2.稿件即时处理-中国科学院文献情报中心机构知识库.docVIP

——做好《中国生物工程杂志》编辑流程中的 稿件管理 寿景依 任红梅 张宏翔 （中国科学院国家科学图书馆 北京 100190） 摘 要：为了有效提高期刊的整体质量水平，《中国生物工程杂志》在编辑流程中对期刊从收稿到最终出版整个过程进行质量控制和管理。本文以稿件流程控制为切入点，从建立编辑回应制度和稿件即时处理两个方面，论述了保证科技期刊内容质量的应用方法，同时强调加强编辑、作者和专业审稿人相互依存、相互支撑、共同协作同样是提高科技期刊内容质量不容忽视的重要环节。 关键词：回应制度、编辑流程、出版时滞 构建科技期刊质量管理体系，就是要建立一种对期刊编辑流程控制的监督和管理新体系，它是编辑出版工作的灵魂。近年来，《中国生物工程杂志》按照编辑出版流程规范把各项工作标准和规章制度落实到稿件流程中的各个环节乃至每个人（图1），包括审稿人和作者。由流程编辑负责监控检查稿件流程中各个环节的工作进程、质量和完成情况。 图 1《中国生物工程杂志》稿件流程控制 建立回应制度 期刊编辑每天都会收到许多作者来稿、邮件、留言等信息，必须随时与作者保持相互的融合沟通，因此，建立稿件的及时入库、审理和回复制度十分必要。就作者而言，希望编辑能在最短时间内做出答复，这就要求流程编辑重视和掌握稿件处理进程，在尊重作者的前提下，运用专业知识和能力积极响应作者。 1.1 各流程环节回复 1.1.1 稿件初审工作结束后，流程编辑在第一时间或规定时间内，及时通知作者稿件处理的具体结果。初审时间7天，稿件处理2天，若是退稿或退修的初审意见，编辑必须给予作者明确的建议；若是通过初审，流程编辑则邮件告知作者稿件已经进入外审阶段。 1.1.2 初审编辑选择合适的审稿人后，流程编辑在第一时间内核实审稿人动态信息（若发现审稿人近期不能接受审理稿件就及时调整审稿人）邮件发送本刊审稿邀请函，同时短信提醒审稿人查收电子邮箱。建议审稿人2周内按照本刊审稿要求审理稿件；如果审稿人因为一些原因不能及时返回审稿意见，例如，当前时间已经超过计划完成时间，或者实际完成时间仍未看到审稿人的评审意见，流程编辑则再采取邮件、短信提醒或电话方式主动联系审稿人。 1.1.3 作者登录本刊在线投稿系统后，可以查看到自己稿件状态，包括阶段的名称、提交时间、计划完成时间和实际完成时间，起到了作者对编辑部的监督效应。例如，在稿件初审、外审或终审阶段，若作者未看到实际完成时间或当前时间已经超过计划完成时间，则表明稿件没有及时完成审理，此时作者可发送电子邮件、系统留言或打电话提醒编辑尽快处理稿件。编辑则根据作者要求，对稿件进行相关处理（提醒相关处理人员或更换审稿人）和跟踪并在第一时间内明确回复。 1.2 各宣传渠道告知 在服务实践中，根据最受作者关注事项，编辑部推出相应的服务措施，旨在为保证作者投稿符合本刊要求、增大投稿成功提供帮助。告知作者投稿具体事项，包括编辑工作流程、稿件编排规范。例如：投稿约定、作者常见问题解答、审稿流程、投稿被拒的常见原因、出版相关关事项、修改稿件注意事项、如何更改修改信息、优先数字出版要求等等。 稿件即时处理 编辑部收到作者来稿，从初审、外审、终审、作者修改、编辑加工，直至发排、校对、印刷等每一步均需要有一定的时间。编辑流程的进展快慢直接影响到期刊出版时滞。 2.1 及时初审 首先，编辑对来稿进行文献查新、相似度、查重、学术不端检测。然后，根据稿件的创新性、学术价值或应用价值判断稿件是否送审同行专家。对于研究结果及结论无较大价值，或与本刊报道范围有一定距离的稿件则直接退稿；对于书写格式不规范但稿件内容较新的稿件及时通知作者修改后再做处理；对于初选通过的稿件，遴选合适的同行专家审理稿件。 编辑部初步筛选和遴选审稿专家是稿件处理流程中最重要的环节。为了保障稿件质量并减少积压的待发稿件，要求编辑初审时严格把关，根据发稿量来决定退稿率，控制外审稿件的数量。根据图2统计，近3年一周内完成稿件初审或未通过初审的稿件均在当天完成退稿，稿件即时处理大大缩短了稿件处理周期。 图 2《中国生物工程杂志》稿件初审时间控制 *2011年统计日期：截止至2011年5月31日 2.2 高效外审 同行专家审稿是决定稿件能否被录用的主要依据，是保证期刊质量的中心环节，也是稿件处理流程中最难把握、控制和最希望加快速度的环节，而专家的审稿质量和审稿速度在很大程度上决定着期刊的质量及稿件处理周期的长短，故流程质量控制关键就是送审的准确率和外审时间。 2.2.1 选准审者 想要送审稿件能够按照返回，必须做到有的放矢地送审稿件。首先，选择学术水平高、专业对口、能保持高标准、对审稿工作认真负责、对刊物有感情热情，并能按规定时间返回审稿意见的专家审稿。其次，明确审稿专家的电子邮箱、联系方式（近年来要求审稿人