私隐政策 - 香港善导会.pdfVIP

SQS14-App2 香港善導會 私隱政策及個人資料收集聲明 本「聲明」適用於香港善導會 （下稱本會）的所有部門及服務單位 ，文中「我們」 （視乎情況而定）指本會或其有關的部門及服務單位。 1. 私隱政策聲明 1.1 我們的承諾 本會尊重個人私隱，而每位員工均以保障個人資料私隱為己任。本會作為資料使用 者，會全力執行及遵守保障資料原則，以及《個人資料（私隱）條例》（下稱條例） 的各項有關規定。 我們會確保所收集、使用、保留、披露、轉移、保安及存取的所有個人資料，必須 遵照條例規定的責任及要求處理。 1.2 個人資料類別 概括而言，本會持有的個人資料有以下六大類：  人事資料 ：本會持有現職及前僱員的人事資料及記錄。此外，本會亦持有應徵 本會職位的申請人資料，但會在招聘程序完成後銷毀落選者的個人資料。  服務記錄：包括現時及曾接受服務使用者因向本會申請服務而提供的個人資料 及所有接受或轉介服務的相關記錄。  捐助者記錄：包括向本會作出金錢及/或物資捐助的人士之個人資料、聯絡方 法、銀行或信用咭資料等。  義工/導師/支持者記錄：包括所有參與協助本會活動、義務工作、培訓活動、 籌募工作的義工/導師/支持者的個人資料。  工程顧問/承辦商/供應商記錄：包括向本會提供服務及銷售商品的工程顧問/ 承辦商/供應商 （包括其為本會服務的員工）。  其他記錄：包括行政及運作方面的檔案、處理查詢、投訴及相關調查所收集的 資料、參與社工及其他課程的實習、參與本會舉辦的推廣及培訓活動而提供的 個人資料等。 1.3 保存個人資料的主要目的 一般而言，本會保存個人資料的主要目的如下：  人事記錄：保存現職和前任僱員個人資料的目的，是要作人力資源管理用途和 因本會服務或運作需要，例如：聘任 、薪酬、福利、考勤 、紀律行動 、訓練及 職業發展，以及提供工作證明等有關的事宜。而保存職位申請人的資料是用以 評核申請人是否適合受聘或委任某個職位。 修訂日期：20.03.2015 (取代11.07.2014 版本) 1 SQS14-App2  服務記錄：保存服務使用者個人資料，以處理他們向本會提出的服務申請，以 便為他們提供或轉介所需要的合適或必要的服務；該等資料亦可能用於本會日 常運作、員工督導與培訓、監察及檢討各項服務進展和發展、通訊及有關研究 和調查。  捐助者記錄：保存捐助者個人資料，以處理捐款及/或物資的相關行政工作， 包括開立收據、致謝信、募集捐款/物資 、捐款/物資紀錄 ，以及推廣本會的服 務、通訊 、活動推廣及活動邀請等用途。  義工/導師/支持者記錄：保存義工/導師/支持者的個人資料，用作本會及其服務 單位舉辦的活動、培訓及義務工作推廣和邀請、通訊、培訓、籌募、出席及服 務時數記錄 。  工程顧問/承辦商/供應商記錄：保存工程顧問/承辦商/供應商（包括其為本會服 務的員工）的個人資料，用作本會甄選、聘請、管理、監督及評估他們向本會 提供服務及銷售商品 。  其他記錄：保存這些記錄的目的各有不同，須視乎記錄的性質而定，例如回應 有關查詢、投訴、安排社工實習及稍後的檢討、活動保險、培訓登記及出席記 錄 、統計及研究等。 1.4 實務 本會副總幹事負責監察及監管本會職員依從條例的規定，並統籌各服務單位及部門 制訂保障個人資料的內部措施及指引 。 為確保各職員依從條例所載規定，本會備有：  「保障資料記錄簿」；  「查閱資料要求表格 （OPS003 ）」─ 資料當事人可利用這表格提出要求查閱 和索取本會所持有關於他/她的個人資料 ；  「改正資料要求表格」─ 資料當事人可利用這表格提出要求改正本會所持有 關於他/她的個人資料。 如欲向本會查閱及改正個人資料 ，或通知停止/重新接收本會的推廣資訊 ，可向本 會總辦