医院基建档案管理的难点及对策.docVIP

精品论文 参考文献 医院基建档案管理的难点及对策 何艳（荆州市第三人民医院 湖北荆州 434000） 　　【摘要】目的 医院基建档案是医院发展过程中最重要的历史见证。档案内容及归档质量的好坏直接影响后期的再利用，医院应重视基建档案的收集和管理，并利用现代化的手段和措施对基建档案进行科学管理，充分发挥基建档案在新时期医院现代化建设中的特殊作用。 　　【关键词】 医院 基建档案 管理 　　【中图分类号】R197.32 【文献标识码】B 【文章编号】1672-5085（2013）37-0253-02 　　医院的档案类别较多，一般常见的分类有文书档案、病历档案、科技档案、人事档案、声像档案、实物档案。医院往往比较重视对人事档案、文书档案、病历档案、会计档案的归档和管理，而常常忽略了科技档案中基建档案的管理。事实上基建档案与其他档案一样，对医院的建设和发展起着至关重要的作用。本文就目前医院基建档案管理存在的难点和加强医院基建档案管理的对策谈一点粗浅的见解。 　　1、医院基建档案的特点 　　1.1医院基建档案的重要性。基建档案是以一个基建项目为档案单位，是用文字、数据、图纸真实地记录了医院发展过程中每个建筑物的建设过程，它的资料保存展现了医院每一时期医院的发展历程。是医院在发展过程中最好的历史见证。 　　1.2医院基建档案资料来源的广泛性。每一个基建项目从最初的原始启动，到工程完工交付使用，以及后期进行改建、维修等，涉及的资料太多，包括建设项目的提议、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、质检部门质量评定及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件等，其来源具有广泛性。 　　1.3医院基建档案资料时间的跨度性。 大型基建项目由于工程周期较长，一般要一年或几年的建设时间，基建项目资料在不同时期反映着不同的工作任务和记录，致使基建档案材料的形成时间跨度较大。 　　1.4医院基建档案内容的复杂性。一般一个大型基建项目涉及的内容较多，包括建筑、给排水、照明、空调、电梯、采暖、消防、网络、监控等多种专业内容，而医院基建项目中还有特需的专业内容如中心氧气管道工程、床旁呼叫工程、净化工程等，这都是其他基建项目所没有的。因此这些专业所形成的资料共同组合成基建档案的档案资料，档案内容相比其他档案具有相当的复杂性。 　　2、目前医院在基建档案管理中存在的难点 　　2.1基建档案管理制度不全，造成归档工作混乱。近年来，按上级档案管理的要求，对医院档案管理进行达标升级，虽然适时地制定了档案管理制度，但对存档量较少的基建档案未形成一套完善的制度。档案管理员只是负责各部门主动上交的部分档案资料进行归档，至于资料是否齐全，是否完整未做任何审核，岗位职责不到位，管理机制不健全等问题，致使基建档案的归集管理在起步阶段就处于混乱状态。 　　2.2基建档案归档涉及部门较多，造成归档质量欠佳。一个大型基建项目的在建过程，涉及的部门较多。包括工程初期的土地、规划、环保、电力、消防、人防、供水、绿化等部门。建设过程中的设计、施工、监理、政府监督、档案管理等部门。而医院项目建设过程中，还涉及办公室、审计、纪委、基建、财务、后勤、资产等管理部门。由于档案管理人员缺乏基建项目的专业知识，对所归档的文件材料是否齐全、数据是否准确无法判断，加之在工作中与业务科室沟通较少，造成基建档案归档质量欠佳。 　　2.3基建档案归档范围不清，造成资料收集不齐全。基建项目在全过程中形成的资料很多，包括一些规范性文件、报告、合同、图纸等。由于未建立档案归档目录，在档案收集过程中范围不清，加之部分管理科室为了工作的方便，对该归档的档案资料不上交档案室进行归档，而档案管理人员未进行档案资料归档的督促，造成档案资料收集不齐全。 　　3、加强医院基建档案管理工作的对策 　　3.1加强基建档案管理人员的能力建设。长期以来，医院对档案管理不够重视，档案管理人员的专业性不强，造成归档质量不高。为提高档案管理质量，其首要任务是加强档案管理人员的能力培养和建设。一是加强基建专业知识学习和培训。全面了解医院基建项目的全过程，学习和认识基建档案形成的来龙去脉，提高档案人员的业务水平，完善和优化其知识结构，提高他们研究档案发展面临的新情况、新问题的能力。二是增强档案人员的责任心和使命感，充分认识到基建档案管理工作的重要性，树立科学的档案观，认真履行职责。 　　3.2加强基建档案管理的制度建设。制度是工作的规范，根据医院的工作流程和管理职能，制定和更新现行的基建档案管理制度。由于医院基建档案资料的复杂性，涉及的管理部门较多，在制定的过程中，除制度中包含基建档案的归档、整理、移交、保管、利用等制