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信息化篇 ·597·
系统的建设同样不能解决一切温题,不过,通过信息化建设过程可以
大大提高档案人员的队伍素质,改善服务手段,激活档案工作的热
情,最终会促进整个档案管理工作提升层次和水平。
浅谈电子文件的科学管理
泰安市中医医院袁敏
近些年,随着科学技术的不断发展,办公自动化也日趋完善,各
政府部门及企事业单位许多日常工作都依靠计算机和网络来进行处
理,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔,于是便产生了大
量的电子文件。
一、电子文件的定义及特点
所谓电子文件是指各单位在日常工作中形成的,以计算机盘片、
磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文
书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件
具有以下几个特点:
1、电子文件不是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才
能阅读利用;
2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传
递;
3、电子文件的利用是可共享的,不再受时间和距离的影响;
4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存
场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很
高。
二、电子文件档案化管理
电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验的基础上,结合
其自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性的吸取文件
中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行文件级的管
理,对本部门、本单位形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管
理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应的建立单
·598· 齐鲁档案论坛
位性、部门性电子文件中心或电子文件档案室,本着服务单位,服务
部门的原则,发挥档案部门的管理和技术优势,相对集中地保存和管
理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境
和空间,为单位提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
三、如何保存电子文件
由于电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至
关重要。经实践检验,电子文件简便而安全的方式是采用网络移交
归档,并利用光盘存贮。
l、借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着
各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传
输上网。这些文件经过各部门挑选,反映活动的概况,上网前,又按
着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上
保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。档案部门经与计算
机网络管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能
是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、。
TXT、.EXE等文件。
2、选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责
归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工
作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分
散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位的界限,更趋向基于某一
方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门
负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的
牵头部门,成为电子文件信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人
才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件
归档,无疑是最佳归档途径之一。
无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式
编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以
保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门
接收的电子文件一律应存人光盘,最好不用磁盘存贮。
四、电子档案的整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按
信息化篇 ·599·
不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机
构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,
以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同
一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案
部门在接收归档文件时集中完
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