-《某机械进出口公司管理体系程序文件汇编》(57页)-程序文件.docVIP

广东省机械进出口股份有限公司 质量管理体系 程 序 文 件 （依据iso9001：2000写成） 版 本 号：B 分 发 号： 发布日期：2005年7月29日 实施日期：2005年7月29日 编写：企管部 批准：朱明艺 程序文件目录 1、文件控制程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 1 2、记录控制程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 8 3、培训管理程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 13 4、网络及其他设备维护程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 17 5、投诉处理程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 27 6、顾客满意信息收集利用程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 31 7、内部审核控制程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 34 8、服务质量考评程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 44 9、不合格服务控制程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 47 10、纠正措施控制程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 50 11、预防措施控制程序 ‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥ 53 文件控制程序 (4.2.3) 目的 对质量管理体系的文件进行统一的管理与有效的控制，以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。 范围 本程序适用于对公司质量管理体系文件的控制。 职责 质量手册、程序文件由总经理批准。 管理者代表批准其他文件。企管部组织人员进行质量管理体系文件的编写。 企管部负责质量管理体系文件的归口管理。 工作内容 编写与审批 4.1.1 质量手册，企管部负责组织相关人员编写，管理者代表负责质量手册的审核，总经理负责质量手册的批准。 4.1.2管理者代表负责程序文件的审核，总经理负责程序文件的批准。 4.1.3 服务工作规范，各部门负责审核，由管理者代表批准。 4.2 文件的标识 4.2.1 编号 4.2.1.1记录表格除注明名称外，在右上方注明标准要素号加“j”及序号，如《收发文登记表》4.2.3-j-01; 4.2.1.2程序文件和工作规范的编号直接写上要素号； 4.2.1.3如某要素有多个文件时，在后面加注序号，如《电子电器出口工作规范》7.5.1-03 4.2.2 封面标识 4.2.2.1版本使用英文字母：A版表示第一版；B版表示第二版，以下类推； 4.2.2.2分发号，分发文件时注明分发号码。 4.2.3 页眉和页脚。右边：文件版本号+修改次数，如：A/0、A/1、B/0、B/1；左边：文件类型，如：质量手册、程序文件、服务工作规范；页面底端右侧：页码，如：1。 文件受控 受控文件，发给本组织成员的体系文件均为受控文件，在封面上盖“受控文件”印章； 非受控文件，发给本组织外的质量手册为非受控文件，不收回，不负责修改。 文件发放与回收 文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。 如文件分为两层发放，每一层都需要填写《收发文件登记表》。 文件保管与复印 受控文件不得借用、外传，更不能丢失损坏，如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。 使用人一旦离开公司，应将其文件交回公司。 分发给各部门的体系文件，各部门负责人为保管第一责任人，应按规定做好部门内部文件发放范围的控制，须复印文件时，必须经部门负责人同意后才可复印，复印件应盖部门公章，并将分发号填写在《收发文件登记表》中。 文件评审与修改 文件每年在管理评审会上进行评审，必要时作出修改决定。 文件需要更改时，应由部门负责人书面向企管部反映。 企管部根据评审会议决议及部门负责人的反映情况，组织人员对文件进行修改，修改内容由管理者代表批准。 修改方式 4.6.4.1大改，即绝大部分内容需要修改时，由企管部组织相关人员进行换版修改。 4.6.4.2中改，即某一文件局部需要修改时，由企管部组织人员进行修改，并将修改的某一页印成新的文件页，页眉左上方注明修改次数。 4.6.4.3小改，即原文件个别内容需要修改时，由文件使用人按《文件更改通知单》要求，直接在原文上改。 小改与中改在文件发放时，需填写《文件更改通知单》。 文件作废 凡经修改后无效的文件一律作废，由部门进行作废处理。 如作废文件须留作参考，一定要在该文件封面上盖上“作废留用”章。 外来文件 4.8.1 企管部负责收集进出口贸易的有关法律法规，进行集中保管，并在文件上加盖公章，供公司员工借阅。 4.8.2 企管部每年将收集的适用的法律法规文件编成《外来文件清单》，以提供员工借阅时的检索，并以此作为有效版本的控制手段。 相关文件 无 记录表格 6.1 《收发文件登记表》 4.