4文件和档案管理制度.doc

文件和档案管理制度 1 目的 为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。 2 范围 适用于本公司所有文件和档案的编制、审批、发放、更改、编码（标识）、作废等全过程活动的管理，包括相关部门下发的文件。 3 职责 公司文件和档案管理由安全管理员负责，文件、档案管理人员职责有： 3.1负责全公司文件的管理归档。 3.2安全员本制度归口管理，负责管理体系文件和档案（程序文件、记录、技术文件等）的组织编制、审核、发放、编码、作废等的管理。 3.3公司设档案室或档案柜。需归档的文件、档案，由安全管理人员负责存档。 3.4借阅、查找文件由安全管理人员负责登记等手续办理。 4 归档范围 4.1 法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由公司识别的《适用的安全生产法律法规及其他要求清单》（AQBZH-ZL/1-1）的各种标准、规章制度和操作规程等。 4.2 安全生产监督管理部门或相关政府部门发放的文件。 4.3 公司制定的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。 4.4 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 4.5 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 4.6 财务、会计及其管理方面的文件材料。 4.7 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。 4.8 仪器、设备方面的文件材料。 4.9 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。 4.10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 4.11 公司对外的正式发文与相关机构来往的批复。 5 工作程序 5.1 文件归档要求 归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理；文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。 5.2 归档时间 每年的文件材料在办理完毕后，要求在第二年的第一季度末整理归档，编制文件目录，向本单位综合档案室移交。照片、录音、录像材料由负责拍摄者在完成拍摄工作后写好文字说明，及时交综合档案室立卷归档。 5.3 文件统一编码 5.3.1文件分类管理，按照不同类型文件编制文件编码。 5.3.1.1安全标准化体系文件：AQBZH 5.3.1.2 制度：XX 5.3.1.3 文件：XX 5.3.1.4 记录：XX 5.3.1.5 报告：XX 5.3.2文件编制格式要求： □□□□□-□□ / □□- □□□ a b c d 注：a:文件类别 b:文件类型 c：要素编号 d：流水号 5.4 文件的审批、评审与更改 5.4.1文件的审批 a.管理体系文件在发布前由总经理或指定技术负责人审批，以确保文件的准确性和适宜性，要求内容正确、清晰、完整与其他文件协调一致，且易于理解。 b.文件实行三级审签制（编制、审核、批准）； c.记录格式由总经理审批； 5.4.2文件的评审 a.总经理对现有体系文件有效性进行评审，填写“文件有效性评审”，并将评审结果形成分公司“有效文件清单”，包括体系文件清单、记录清单、等内容。 b.业务部部组织相关人员对分公司现用的各类管理办法、规章制度等进行有效性评审，填写“文件有效性评审表”，并根据管理办法、规章制度的评审结果形成“有效文件清单”。 c.各类有效文件清单（程序文件、记录清单、管理办法或规章制度、应用软件清单、外来文件清单）分别经总经理审批后，通过网络予以传递，并及时予以更新。 d.档案应按标准要求分别建立，包括：重大隐患项目档案、重大危险源档案、安全培训教育档案、特种设备档案、合各供应商档案、承包商管理档案、职业卫生档案、危险化学品档案、事故档案等。 5.4.3文件的更改和修订 a.安全生产规章制度和操作规程至少每三年评审、修订一次； b.各类文件的更改，由文件执行岗位人员填写“文件更改或修订审批单”，经总经理审批后实施更改，更改或修订内容须经再次批准方可发布实施，并填写“文件更改记录”。 c.文件内容更改或修订时，应在更改或修订处注明更改标记，修改码由“0”开始，逐次加“1”，文件更改部门应按规定发放修改后的文件，同时收回作废文件。 d.更换页时，由主管部门统一下发新页，收回旧页，页修改状态逐次加“1”。 e.文件内容已经多次更改或修订后无法继续更改时，应考虑换版；文件的使用时间超过规定的使用期限时，应审定是否持续有效或换版；由文件主管部门填写“文件换版审批单