浅谈电子文档对地质资料管理的挑战研究.pdf

296 第四届全国地质档案资料学术研讨会文集 浅谈电子文档对地质资料管理的挑战 马卓敏崔政军 路焕王桂雪 (山东地质资料馆) 摘要：电子文档的出现给地质资料档案管理带来了一次新的挑战。本文从电子文 档的特征入手，从地质资料管理模式的转变和队伍自身建设、地质资料安全性和可 用性等方面着重论述了如何应对这次挑战。 关键词：电子文档地质资料管理 计算机和互联网技术越来越多地应用到地质资料的管理、使用和开发上，以电子文档形 式存在的地质资料的数量在不断增加，Eg-Y-3C档的出现给档案管理工作带来了一次新的挑 战。如何正确认识和处理好这个新的挑战，是我们档案管理者目前重点考虑的问题。 1电子文档的特征 1．1信息的数字化 电子文档是依据一定的制作方法，以能够被计算机识别、处理并按照一定的格式存储在 磁带、磁盘或光盘等介质上并且能够远程传输的数字代码序列。电子文档的产生、使用和处 理都是以计算机为平台进行的，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上或打印纸上 看到的文字和图形只不过是电子文档的某种输出形式而已。电子文档信息的数字化存在是 电子文档最本质的特征，其他特征都是由这一特征派生出来的。 1．2设备的依赖性 电子文档对设备的依赖性体现在以下几个方面：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四 是加密。与纸质文件不同，电子文档记录在光盘等载体上，其数据代码往往进行压缩、加密 等处理。人们不能直接阅读其内容，必须由计算机设备将载体上的编码序列读取出来，转换 成人能识别的形式，显示在屏幕上或硬拷贝输出到纸张上。人们只能在特定的计算机设备 下才能识别这些电子文档，可见电子文档对设备的依赖性较强。 1．3存储的高密度性 电子文档的存储往往以磁带、磁盘或光盘为介质，由于其存储能力比普通的缩微制品高 l～2个数量级，通常在一张5．25英寸750MB的光盘上，就可以存储A4幅面档案原件 16 000页。电子文档的高密度存储能力大大提高了地质资料的集中保管能力，降低了制作 成本，节约了大量资金。 1．4信息与载体的相分离性 纸质文件的内容信息与载体是不可分离的整体。电子文档则不然，其内容信息存放的 位置不但不是固定的，而且是可以变化的，甚至可以从一种载体转换到另一种载体，其内容 浅谈电子文档对地质资料管理的挑战 信息却不发生任何变化，电子文档信息还可以通过网络传递给远方的一个或多个接收者，这 就造成了电子文档的信息与载体之间的分离。 1．5资源共享性及不安全性 电子文档不受物理传递、时间和空间的限制，实际工作中如果不采取措施进行加密，地 质资料就可以在网络上的任何终端设备上读取。另外，由于电子文档对计算机软、硬件的依 赖、存储载体不安全、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等原因，使地质资料的安全管 理和使用变得越来越重要。 1．6信息的易更改性 电子文档在制作或使用时的突出优点就是增、删、改十分方便，并且更改后不留任何痕 迹。由于电子文档信息与载体的可分离性，造成了在传递或更换到其他载体时，既可以原样 复制，也存在着在传输或转存过程中被改动的可能性。处理后得到的电子文档是否与其原 件一样，存在着认定上的困难，造成了电子文档真实性和原始凭证性较差。 2 电子文档对地质档案管理的挑战 2．1实现地质档案管理模式转变 随着信息时代的不断发展，数字档案是档案管理发展的必然趋势。电子文档的产生与 管理，从根本上打破传统地质资料的管理模式。电子文档的新型生命周期——设计、制作、 维护和鉴定销毁四个密切相关的运动阶段，使得档案管理部门和管理者必须发挥主观能动 性，以达到前端控制的目的。这样就把地质资料管理部门与电子文档制作单位更紧密地联 系起来，从而达到电子文档制作、管理和使用上的规范化、科学化。作为新时代地质资料管 理人员，要充分认识使用电子档案的重要性，从思想上转变传统的管理模式，建立以电子档 案为基础的新型工作模式，真正实现由纸介质地质资料向地质资料电子档案的转变，使得地 质资料更好地为社会经济发展服务。 2．2要保证地质档案的可用性和安全性 所谓电子档案的可用性，是指存储在载体上的信息，能够完整地通过电子计算机的软、 硬件平台，以人们可以理解的形式加以展示。一般影响电子档案可读性的因素有三：一是机 读系统，二是介质，三是病毒。 电子文档存储介质基本上都是磁性载体