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296 第四届全国地质档案资料学术研讨会文集
浅谈电子文档对地质资料管理的挑战
马卓敏崔政军 路焕王桂雪
(山东地质资料馆)
摘要:电子文档的出现给地质资料档案管理带来了一次新的挑战。本文从电子文
档的特征入手,从地质资料管理模式的转变和队伍自身建设、地质资料安全性和可
用性等方面着重论述了如何应对这次挑战。
关键词:电子文档地质资料管理
计算机和互联网技术越来越多地应用到地质资料的管理、使用和开发上,以电子文档形
式存在的地质资料的数量在不断增加,Eg-Y-3C档的出现给档案管理工作带来了一次新的挑
战。如何正确认识和处理好这个新的挑战,是我们档案管理者目前重点考虑的问题。
1电子文档的特征
1.1信息的数字化
电子文档是依据一定的制作方法,以能够被计算机识别、处理并按照一定的格式存储在
磁带、磁盘或光盘等介质上并且能够远程传输的数字代码序列。电子文档的产生、使用和处
理都是以计算机为平台进行的,其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上或打印纸上
看到的文字和图形只不过是电子文档的某种输出形式而已。电子文档信息的数字化存在是
电子文档最本质的特征,其他特征都是由这一特征派生出来的。
1.2设备的依赖性
电子文档对设备的依赖性体现在以下几个方面:一是数字编码,二是硬件,三是软件,四
是加密。与纸质文件不同,电子文档记录在光盘等载体上,其数据代码往往进行压缩、加密
等处理。人们不能直接阅读其内容,必须由计算机设备将载体上的编码序列读取出来,转换
成人能识别的形式,显示在屏幕上或硬拷贝输出到纸张上。人们只能在特定的计算机设备
下才能识别这些电子文档,可见电子文档对设备的依赖性较强。
1.3存储的高密度性
电子文档的存储往往以磁带、磁盘或光盘为介质,由于其存储能力比普通的缩微制品高
l~2个数量级,通常在一张5.25英寸750MB的光盘上,就可以存储A4幅面档案原件
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000页。电子文档的高密度存储能力大大提高了地质资料的集中保管能力,降低了制作
成本,节约了大量资金。
1.4信息与载体的相分离性
纸质文件的内容信息与载体是不可分离的整体。电子文档则不然,其内容信息存放的
位置不但不是固定的,而且是可以变化的,甚至可以从一种载体转换到另一种载体,其内容
浅谈电子文档对地质资料管理的挑战
信息却不发生任何变化,电子文档信息还可以通过网络传递给远方的一个或多个接收者,这
就造成了电子文档的信息与载体之间的分离。
1.5资源共享性及不安全性
电子文档不受物理传递、时间和空间的限制,实际工作中如果不采取措施进行加密,地
质资料就可以在网络上的任何终端设备上读取。另外,由于电子文档对计算机软、硬件的依
赖、存储载体不安全、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等原因,使地质资料的安全管
理和使用变得越来越重要。
1.6信息的易更改性
电子文档在制作或使用时的突出优点就是增、删、改十分方便,并且更改后不留任何痕
迹。由于电子文档信息与载体的可分离性,造成了在传递或更换到其他载体时,既可以原样
复制,也存在着在传输或转存过程中被改动的可能性。处理后得到的电子文档是否与其原
件一样,存在着认定上的困难,造成了电子文档真实性和原始凭证性较差。
2 电子文档对地质档案管理的挑战
2.1实现地质档案管理模式转变
随着信息时代的不断发展,数字档案是档案管理发展的必然趋势。电子文档的产生与
管理,从根本上打破传统地质资料的管理模式。电子文档的新型生命周期——设计、制作、
维护和鉴定销毁四个密切相关的运动阶段,使得档案管理部门和管理者必须发挥主观能动
性,以达到前端控制的目的。这样就把地质资料管理部门与电子文档制作单位更紧密地联
系起来,从而达到电子文档制作、管理和使用上的规范化、科学化。作为新时代地质资料管
理人员,要充分认识使用电子档案的重要性,从思想上转变传统的管理模式,建立以电子档
案为基础的新型工作模式,真正实现由纸介质地质资料向地质资料电子档案的转变,使得地
质资料更好地为社会经济发展服务。
2.2要保证地质档案的可用性和安全性
所谓电子档案的可用性,是指存储在载体上的信息,能够完整地通过电子计算机的软、
硬件平台,以人们可以理解的形式加以展示。一般影响电子档案可读性的因素有三:一是机
读系统,二是介质,三是病毒。
电子文档存储介质基本上都是磁性载体
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