文书档案收集分类及整理讲解2.ppt

文书档案的归档整理工作 一、收集工作 收集工作的重要性 一、是文书档案归档整理的前提和基础 收集工作的原则 以本单位为主。 具有查考价值。 公文办理完毕。 材料齐全完整。 收集工作的方法 1、通过公文处理程序运转的文件，不论收发文均由文书人员负责收集。 4、工作会、业务会由承办部门负责人、外出开会人负责收集。 收集工作的误区 政工科成立小文书档案室 电子公文不需要归档 《电子公文归档管理暂行办法》第七条（教材P97）要求，“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。” 《电子文件归档与管理规范》7.5.2.2归档（教材P102）中要求，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。” 作业一： 文书档案的收集范围以本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》为准。 根据省档案局要求，企事业单位要编制《文书档案归档范围和保管期限表》，于2012年10月年检年审时，一并报市档案局业务科审批。 二、划分保管期限 作业二： 完成档案业务培训文书立卷操作模块。 星期四的课上公布正确答案。 文书档案保管期限的划分 1、本机关制定的法规政策性文件材料； 6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证文件材料； 7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示，本机关的复函、批复等文件材料； 9、本单位出版物； 12、县处级（含县处级）以上单位表彰文件；警告以上人事处分、警告以上行政处罚；信访案件有领导批示处理的。 13、行业年度目标管理、重要的规章制度或改革方案等材料。 划分保管期限永久的原则 以我为主 以人为本（第11、12条） 以法为重（第1、7、12条） 以产为久（第6条） 二、定期(３０年和１０年)保管的文书档案（教材P32第八条） １、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 3、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 一是看会议牵头组织单位，是科室为主的一般为３０年，如召开首批民生档案责任单位档案工作经验交流会材料。二是看重要的会议次要文件材料，如全市性档案工作会议简报、典型发言等。同样有关活动也看是全局性重大活动的次要文件材料为３０年，科室上门指导的方案为１０年。 ４、本机关一般性事务管理文件； ５、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； ７、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； 如省档案局关于２０１０年重点工程项目档案管理登记工作的通知，１０年。（业务上级机关文件材料保管期限２种，一是永久，二是１０年） 三、整理工作 一、有关定义 （一）归档文件　　 二、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 三、整理方法 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒 归档文件应按件装订。 注意“件”的定义（教材P36）。 （二）分类 （1）问题分类法 适用于：档案不多的市直单位；或属于临时机构，不稳定变动较大；或者单位内部机构较复杂，不适合按组织机构分类；或者行业或上级部门有明确要求。 在今年的年检年审中将按照新分类方法的要求进行检查。 （2）机构分类法 机构分类法，即根据文书处理阶段形成和处理文件的承办科室（部门）对归档文件进行分类。原则上一个科室（部门）设置一个类，科室（部门）名称就是类名。 采用机构分类法时，不能同时采用问题分类法。 适用于档案较多的大单位，或本系统有明确要求的省管单位。 由业务部门起草，以本机构名义发文的，如果文件内容属该业务部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的该业务部门类，否则归入发文机构的办公室类。 由几个处室共同承办处理的文件一般归入主办机构。 （三）排列 盒内文件排列：各年度的各机构（问题）类的文件，按照上级—本级—下级的顺序进行排列。 像会议材料这种成套性的档案集中排列。 （四）编号 （1）对归档文件按照分类方案和排列方法进行编号。 每年度的每个问题（机构）下的件号从“1”开始流水编号。 例1： 2011年“办公室”排列在第一份的上级文件，件号编制为“1”。 2011年“财务科”排列在第一份的上级文件，件号编制为“1”。