账务系统初始化及日常处理讲义.doc

账务系统初始化及日常处理 学习目标 了解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程。掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法;掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法;熟悉出纳管理的内容和处理方法;掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。 2.1 账务系统概述 账务系统是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计电算化工作往往都是从账务处理系统开始的。 对于实际业务比较简单、数据量较少的小型企业，只使用账务系统，按照制单、审核、记账、查询、结账的业务流程进行即可。如果企业业务比较复杂，建议使用账务系统提供的各种辅助功能进行管理，如项目、部门、个人往来、客户与供应商往来管理等。 账务处理是指会计凭证和账簿的组织、记账方法、记账程序的相互结合方式。凭证、账簿组织是指会计凭证和账簿的种类、格式以及凭证、账簿与各种账簿之间的关系。记账方法是指在会计账簿中登记经济业务的方法。记账程序是指从填制凭证，登记账簿到编制报表的整个过程的程序。 2.1.1 账务处理系统的业务流程 由于各单位的情况不同，所采用的会计凭证和账簿种类、格式、记账方法、记账程序也有所不同，从而形成了不同的账务处理形式，主要包括:记账凭证核算形式、汇总记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、日记总账核算形式、多栏式日记账核算形式等。不同的账务处理形式有不同的处理流程，其差别主要在于登记总账的方法和依据不同。目前，我国会计实务中采用最多的是科目汇总表核算形式。科目汇总表核算形式的处理过程主要有以下几个步骤: （1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证。会计人员在收集、整理、汇总原始凭证的基础上，根据原始凭证汇总表编制有关的记账凭证。 （2）登记日记账。出纳根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。 （3）登记各种明细账。会计人员依据原始凭证或原始凭证汇总表和记账凭证登记各种明细分类账。 （4）根据记账凭证编制科目汇总表并登记总分类账。会计人员依据记账凭证定期编制科目汇总表，依据科目汇总表登记分类账。 （5）编制会计报表。月末会计人员依据日记账、明细账、总分类账的有关数据编制会计报表。科目汇总表核算形式的会计业务处理流程如图2-1所示。 图2-1 会计业务处理流程图 2.1.2 账务处理系统特点 （1）时序性强。账务处理系统有严格的业务处理顺序。从填制记账凭证、审核记账凭证，登记日记账、明细账，登记总账到编制会计报表要严格按顺序执行。 （2）数据量大。账务处理系统涉及大量的会计科目、会计凭证及一系列会计账表，它相对其他管理系统而言处理的数据量较大。 （3）数据接口多。账务处理系统是整个会计电算化信息系统数据交换的核心，它与会计电算化信息系统其他子系统之间存在数据接口。一方面账务处理系统从其他管理子系统取得大量数据，如固定资产管理系统为账务处理系统提供大量原始凭证及记账凭证;另一方面其他子系统也从账务处理系统取得数据，如工资管理系统从账务处理系统取得账户设置等信息，账务处理系统与其他管理系统的有机结合形成了完整的会计电算化信息系统。 （4）通用性强。账务处理系统比较容易实现通用化。这主要是由于账务处理系统在数据处理过程中，一方面必须遵守一系列法律、法规和准则，如会计法、会计准则、会计制度、会计基础工作规范等;另一方面必须遵循一定的会计原理和规则，如复式记账方法、总账发生额及余额必须等于下属明细账发生额及余额之和等等。正是由于账务处理系统这一特点，目前市场上可以看到大量的通用账务处理核算软件。 2.1.3 账务处理系统的目标 一般来说，账务处理系统的目标应包括以下内容: （1）及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入电算化系统的会计数据及时、准确和全面。 （2）高效、正确地完成记账过程。 （3）随时输出各个会计期间的各种账表，及时提供会计信息。 （4）建立账务处理系统与其他管理系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 此外，为了充分发挥计算机处理的优势，增强账务处理系统的核算和辅助管理功能，账务处理系统往往还增加了往来核算管理、部门核算管理、自动转账管理等功能。 2.1.4 账务处理系统数据流程 账务处理系统的数据流程可描述如下: （1）会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文件。 （2）会计人员对临时凭证文件进行审核。 （3）根据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账