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文件信息管理程序 JR-QP-01 编制 审 核 批准 目的： 1）、规范质量体系文件的编制、审批、发放控制、使用过程等各方面的管理，确保文件的权威性、正确性、唯一性；减少工作中由于文件使用不当而造成的工作失误。 2）、建立记录管理规范，以便利用于存查调阅，必要时为溯源性提供依据。 适用范围： 适用于公司内部所有与质量体系部门有关文件的管理工作。 定义： 包含以书面、实物、电子媒体为载体的各种管理系统中各项需要控制的记录。 权责： 4.1 总经办：负责质量管理体系的存档、发放管理。 4.2 各相关部门：根据相关的职责和权限进行文件制定、审批、使用、维护。 工作重点说明： 5.1 文件的分类和管理：本公司的质量体系文件分为： 5.1.1 一阶文件：质量手册（包含了公司质量方针、目标），由总经办备案保存。 5.1.2 二阶文件：程序文件，由总经办备案保存。 5.1.3 公司第三级质量管理体系文件：作业指导书/操作规范/管理规定/工艺技术文件 A 管理类三级文件：针对各具体工作的管理制度、办法； B 技术类文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计开发输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。 5.1.4四阶文件：文件信息 以文字、图纸形式构成的文件； 以实物、照片、胶卷、电子数据、音频和视频文件等形式构成的文件和资料。 5.2 体系文件的编号 5.2.1 体系文件编号按下列规则要求执行： A 管理手册： 公司名称代号 — 文件性质 — 版次， QM：质量管理手册 例如：JR—QM—A00，表示公司质量手册； B 程序文件： 公司名称代号 — 文件性质 —流水号，部门代号以三位数字区分，按照《质量手册》中的管理职责条款规定执行。 QP：质量管理体系专用的程序文件 例如： JR—QP—01，表示公司颁发的第一份程序文件。 C 三阶文件（作业指导书）： NJ（公司名称代号）—WI（文件性质）—流水号， 例如： JR—WI—01，表示公司颁发的第一份作业指导书。 D 表单格式： JR—QR（文件性质）—流水号 例如：JR—QR—001，表示由某个部门编制的第一个表单格式。 E 技术工艺文件的编号按产品编号相关要求执行。 5.3 文件的编写/修订、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。 5.3.1 各类文件在发布前要得到审核、批准，具体权限按下表执行。 文件类别 编制 审核 批准 管理单位 管理手册 总经办 管理者代表 总经理 总经办 程序文件 责任部门 部门经理 总经理/管理者代表 总经办 三阶文件 责任部门 部门经理 总经理/管理者代表 总经办 表单格式 责任部门 部门经理 部门经理 总经办 5.3.2 新制定/修改的文件，由文件编写单位填写《文件编制/更改申请单》，连同文件按原稿按照上述的权限和路径提交审批。 5.3.3 文件版次的更替，A00表示第一版首次发放，A01表示第一版第一次修改，当修改到第9次或者修改内容较多时，即由A0X变为B00版，依次类推。当文件修订或更改内容较多时，也可直接改版，如A00版变为B00版。 5.3.4 完成审批的文件原稿统一交到总经办，总经办要把文件登记在《文件总览表》中，随时更新版次。 5.3.5 总经办在进行文件的发放、回收时要填写《文件发放/回收登记表并记录所发放的部门以及文件份数，以确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有效版本并有助于回收旧版本文件。 5.3.6 所有被更改的旧文件必须由总经办收回，以确保有效文件的唯一性。 5.3.7管理体系的文件分为：“受控”和“非受控”两大类。凡与管理体系运行紧密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到控制，由各单位按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章。 5.3.8 各文件使用单位对本部门所拥有的文件，要自行保管，并参考《文件总览表》格式自行建立合适的目录。 5.3.9 文件的作废与销毁 A 所有失效或作废的受控文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，确保防止作废文件的非预期使用。 B 如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封面上加盖“作废”印章，并标注“仅供参考”。 C 对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后，由总经办集中销毁。 5.4 外来文件的控制 5.4.1各职能部门在各自的权限范围内负责收集与产品质量有关的国家、行业、地方、国际标准及法律、法规等的最新版本。 5.4.2 收到外来文件的部门，需提供给