白云纸厂合同管理规定.docVIP

目 录 一、合同管理部门 1 二、合同要求 1 三、合同的分类、谈判与签订部门 3 四、合同签订程序 3 五、合同的管理 5合同管理制度 为加强合同管理，使合同的签订、管理有章可循，特制定本规定。 一、合同管理部门 所有合同由办公室统一管理，行政部设法律专办员负责合同的审核，合同专用章由行政部印章管理员保管。 二、合同要求 1．合同签订人员必须对所签的合同负责。 2．合同内容。 公司购销合同应明确以下条款： （1）购销品名。 （2）单位、数量（重量）。 （3）技术要求，即规格、型号、质量标准、各项指标。 （4）双方责任。 （5）包装、及运输方式及费用承担。 （6）合同履行地、交货时间、地点及验收方式。 （7）单价及总价款。 （8）开票要求。 （9）付款办法及结算方式。 （10）合同生效起止时间和生效条件。 （11）售后服务条款。 （12）违约责任。 （13）合同份数、签定日期及地点。 （14）纠纷解决方式。 （15）其他应说明的条款。 技术、服务合同应确定以下条款。 （1）服务（技术）标的。 （2）服务内容。 （3）质量要求，即应达到的目的。 （4）服务期限。 （5）双方责任，即双方应提供的工作条件和生活条件等。 （6）验收方式。 （7）单价及总价款。 （8）合同履行地。 （9）付款办法、结算方式、开票要求。 （10）合同有效期限及生效条件。 （11）违约责任。 （12）纠纷解决方式。 （13）合同份数、签定日期、签定地点。 （14）其他应明确的条款。 3．合同争议解决的机构原则上定为驻马店市人民法院，特殊情况必须由总经理签字批准。 三、合同的分类、谈判与签订部门 1．销售合同由市场部负责谈判与签订。 2．人事合同由行政部负责谈判与签订。 3．工程施工合同由项目部或工程负责部门负责谈判与签订。 4．技术性合同由技术部及有关技术人员参与谈判与签订。 5．采购合同由采购部门谈判与签订。 6．其他合同由相关处室负责谈判与签订。 7．重要的合同，总经理可委托合适的部门或人选谈判与签订。 8．所有合同签定部门对合同的谈判、签定、履行、归档、争议处理负全部责任。 四、合同签订程序 合同的起草 合同的起草由合同的签订部门或法人代表委托代理人，根据实际需要和双方共识意见编制。 （二）合同的审核与审批 1．合同编制完毕后，交部门领导签字后转相应的主管领导审批签字。 2．一般合同由法律专办员审查签字后报总经理审批，20万元以上合同经法律顾问审查签字后报总经理审批。 3．总经理签字同意后可与对方签署合同，办公室加盖印章生效。 （三）加盖印章 1．合同审批后，交印章管理员加盖合同专用章。 2．原则上对方签字盖章后，我方再加盖印章，盖章地点在本公司。空白合同不准加章。特殊情况，经总经理审批，可按以下程序办理： （1）必须由我方先盖章。 经办部门写出情况说明，包括原因、对方盖章返回时间、合同份数、负责追回合同的责任人，报主管领导批准后，报总经理批准。印章管理员凭以上手续办理盖章，并将以上手续保存。 （2）需急办的合同签订。 除按合同审批程序外，急办合同可由传真互相签章传送，原则上对方先盖章传回，我方盖章后生效。正式红章合同必须在十日内补办完毕。办理部门应书面说明并由主管领导、总经理审批。 （3）携带空白合同。 必须由总经理书面委托，委托范围为副总级，特殊情况可委托销售公司经理。 手续为：被委托人出具委托书，注明原因、期限、合同（公务）内容等报总经理批准后，将委托书交印章管理员，印章管理员在空白合同上编号登记后交被委托人。业务结束，办理注销登记。 3．加盖印章前，印章管理员必须认真审查把关，检查有无经办人、主管领导、法律专办员、总经理签字，缺少以上人员签字的合同一律不得加盖印章。特殊情况，无法人代表签字，必须由法人代表口头同意，加盖印章后交法人代表补签。 五、合同的管理 1．签约部门负责合同履行，出现纠纷由合同签订部门解决。 2．所有合同，必须交档室统一管理。公司必须留存三份合同，财务部、经办人、行政部档案室各一份。 3．因其他单位或个人未加盖印章，合同暂时不能交行政部档案室的，必须由经办人负责督促，加盖印章后，返还公司并交行政部档案室。 4．行政部档案管理员每月初必须到印章管理员处，对照合同用章登记本和合同入档情况，对未入档合同的经办人进行催要并做好记录。 5．凡违反本规定签订的合同，除按《奖惩条例》对经办人进行处罚外，并承担因此给公司造成的损失，情节严重者交司法部门处理。 六、本规定下发后，原《合同管理规定》即行废止。 驻马店市白云纸业有限公司 二OO四年四月 1