元格中填入的人名）；“Table_array”（指数据搜索的范围）为“A2∶B6”（即在所有学生的“语文”成绩中搜索）；“Col_vindex_num”（指要搜索的数值在表格中的序列号）为“2”（即数值在第2列）；“Range_lookup”（指是否需要精确匹配）为“FALSE”（表明不是。如果是，就为“TURE”）。设定完毕按“确定”。 　　此时回到表格，单击C9单元格，我们看到“fx”区域中显示的命令行为“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，FALSE）”。复制该命令行，在C10、C11、C12、C13单元格中分别输入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，FALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，FALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，FALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，FALSE）”（其参数意义同C9中一样，不再赘述）。 　　接下来，我们就来检验“VLOOKUP”函数的功效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名，比如“赵耀”，回车之下我们会发现，其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。 二十七、Excel工作表大纲的建立 　　和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗?当然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的“+”按钮即可。 二十八、插入“图示” 　　尽管有14大类50多种“图表”样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”；而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”；当然，要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图”。你看，如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示”工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。 二十九、熟悉Excel的“从文本到语音” 　　这是Excel 2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。 　　按照Office的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后，就可以在Excel的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图21所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。 　　还有一点需要说明的是，如果你想调整Excel 2002中语音朗读的速度，可以在“控制面板”中双击“语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调整即可 三十、Excel中“摄影”功能的妙用 　　这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行