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秘书组织与参加会议技巧例题分析题一、如何组织非正式会议（IFM）? 二、讨论非正式会议常用的两种方法？? 三、如何成为一名有效会议组织者？? 四、如何当好一名与会者(how?to?be?a?real?participant)? 参考答案? 一、? １、非正式会议与正式会议区别：非正式会议没有繁杂的准备工作。? ２、特征：? １）即时召开(promptness)——随时随地? ２）形式随意(casual?style)。? ３、非正式会议在形式上是非正式的，但实质上却是严肃的。为使非正式会议开得更好，有以下建议：? １）要始终心有所思? ２）保持语调轻松? ３）限定与会者人数　 ４）保证会议不要“离轨”? ５）结束会议时应表示感谢? 二、常用非正式会议常用的两种方法? １）集体自由讨论法(brainstorming)。? ａ、不要对任何想法作任何评价，? ｂ、限定时间和目标，? ｃ、鼓励所有与会者参与意见，? ｄ、安排人员作记录。? ２）66制讨论法(discussion?66)。每一个讨论组织由六个组员；每个特定问题的讨论每组限时为六分钟。? ３）两种方法比较。自由讨论法得到的想法多，花费时间长，能在问题的解决上进到最大努力；66制讨论法效率比较高，但在特定问题上的解决方案上无法做到最大化? 三、? （一）会议开始前认真检查　会议开始前，会议组织者应对会议作最后一分钟的检查，以保证所有工作准备就绪，没有出现遗漏或出问题的情况。? （二）开始会议? １、为了避免浪费时间和让与会者感到不厌烦，应按时开会——纵然有一些参加者还没有到。? ２、会议应该以３～５分钟的介绍作为开始，包括：? １）会议的目标和时间长度：? ２）问题的背景；? ３）可能的解决方案和约束条件；? ４）暂时的日程安排；? ５）议事程序? 最后问一下与会者是否同意你的安排。? ３、安排一名与会者作会议记录。会议开始以后，你的话讲得越少越好，有效率的领导人“就像一名谈话节目主持人，它要确保每一位与会者都有机会发言，而同时又不让某一个人大出风头。”记住会议的目的是交换意见，而不是听某个人，尤其是会议主持人在哪里喋喋不休。? ４、按照议程和时间表进行会议是非常重要的。? （三）会议中的控制技巧? １、所有与会者是否都参加了讨论? ２、会议是否按既定方式进行? ３、处理冲突及不同意见? ４、防止健谈者“垄断”会议发言? ５、要有时间意识? （四）收尾好、一切好(all?is?well?that?ends?well)会议的结尾同样需要很好的控制，会议主持人应对会上所讨论的问题及所形成的决议作一总结；此外，会议组织者还应该强调会后所应采取行动的意义。? 四、? （一）事先该做什么（what?should?be?done?beforehand）? １、对议事日程的主题和目标有很好的理解；? ２、与会者应考虑自己所应作的准备工作，有时要做一些调查研究，以保证会上所谈看法的质量；? ３、应该注意说话的逻辑性，尽量将其思想系统化，意识其他与会者易于理解和信服；? 4、应该考虑一下其他与会者可能提出的问题(或疑问)。? （二）当一名认真的听众(try?to?be?a?serious?listener)? １、就会议的本质而言，会议讨论是一种双向的沟通活动——听和说。? ２、当一名认真的听众是指在别人说话时，听话人应该注意听（而不是心不在焉）。这样有利于对说话人的全部观点有一个整体性的评价。? ３、一个真正出色的想法来自于与会者认真并且有效的听的态度。? （三）作一名好的合作者(be?a?good?cooperator)? １、?应主动按照组织者所提要求去做。? ２、若与会者有时有自己的想法，在可能的情况下，可以向主持人提一些建议；在被接受及得到认可之前，你仍应该按要求去做。? ３、与会者应认真记录会议主持人的话，并按其要求去做。? ４、除了贡献自己的想法，可以协助主持人保持整个会议围绕着会议的目标。? （四）选好发言的时机　选好发言的时机，可能希望别人先说，等待最好的时机公布于众。在自己的观点确信无疑时，先发言；如果缺乏信心，可在后面发言。来源:多智教育- 秘书资格考试站秘书跨文化商务沟通例题分析? 一、?如何进行有效跨文化商务沟通? 二、?如何克服文化障碍? 参考答案　 一、? （一）学会尊重彼此间的文化? １、每一个民族有自己的文化。我们不难发现：世界各民族的人不管到哪里，他们都带去了各自的文化，并且按其文化行事。? ２、我们应该明白一点，即：我们应始终做到有文化意识；任何对于某种文化的忽略和无知，都可能会给我们的业务带来麻烦或是损失。? （二）在