浅谈公文制作.docVIP

淺談公文製作 立法院教育及文化委員會尹章中專門委員 一、公文的定義 「公文」顧名思義只要與處理公務有關之文書皆可稱為「公文」，故無論其為公務員或非公務員身分，只要是處理公務眾事務所為之文書皆可稱之。因此「公文」可界定為「政府機關與機關間或與人民、團體間或機關內部單位為了處理公務而往來或溝通所使用之意思表示或紀錄事實之一切資料。」 二、公文的要件 （一）實質要件 指公文之內容所應具備之條件，如下列： 1.須與處理公務有關。 2.須收受者或發文者至少有一方為政府機關或團體。 3.須有具體主張與明確目的，使對方瞭解，收到預期效果。 4.須正確認定事實適用法令。 5.使用合宜之公文名稱與用語，以達簡、淺、明、確效果。 （二）形式要件 指公文形式上應依循一定之項目與格式；對公司、行號、團體處理 其事務時，多比照公文形式和處理程序為之，就公司、行號、團體 而言，亦屬公文。包括下列： 1.須有負責之表示。（如簽署、蓋印章戳或副署）。 2.須有時間之表示。（如製作及發文時間，並加註文號）。 3.須合法定格式。（用紙、格式、細項）。 4.本文須分段敘述，其具實質意涵即為一定之作為或特定事務之告知，其表達 達方式如為中式則由右而左直行書寫，如為橫式則由左而右，橫行書寫。 （三）程序要件 指公文須循法定程序為之，即為要式行為，包括下列： 1.須依權責製作處理。 2.須循規定程序傳遞。 （四）未盡完美驗收報告討論 職○○年○○月○○日奉派赴○○地，擔任○○工程驗收，是日，就表面觀之， 並無不妥之處，至隱蔽部分應由監工人員負責。 三、公文分類（僅舉行文系統說明） 依行文系統而分：有上級機關、同級機關、下級機關及不相隸屬機關等四種，故有上行文、平行文、下行文之分，但有學者認為如屬不相隸屬的不同級機關間之行文，亦可稱為「斜行文」。 （一）上行文 指有關係之隸屬下級機關對上級機關所使用之公文書。如對總統使用「呈」和 對直屬上級機關使用「函」、及「書函」。 （二）下行文 指有相隸屬關係之上級機關對下級機關所使用之公文書。如公布法律、公布命 令、人事任免、獎懲之「令」；上級機關對下級機關使用之「函」、「書函」均屬 之。 （三）平行文 指無隸屬關係之同級機關相互往來之公文書。如總統和立法院、國民大會相互 使用「咨」；同級機關相互往來使用「函」及「書函」；機關給人民、社團、民 間機構、團體之「函」、「書函」，及人民、社團、民間機構、團體對政府之「申 請函」。 （四）斜行文 指無相隸屬關係之不同級機關往來之公文書。無相隸屬關係之機關不問其層級 如何，其相互行文所使用之「函」、「書函」均屬之。例如台北市政府與立法院 相互往來之公文。 四、公文寫作的基本體認 （一）基本認識 公文為處理公務溝通意見之重要工具，因係處理公務或溝通意見， 故須注重效率，因此要讓對方迅速且容易看懂就行，同時其製作屬 「要式行為」，要有它應具備之要件——行文之原因、依據、目的與 立場。現行之公文，已不再重視文采，祇要合乎程式，內容合法、 合理、合情，能讓大家會用且方便使用，脫俗雅潔即可。 ●兩點直線最短，公文不必曲折婉轉 ●站穩立場，有為有守 ●合法、合理、合情 ●意思明確表達，不能有多種解釋。 （二）公文寫作時思考的五個重點 1.行文之原因 撰擬公文是要告訴對方「人、事、時、地、物」的問題，因此不論是主動或 被動行文，均應就全案加以審察，徹底洞悉全案之真相，才能確定行文之對 象，及如何處理有關情節與事實，然後下筆，方能言之有物，動合機宜。 2.行文之依據