水质档案资料电子信息化管理初探.pdfVIP

2016年 11月 水利水 电快报 EWRHI 第37卷第 11期 一一一～～建息信设化一～～～～ 文章编号：1006-0081(2016)11-0071-05 水质档案资料电子信息化管理初探 支静洁 鄢云玲 秦九红 (长江水利委员会 水文局 ，湖北 武汉 430010) 摘要 ：介绍了如何将水质档案资料管理从以手工摘录和编制归档 目录、以传统的纸质方式保存档案， 转化为利用计算机、文档影像数字化加工系统及 PDF软件对纸质档案电子化处理，实行电子信息化管理的 模式。同时，结合水质档案电子化管理的实践，分析 目前在水质档案电子信息化中存在的问题并提 出相应 的对策与建议。 关键词：水质档案；档案资料管理；电子信息化管理；文档影像；数字化加工系统 中图法分类号：G427．4 文献标志码：A 式的二次文献信息供人利用的过程。这个过程包 1 研究背景 括：水质档案资料的收集、整理、归档、案卷信息和卷 内文件 目录的录入、原文挂接 (上传)和查阅、利用 长江水利委员会水文局现设有 90个水质常规 等。目前，对水质档案资料电子化的途径和方法主 监测断面、94个省界监测断面、86个重点水功能区 要有两种 ：①通过文档影像数字化加工系统将纸质 监测断面、15个三峡工程生态与环境监测水量水质 档案的每页资料转化成图像文件 ，将纸质档案资料 同步监测重点站断面，35口地下水监测井和 7个水 数字化；②利用PDF转换软件将 Word文档或excel 生态试点监测断面，每年水质资料整编成果 150多 表格等形式的水质资料 电子文档统一转换成 PDF 卷。2004年建立了档案管理系统，实现了档案管理 格式电子文件，便于用计算机直接查阅、打印，或 的计算机信息化，同时，建立了档案联合检索系统， “以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖 通过建设的广域网，初步实现了水文局机关与勘测 计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传 局以及各勘测局之间档案 目录的异地联网检索，促 送的文件”。建立以网络、计算机、信息技术为手 进了档案信息资源的共享。近期，在单位信息化建 段，以档案资源为对象，以电子影像技术及 电子软件 设项 目的实施计划中又提出了 “升级改造原有档案 为支撑的电子信息管理系统，实现传统的纸张调阅 管理系统，建成智慧档案管理平台，实现一体化智能 与计算机查阅互相结合的转变。 化档案管理和服务”的设想。这一新的设想，给档 案管理工作提出了新的挑战，如何对历年积累和每 2 对水质整编资料数字化处理 年接收的纸质文件进行电子化处理，实现电子信息 化管理，是当前工作必须解决的重要课题 。 数字化加工系统实现数字化