《2011年紫文食品质量和食品安全管理体系程序文件汇汇编》(43页)-程序文件.docVIP

文件控制程序 起草人：万红冬 审核人：林志泉 批准人：林志泉 批准日期： 2011 年 08月 28 日 1目的 保证公司质量安全管理体系（以下简称管理体系）文件得到有效控制，确保与管理体系相关场所能及时得到所需的准确文件，并使用其有效版本。 2 适用范围 本程序适用于公司管理体系文件的管理控制，以及与公司管理体系文件相关的外来文件的控制。 3 职责 3.1由管理者代表组织编制，公司负责批准发布。3.2 质量体系程序文件由负责组织编制定稿，管理者代表负责批准发布。3.3 质量体系作业指导类文件由负责组织编制，负责批准发布。3.6 由办公室负责文件会审。 3.7 办公室负责食品质量安全管理体系文件的管理。办公室档案室负责所有文件的存档。4 工作4.1 文件分类按层次分类4.1.1 第一层次文件管理手册4.1.2 第二层次文件程序文件：包括质量管理体系程序文件、管理体系程序文件 4.1.3 第三层次文件作业指导类文件：包括管理、外来文件等4.1.4 第四层次文件记录与表格类文件：包括质量管理体系文件及管理体系文件相关的各项记录 4.2 文件编写与审批 4.2.1 文件编写与审核总要求 4.2.1.1 文件的标题、内容、文字应正确、简练，条理清晰，用词、易于识别和检索。 4.2.1.2 编制各类文件规定格式、统一编号，便于查找。 4.2.1.3 文件不得使用手抄件，以防差错。 4.2.管理手册由管理者代表组织编写审核，批准。 4.2.，管理者代表批准。 4.2.4 作业指导类文件由负责组织编制，负责批准发布4.2.5 记录编制与审批按《记录控制程序》执行。 4.文件发放 4..1 文件受控状态分受控及非受控文件两种 4..2 质量和食品安全管理体系文件由根据工作需要确定发放对象，《文件发放回收登记表》编号发放，领用部门办理登记手续，签字领用。4.3.3 “受控文件，在封面（或首页）加盖受控，注明非受控文件，不盖印章编号发放。 4..4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由收回。 4..5 若文件失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应，并注明原作废。 4.文件保存 4..1 文件持有者外借。持有者必须对妥善保管，避免遗失或损坏。 4..2 文件持有者如遗失或损坏，由持有者提出申请，报文件批准后按4..5执行。 4.文件更改 4..1 当国家法律法规、标准、公司生产品种和公司管理体系发生重大变化时，公司对管理体系文件进行修改。4.5.3 管理手册、程序文件的更改，由提出部门填写《文件》，经批后实施。4.5.4 其他文件更改，包括空白记录的增减、文件的要由相应部门填写《文件》，经原文件批准人负责审批。4.5.5 管理手册、程序文件及作业指导类文件持有者接到《文件》后，应立即按《文件》的内容进行更改。4.5.6 如采用换页修改方式，由文件部门负责拆换下废页，除保留一份盖作废章存档外，其余作废页予以销毁。 4..7 文件划改次予以换除保留一份盖作废章存档外，其余作废予以销毁。4.5.9 版本：A/0，A代表版本号，如换版则顺延为B、C、…；0代表修改次数，如进行修改则顺延为1、2、…。 4.6 文件版 4..1 文件换版由原编制部门提出，原审批人批准后按4.3、4.执行4.6.2 换版后文件原编号4.6.3 换版文件生效后，原文件同时废止，按4.执行4.7 外来文件控制4.7.1 质部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本、识别其适用性及版本的有效性，根据工作需要确定分发范围并控制其分发适时宣贯，并编写或更新《外来文件清单》。4.7.2 其它外来文件 4.8 文件4.8.1 文件初始正式批准后，使用部门必须先用1天时间对员工进行培训，文件方可启用执行。4.8.2 修改文件正式批准后，使用部门必须先用天时间对员工进行培训，文件方可启用执行。 4..3 除文件起草人、审核人、批准人外，文件使用人员有权查阅文件。 4.8.4 文件持有人应确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、拆页。 4.文件编号4.9.1基本格式及内容： 部门简写： ZW——紫文公司 BG——办公室 SC——生产部 XS——销售部 ZH——综合部 ZJ——质检部 CC——仓储部 文件类型： QFMS——食品质量安全管理体系 HACCP——危害分析和关键控制点 SSOP——卫生标准操作程序 GC——操作规程 ZD——管理制度 JL——记录 4.9.2各类文件编号 4.9.3.1质量和食品安全管理手册：公司名称-体系-年号 ZW-QFMS-2011，表示紫文公司-食品质量安全管理手册-2011年； ZW-HACCP-2011，表示紫文公司-HA