浅谈电子文件的科学管理研究.pdf

信息化篇 ·597· 系统的建设同样不能解决一切温题，不过，通过信息化建设过程可以 大大提高档案人员的队伍素质，改善服务手段，激活档案工作的热 情，最终会促进整个档案管理工作提升层次和水平。 浅谈电子文件的科学管理 泰安市中医医院袁敏 近些年，随着科学技术的不断发展，办公自动化也日趋完善，各 政府部门及企事业单位许多日常工作都依靠计算机和网络来进行处 理，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，于是便产生了大 量的电子文件。 一、电子文件的定义及特点 所谓电子文件是指各单位在日常工作中形成的，以计算机盘片、 磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文 书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件 具有以下几个特点： 1、电子文件不是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才 能阅读利用； 2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传 递； 3、电子文件的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响； 4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存 场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很 高。 二、电子文件档案化管理 电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验的基础上，结合 其自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的吸取文件 中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管 理，对本部门、本单位形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管 理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的建立单 ·598· 齐鲁档案论坛 位性、部门性电子文件中心或电子文件档案室，本着服务单位，服务 部门的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管 理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境 和空间，为单位提供真实、准确、快捷的档案信息服务。 三、如何保存电子文件 由于电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至 关重要。经实践检验，电子文件简便而安全的方式是采用网络移交 归档，并利用光盘存贮。 l、借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着 各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传 输上网。这些文件经过各部门挑选，反映活动的概况，上网前，又按 着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上 保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。档案部门经与计算 机网络管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能 是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：．DBF、．DOC、。 TXT、．EXE等文件。 2、选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责 归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工 作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分 散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位的界限，更趋向基于某一 方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门 负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的 牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人 才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件 归档，无疑是最佳归档途径之一。 无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式 编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以 保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门 接收的电子文件一律应存人光盘，最好不用磁盘存贮。 四、电子档案的整理 一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按 信息化篇 ·599· 不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机 构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝， 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同 一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案 部门在接收归档文件时集中完