履明法之诺——企业印章法律风险及防范.docxVIP

随着企业经营规模的不断扩大，工作地点不断变化，企业印章管理中的法律风险尤为突出。本文试结合企业印章管理实际，分析印章管理中存在的主要问题，提出印章管理法律风险防范对策。一、企业印章其主要风险印章是企业生产经营的重要凭证，在法律上意味着企业的承诺、认可和证明。一般来说，企业印章分为以下几类：一是公司和下属分公司的行政印章、合同专用章以及财务专用章，二是公司机关部门印章，三是公司党务、工会、团委及协会印章，四是项目部印章，五是公司法定代表人、负责人的个人名章。上述不同类别的印章在企业的内部效力虽然不同，对外效力却有一定的相似之处，用印后企业都要承担相应的法律后果，都会给企业利益带来不同程度的影响。因此，企业一定要防范印章管理中可能出现的风险。1.未经批准擅自刻制的风险。刻制印章应当经过本单位领导批准，未经批准不能擅自刻制印章。2.未在公安机关指定单位刻制印章的风险。在公安机关指定单位刻制印章，可以直接在公安机关备案，以后需要鉴定印章真伪时就有案可查。3.未经批准擅自使用的风险。使用印章必须经过有关部门批准，未经批准不能使用，更不能在空白介绍信或纸张上用印。4.擅自携带印章外出的风险。印章不能离开保管人，不能擅自携带外出，特殊情况下经过批准携带外出应指定监印人。5.未建立印章使用台账、无原始证据查询的风险。6.印章被盗或丢失的风险。在被盗期间若有人使用，在没有充分证据的情况下，企业要承担相应责任。7.印章特别是项目部印章被仿冒的风险。二、当前企业印章管理中存在的主要问题虽然印章管理中存在着各种风险，许多企业却熟视无睹，不采取措施加以防范，而是在印章管理中出现了较大问题给企业带来诉讼风险时才去亡羊补牢。目前，企业印章管理中主要存在着以下问题：1.印章刻制的业务流程不清晰，没有审批程序，只要业务需要，领导或部门就可随便刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间。2.印章刻制不在公安部门指定的单位进行，不在公安机关备案，随便找一家单位刻制公章，刻完就用，为以后发生印章使用风险埋下了隐患。3.个别企业没有印章管理方面的规章制度，使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查，更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章，在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。4.个别企业没有统一的印章使用台账，采用一页纸请示的方式，请示完成后，领导审批用印的签批单由经理办公室保存，时间长了很容易丢失，无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账，但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人，以后涉及此类文件的问题同样无法追溯，形成法律风险。5.个别企业印章保管制度不健全，未设专人保管，印章丢失或被盗后不及时报告，不及时报案，也不主动在报纸上发布公告声明作废，从而留下了潜在的用印风险。6.个别企业为追求收益，允许不具备资质的企业挂靠施工，个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章，一旦挂靠单位出现问题，企业就要承担相应责任。7.个别企业不重视管理项目部印章，意识不到项目部印章对企业的重要性，项目部印章管理不规范，没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序，没有设立项目部印章使用台账，形成了项目部印章管理的空白，给企业带来较大的法律风险。8.个别企业印章被仿冒后，未采取正确的应对措施，放任风险发生，给企业带来了不可挽回的损失。9.个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后，没有及时收回和销毁这些单位的印章，造成印章的流失，形成了潜在的法律风险。三、企业应对印章管理法律风险的措施要解决企业印章管理中存在的问题，防范可能带来的法律风险，企业应当采取以下措施：1.企业要建立岗位法律风险防控体系，印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责;同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。2.企业要制定印章管理规定，指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。3.企业新注册设立的单位在领取营业执照后，应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。企业临时刻制印章，包括项目部印章，必须由印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，报公司主要领导审批。经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件，未经启用的印章不能使用。4.企业应当建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序，经过有权部门和企业领导批准。经企业领导批准后，印章使用单位应填写统一的用印登记表，企业文书人员对用印文件要认真审查