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浅析数字化档案管理存在的问题与对策 太仓市国土资源局王国娅顾健 摘要： 随着档案数字化建设步伐不断加快，档案工作也出现了许多问题和不足：一是硬 件建设低下；二是软件重复开发；三是人员素质不高。这些问题一直困扰着档案工作的发 展。本文从三个不同角度提出解决这类问题的思路：一是加大宣传，提高认识，进一步夯实 档案工作思想基础；二是加大投入。狠抓落实，努力打造数字化档案工作的根基；三是强化 人员素质建设，全面开创数字化档案工作新局面。并进一步阐述了档案工作要有一腔饱满 的热忱和一颗积极投身于档案数字化建设的红心，进一步解放思想，转变观念，努力培养和 造就一批档案信息化建设的新型管理人才，为档案信息化建设奠定良好的发展基础。 关键词： 档案管理数字化建设 随着我国计算机数量不断增加，计算机在各个领域的应用越来越广泛，呈现出百花齐 艳的可喜局面。作为记录人类历史活动的档案工作来说，也面临着新技术运用的考验。 当前，我国档案工作正处于关键时间，如何按照党的十六大和十六届三中全会精神的要 求，不断推进档案数字化进程，全面开创档案工作新局面，是我们必须深入思考和认真解 决的重大课题。下面，结合本单位实际，就当前数字化国土资源档案工作中存在的问题与 对策略陈管见。 一、数字化档案工作中存在的主要问题 数字化档案是新形势下运用新技术的成果，也是我国档案工作者与时俱进，开拓创新 的结晶。因其是新生事物，所以在发展过程中总是存在这样或那样的问题和不足。主要 表现在： l、硬件建设低下 数字化档案的开展关键在于依靠先进的硬件设备，没有完善可靠的硬件基础设施是 不可能将数字化档案做好。当前，由于受各种条件限制，大部分单位的硬件还仅仅停留在 低水平的硬件建设上，更有甚者，有的单位还使用PI系列的老微机产品，没有及时更换微 机，还有的单位，因单位经费紧张，对于数字化实现的主要部件之一的扫描仪也没有资金 购买，有的单位购买了，但数量达不到现代化管理要求。也有的单位档案网络建设滞后， 一611— 江苏省土地学会土地学术年会(-00五年度)论文集 机房建设、网络设备、安全设施上存在许多问题，档案网络信息化、数字化建设中所需硬件 资金没有来源，致使档案工作没有与时代同步，与数字化同行，在一定程度上影响了档案 数字化前进的步伐，也阻碍了档案现代化、信息化建设的进程 2、软件重复开发 针对当前档案工作实际，数字化档案的实施主要依靠先进的档案管理软件，没有一个 科学的档案管理系统，就不可能实现档案工作现代化建设。工作中，许多单位为力求本单 位档案工作率先实现数字化管理，纷纷与各大软件开发公司订制档案管理系统，以致档案 管理系统层出不穷，质量良莠不分。开发出的产品著录条目不一，接口不够灵活，保存的 数据类型不一致，各种类型的数据库不能相互转换，致使信息不能共享，资源浪费严重，标 准化程度不高，人财物得不到充分利用。 3、人员素质不高 计算机应用到档案工作中去是在上世纪九十年代。因计算机应用在我国起步较晚， 受时间、人力以及人员素质的影响，计算机在档案管理中的应用还很不全面，很不完善，很 不理想。一是档案管理人员打字速度过于缓慢。面对瞬息万变的未来，如果打字速度跟 不上时代发展的要求，其档案工作就不可能有大的飞跃。大部分管理者打字使用拼音来 键字，这样不仅影响打字的速度，也进一步制约了其它方面的发展。二是档案业务基础不 扎实。随着人员流动不断加快，档案工作者更换也切实频繁，有的同志刚刚掌握了档案业 务，还没有来得急熟悉运用，就被调到其它岗位去了。也有的同志在档案工作岗位上伏案 十年如一目，对业务知识非常熟悉，但在灵活使用计算机方面还存在很大的差距。因其习 惯于传统的思维过程，满足于手工操作的档案管理方式，接收新生事物不够快，不能全面 开发档案信息资源，也影响档案数字化的进一步实施。三是外语知识跟不上形势发展需 要。因计算机是外来工具，其产生的依据是以英语为基础，如果对英语不熟悉，那么在使 用计算机时就会受到影响，不能真正从思想深处理解运用计算机的本领。四是档案网络 管理人员缺乏。 二、采取的对策 1、加大宣传，提高认识，进一步夯实档案工作思想基础 江泽民同志曾指出：“档案工作是各项工作发展的一个重要基础，这个基础不牢固将 来我