当前药检档案管理的策略探讨.docVIP

精品论文 参考文献 当前药检档案管理的策略探讨 张丽莉 (广州市药品检验所 510160) 【摘要】 当前国内各个药检所的药检档案里蕴含了大量的药学信息，但因其专业性很强，单靠单个药检所，无法保证药检档案的全面采集，要实现多方优势联合，更好的构建全国药检档案信息保障系统，实现药检档案信息资源的共建共享、互惠互利，使档案信息能够产生出更多更好的效益。 【关键词】 药检所 档案 管理 信息 【中图分类号】R95 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752（2012）22-0078-02 当今时代，信息产业突飞猛进地发展，信息被视为与能源、原材料并重人类社会三大支柱之一。而处在这个时代的药检档案部门不再是单纯的收藏机构，而是档案信息的汇集、交流和咨询服务中心，应不断加强自身的现代化建设，为药品质量监督管理工作提供全面、准确、快捷的信息服务。药检档案信息作为一种重要的资源，对于医药事业乃至整个社会的协调发展也发挥着重要的作用。 一、药检档案管理的现状和发展趋势 自上世纪90年代以来，计算机技术与现代通讯技术的结合，使世界各国的档案工作正朝着数字化、网络化的方向发展。在档案的数字化管理和网络化利用方面，美国无疑是走在世界的前列。紧随美国之后，英国、加拿大、澳大利亚、新加坡等国也先后着手推进档案信息化建设。 目前，国内外档案信息管理改善优化关注的焦点是从检索服务方法的提高查档者利用检阅药品档案的速度。最近，中检所、上海所、广东所都在对原有检验系统进行升级与改版。广东所采用基于实验室信息管理系统（LIMS）规范和技术，引进美国StarLims公司的产品开发了新版的药品检验管理系统，实现了组织分工专业化、服务客户多样化、绩效考核数字化、质量体系流程化、资源管理一体化、体验过程无纸化、检验管理国际化、全省药检统一化。由于药检所档案信息管理系统正处于开发初期，许多药检所2008年才开始引进电子化档案信息管理系统，虽然使用多年，不断改进，但还是不可避免的存在很多不足之处，例如系统的设计还不是很完善，系统设计不够简单易操作，使用???骤显得有些复杂，不够简约。 二、对现今药检档案管理提出的建议与方法 2.1完善档案信息管理系统 将档案信息管理系统该设为档案信息管理网络系统。网络系统可以进一步强化药品档案信息资源的共享，加强档案信息的流通，使得药检工作更顺利地进行。在药检所档案管理中，药品检验信息档案数量大，在进行上报数据和总结时，统计项目繁重。药检信息系统利用计算机进行收集、编目、设置了多种查询统计入口，能够迅速将符合要求的药品检验报告、文件调出。一是对药检所已存在的档案信息加以组织、整理、建成各类数据库。对库存资料进行整理、著录，建成各类数据库。二是建立全文数据库、多媒体数据库；对应用频繁而且具有重要作用的纸质档案通过扫描、录入等方式转化成数字信息，并通过网络提供服务，此外系统还可通过药检各环节运行状况追踪，编制报表和趋势图，实现各地药检所和本所内部的微机联网检索，使产生的的数据能够追本溯源地快速运行，进而提高档案信息的利用率和服务水平。三是当全国药品检验信息网络系统建成后，各药品检验所的检验基础数据库能与国家药监局、中检所数据库同步更新。 2.2并行管理电子档案和纸质档案 (1)将现有的纸质档案制作成电子档案。将现有的纸质档案，根据存储，利用等因素的需要形成相应的电子档案，也就是纸质档案的数字化过程。纸质档案的数字化过程通常有两种情况：（1）当单位收到外来档案后，对其实施数字化；（2）对已有归档的纸质档案实施数字化，使档案具有纸质和电子两种版本。 (2)将电子档案转换成纸质档案。为实现对档案长久可读性，则需把在日常操作过程中直接生产的电子档案转换成纸质档案，这种转换也有两种情况：（1）在计算机中完成档案制作或经由网络（电子邮件、电子公文传输系统等）传输的电子档案接收后，已纸质的形式输出后而形成。在这两种情况下，档案才具有两种版本，形成了电子档案与纸质档案管理的“双轨制”。 (3)将同一内容的电子档案和纸质档案同步归档。对于同一内容的电子档案和纸质档案，均应同步接收归档。这样做不仅解决了档案的真实性和完整性，又可以解决用户利用的广泛性和网络资源的共享，实现了电子档案和纸质档案的优势互补。 (4)在电子档案与纸质档案之间建立通道。既通过进入档案信息管理系统可以查阅到对于的档案，一旦电子系统出现故障了，可以通过手动的进行查阅，一旦纸质版的毁灭了，则可以在信息系统中查找得到，这样就可以实现档案信息化的合理性