办公用品管理制度9863570.docVIP

00 PAGE 1/ NUMPAGES 10A页次/总页数修改次第版 本 号 00 PAGE 1/ NUMPAGES 10 A 页次/总页数 修改次第 版 本 号 办公用品管理 编号： 办公用品管理 受控状态：_____________ 发放编号：____________ 生效日期：____________ 版本/修改次第 更改页次/章节 编制 审 核 批 准 生效日期 A/00 目的 制定本程序的目的在于规范办公用品的管理，加强控制，提高工作效率。 范围 本程序适用于公司所有员工。 定义 固定资产：指企业使用期限超过一年的房屋建筑物、机器、机械、运输工具以及与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单价在2000元以上的，并且使用年限超过两年的也应当作为固定资产。 低值易耗品：指未达到固定资产标准的各种用具、物品，它多次参加周转而不改变原有的实物形态。 常用消耗品：通常指低值易耗品中的常用办公用品。 非常用消耗品：指低值易耗品中常用消耗品以外的用品。 职责 本制度由行政部负责执行。 程序 办公用品的分类 办公设备：办公桌椅、档案柜、电脑、打印机、复印机、音像设备、传真机等。 日常办公用品： 消耗品：木质铅笔、笔芯、胶水、胶带、曲别针、订书钉、口曲纸、信封、复写纸、笔记本、卷宗等。 管制品：剪刀、订书器、打孔机、削笔器、计算器、米尺、印台、电话机等。 办公用品申领程序 办公用品由行政部统一申购并发放。办公用品购买以节约为原则，凡仓库内已有的可替代申领物品的，原则上不予新购。 行政部负责每年12月对各部门下一年度的办公费用下达指标，各部门于每月20日前向行政部报下个月的办公用品计划，填写《月办公用品申请单》(附录二)。行政部整理后（确定单位及金额）交由商场总经理审批，办公用品领用不得超出月计划，且超出规定时间不予领用。 对于日常消耗量大的办公用品，行政部将根据各部门计划酌情予以库存。 每周一上午各部门将《备品领用单》（附录四）交至行政部（要求每个部门设立一名兼职备品管理员）。周一下午行政部将备品配好分发至各部门。 凡月办公用品计划内已列的备品，行政部直接将票据传至总部物业部保管员（凡计划外备品，原则上不予配备）。办公用品的保管 部门共同使用的，由该部门的备品管理员保管；个人使用的采取“谁使用、谁保管”的原则。 各部门的备品管理员要将管制品造册登记，记录保管人和移交手续；如有非正常损坏或遗失由责任人或部门自购赔偿。 在责任者调离时，由行政部督促备品管理员清点及暂存管制品。 办公用品的使用规定： 部分办公用品根据部门工作性质，须部门内共用而不予人人均备，具体种类由行政部与部门负责人共同确定。 部分消耗品，如修正液、白板笔、胶水、胶带、碳素笔、电池等自第三次申领起，必须以旧换新，否则不予核发（旧物由备品管理员负责交至行政部）。 办公设备维修管理 如办公桌椅等设备需维修，由各部门随时填报《办公用品维修单》（附录五）直接交至物保部。 如电脑、打印机等设备需维修，由各部门随时填单直接交至财务信息部。 如通讯设备等需维修，由各部门随时填单直接交行政部，由其协调维修。 各负责单位在接到维修单后要在第一时间安排相关人员维修，维修期限不超过七天。 如果维修的设备需具体协助联系维修者时，采买人员必须全力支持。 办公用品采购管理 采购计划 各部门的办公用品如另有所需（所需办公用品不在《月办公用品申请单》中），行政部则需另行审定。需求部门填写《呈报审批件》，经行政部负责人、财务信息部负责人批准后上报商场总经理审批。行政部根据商场总经理的批示，直接购买或订购。 采购物品需在使用前10日提报。行政部严格控制办公用品的成本，对各部门所申请的办公用品进行核准、汇总。 采购实施 公司300元以下的办公用品采购，经商场总经理批准由行政部直接负责采购。各部门需每月20前填写《月办公用品采购计划》(附录三),采购计划应在每月30日前完成，临时性采购计划应在批准后2日内完成。 公司300元以上的办公用品采购，需将采购的备品明细传至总部行政管理中心，经总经理批准后，由总部物业部负责采购。 采购原则：公司有售的商品不得在外采购，公司无售的进行市场调查，多家报价。 采购要求： 充分的市场调查。调查项目包括产地、质量、等级、出厂日期、价格等。 适合的性价比。 需考虑市场的变化及库存成本等因素。 尽量向原厂或总经销、总代理购买。 需注意供应商实力、售后服务的质量及信用度。 需注意供应商资源储备，每类商品储备2～3个供应商。 采购票据要求： 必须有符合税法规定的正式发票。 在确保价格的前提下，如供应商具有一般纳税人资格，需开具增值税发票。 采购验收要求 采购、验收不得为同一人员。 采购品到货后，由库管员、行政部共同组织验收，并按