证照及重要文件管理制度.docVIP

证照及重要文件管理制度 一、为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。 二、下列证照及资料由专人负责统一保管： 1．营业执照、许可证、法人代码证、批准证书、税务登记证、贷款证、外汇管理登记证、土地证、房产证、新药证书、GMP认证证书等证照原件及其申办原始资料。 2．所有资信类文件，如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。 3．重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、章程、董事会任命文件等。 4．经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。 三、公司设机要员1名，全权负责证照及重要文件资料的管理，其职责如下： 1．建立证照资料目录及相应档案，以便及时查找。 2．负责日常管理，保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。 3．负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作。 4．严格按照公司的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。 5．严格交接转移手续。 四、证照资料的借阅、借用、复印管理办法： 1．公司员工因工作需要必须借阅、借用、复印证照资料时，应先出具书面申请，写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经主管副总经理同意并签字确认后，可到机要员处办理相应手续，该主管副总经理如不在海口，可由其授权的其它负责人办理审批业务，但办理时，必须电话请示其同意。 2．机要员仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理。 3．凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1款相同，但最长不得超过1个月。 五、违规责任： 1．凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，由机要员承担补办费用及相关责任。 2．凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。 3．如因机要员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由机要员自行承担。