安康市创卫资料收集与管理.doc

安康市创卫资料收集与管理 一、为什么要收集创卫资料？简单来说，三个方面的因素。首先，资料是创卫检查验收的必备条件。创卫标准涉及十个大项80个小项，涉及329个得分点。这些得分点既有硬件的投入，卫生基础设施建设（如污水、垃圾、粪便处理，公厕、道路、绿化、给排水设施等），也有人的意识和观念文明素质的测评（如健康教育行为形成率、知识知晓率等），但更多的是长效制度的建立。在卫生城市的检查验收中，采取的方法很多，有查阅资料、听取汇报、随机抽查、暗访、问卷调查、座谈讨论等等，硬件设施看现场，素质测评、城市管理和长效机制看资料，所以在检查验收过程中查阅资料在将占有很大的比重。其次，资料是工作成效的具体体现。文档资料是反映工作痕迹的主要证据，正确合理的收集管理文档资料将有利于准确评价工作的效率和效果。创卫工作责任不是给某个部门强加的份外工作，而是更规范化的做好各部门日常应做的工作。创卫的检查验收不仅仅看的是结果，更重要的是过程的体现。而资料正是创卫工作过程的具体反映，体现了我们为创卫做了什么样的工作，这些工作是谁来做的，成绩是什么，经验教训是什么。第三，资料是留史资政的重要依据。任何工作经验教训对今后都有借鉴作用，作为创卫这样一个庞大系统的社会卫生工程，各城市基础条件不同，自然工作方法也不同。整理好能够体现自身特点的创卫工作资料，除了能与外地市互相交流和借鉴外，更多的是能够帮助我们在其他的工作中少走弯路，制定的措施和管理制度更加有效。 二、创卫资料包括那些内容：所谓资料，就是指我们在工作过程中的一切记录。包括文字材料和声像记录。文字材料指文件、讲话、简报、会议纪要、检查记录、工作底稿、宣传材料、报表等等。声像记录则包括照片、录音带、摄像带、光盘等。创卫资料与我们其他档案的所指的范围不同。档案一般具有明确的范围，很多创卫所产生的资料按照档案管理办法是不纳入收集范围的。比如我们检查的工作记录底稿等。但是，在创卫的过程中，围绕创卫工作所发生的一切资料都可以作为创卫资料来收集。大到一个方案的制定，小到每次单位卫生的检查记录，每篇新闻报道等。 三、创卫资料收集整理要求： 1、条理要清晰。就是按照一事一件的办法进行收集，先有机构和人员，然后有方案和计划，再组织实施，检查评比，最后是效果评价和结论。比如健康教育测评。 2、内容要完整。要根据创卫标准项目，按照便于保管和灵活答辩的原则，分类分年度进行整理。资料收集时段为2008年至2010年。归档的文件资料种数及每份文件的页数应齐全完整，其中，涉及机构、方案、总结、制度等文字资料，必须是正式文件或打印件。比如大型会议材料，应包括会议通知、会议议程、领导讲话、会议材料、参加人员签到册等。 3、逻辑合理，数据一致。是指资料前后情况符合逻辑，先是未实行创卫前的情况，然后是每年的实施情况，最后是达标情况。比如除四害密度监测。创卫办和各部门之间的涉及检查验收的内容和数据必须一致，时间必须吻合。比如公厕数量和每年安排资金建设的数量等。 4、原始记录真实有效，反映实际。是指按照实际情况来收集整理，重视过程资料的收集，不能弄虚作假。过程资料灵活多样，有什么收集什么，一事一收集，特别是要收集能够反映创卫工作带来的变化和自身创卫的特点的资料。 5、分类整理，排列有序。是指要按照创卫验收的项目分类进行整理，属于交叉部分的多打印一份分别归档。同时要按照事件的先后顺序进行排列。 四、创卫资料的归档与管理 （一）资料的归档：第一步分类。先分大类，包括爱国卫生组织管理类、健康教育类、环境卫生类、病媒生物防制类、上级文件类和技术资料类等六类卷宗，其中技术资料卷是指建设、卫生、环保、教育、广播电视、报社、工商、质监、经贸、药监、爱卫、文化、旅游等部门及所属单位，按照创建卫生城市标准的技术指标要求，收集整理的相关技术资料和特殊资料的专卷。然后视每个大类文件材料的多少，细分为若干内容（以下简称小类），在小类下再按每份文件材料内容重要程度排序，根据内容确定小类名称。第二部装订：分出的小类，统一用卷宗分别装订成册，每册封面要著明小类名称。若小类文件材料少，可合并几类装订。装订时要按时间顺序和重要程度编页码，同时填写卷内目录。第三步汇总目录：将同一年度编制的卷内目录复印后，按已编制的卷宗号次序汇集成册，并标识大类名称形成年度资料目录。 对于声像资料，可与文字材料一同分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。也可以单独成册。照片需(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明并注明时间。录音带、摄像带按案卷编写文字说明。文字说明包括事由、时间、地点、主要人物等，要求文字简洁、语言通顺，准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部资讯，时间用阿拉伯数字表示。 （二）资料的管理： 一是要确定专人管理。按照上报一级下管一级的原则，各主管部门负责指导和收集整理本