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在体系建设中发挥中层管理者的作用 来源：福建烟草杂志?? ? 总第114期?? 出版日期：2011-5-15 ■高洧洧∕文图 确保管理体系有效运行，除了领导层高度重视、带头践行和大力推动外，充分发挥处在各职能部门的中层管理者的作用是保证。因为中层管理者处于质量管理体系的中间环节，既是执行者，又是监督指导人，对体系的有效运行起着承上启下、对接两端的重要作用，是体系建设的中坚力量。因此，必须充分发挥中层管理者在管理体系建设中的骨干作用。 自觉是最有效的管理 日本社会学家横山宁夫提出著名的“横山法则”认为在企业管理中，让被管理者养成自觉自律是管理者的最高境界，也是取得管理效益最大化的最佳途径。质量管理是企业管理体系建设的核心，然而质量管理并不是单一的作业管理，它涉及企业的方方面面，取决于每个从业人员的思想业务素质。因此，要更好地实施质量管理，就必须使每个员工从思想深处意识到质量管理的重要性，并养成良好的自觉和自律。中层管理者所处的中间位置，是连接企业上下级之间的枢纽，起着承接的作用。 为此，中层管理者必须具备强烈的质量意识和实现质量要求的能力，通过有效的指导和示范，帮助下属养成遵规为圆，依矩成方的习惯，并提升为一种自觉和自律的行为。即中层管理者应当树立并对下属灌输“按文件做事”的意识，扭转“按惯例做事、靠会议和领导处理常规事”的老习惯。只有中层管理者正确理解质量管理的含义及其重要性，具有将质量管理理念和技能落实并且普及的能力，才能对下级员工的质量管理工作进行科学有效的指导，促使其按规定、按流程办事，并确保运行情况在同级间（横向）和上下级间（纵向）沟通顺畅，从而提升企业管理体系的运行质量。因此，激励和保持下属员工对规章制度的自觉和自律，应该成为中层管理者的主要职责。 科学方法是有效管理的保证 管理大师彼得·德鲁克曾说过“效率是以正确的方式做事，而效能则是做正确的事”。正确的方法是做好工作的重要保证，掌握了正确的方法，往往能收到事半功倍的效果。实践充分证明，中层管理者只有掌握科学方法论，运用科学的管理方法，才能保证管理体系的有效运行，实现企业的有效管理。 要清楚本部门的有关规定。清楚规定才能知道怎么做，体系文件就是规定。体系文件共划分成三个层次：第一层次文件主要是管理手册以及管理目标文件；第二层次文件主要是程序文件；第三层次文件主要是支撑管理手册、程序文件的各项管理规章制度、服务规范、岗位说明书、作业指导书、操作规范等。同时还要对适用法律法规进行识别。要养成按文件做事、按规定做事的习惯，做任何工作，首先要看有没有规定或文件是怎么规定的，不能想当然地做。 作为县级基层单位的职能部门，中层管理者就是要按照程序要求，结合公司的规定做好各项工作落实并保持相关记录（包括文字、声音、视频等）。一是明确“做什么”。要熟悉并吃透支撑管理手册、程序文件的各项管理规章制度、服务规范、岗位说明书、作业指导书等相关内容，弄清楚“做什么”，明确每项工作的要点，需要留下哪些痕迹以备检查。 二是“写我所做”。要及时对照管理手册、管理目标文件、程序文件，认真组织人员尤其是内审员严格对照上级的要求和目前的管理实际，职能的变动，及时调整有关内容，确保文件的适宜性、充分性和有效性，真正体现“写我所做”。例如配送中心由机台长、理货员、仓管员口述作业流程，并对照市局最新的程序要求，画制作业流程图，编写流程说明并作为考核标准。 三是“做我所写”。要认真梳理自身业务管辖范围内的岗位说明书、管理办法、规章制度、作业指导书，清除不适用的条款，增强可操作性，充分体现“做我所写”。例如配送中心管理者要根据市局下发的《物流工作手册》，对卷烟仓库、理货机台、保安室的各项表格进行甄别梳理，及时更换不符合标准的表格，并发放标准填写模板。还要在不违背上级文件精神和坚持管理可控原则的前提下，从流程增值的角度出发，继续简化程序、优化流程、提高效率。 四是形成自查报告并及时改正问题。要经常采用PDCA循环的方法检索工作是否到位，定期组织部门内审员、业务骨干对本部门的某一项工作，特别是运转质量欠佳或新增的工作内容进行自查，及时形成自查报告，找出问题的症结所在，采取有效的方法加以改进。自查报告中应包括：存在问题、产生原因、改进方法、改进效果的检查等。 要明确自己应做的事情。中层管理者要明确本身首先应是执行者，在此前提下才是管理者和检查人员，自己要切实做好“应答题”（自己的份内工作）并确保其质量。例如办公室负责人要随时更新完善并建立《受控文件清单》和《记录清单》，强化对文件的管控，及时识别执行有效文件，标注控制无效文件；加强文件执行情况的自查，在文件执行中发现问题，在执行文件中提出富有建设性的改进意见，持续改进文件、优化流程。 要指导督促部属人员做好本职工作。中层管理者要在做好自身工作的前提下，经常