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房地产集团贸易公司 物资管理制度大全 二O一六年二月 目 录 第一节 总 则 4 第二节 组织机构与职责 10 1 组织结构图及编制 10 2 公司职能 11 3 岗位职责 23 第三节 贸易公司运营流程 39 1 战略采购主运营流程 39 2 物资招标管理办法 41 3 招标公告的管理办法 54 4 战略采购材料计划编制流程 56 5 物资计划管理标准 58 6 战略招标流程 66 7 战略物资订单管理 67 8 战略采购物资进场计划 68 9 战略会签流程： 77 10 合同评审流程： 79 11 战略物资封样管理流程： 81 12 战略物资资金项目申请及支付流程： 83 第四节 货币资金安全管理制度 85 1 货币资金范围界定 85 2 货币资金管理的原则 85 3 现金收入的管理要求 85 4 现金支付规定 85 5 现金收支账务处理标准 85 6 票据、印鉴保管要求 87 7 网上付款授权 87 8 现金盘点表管理 87 9 银行对账单管理 87 10 职工借款管理制度 88 第五节 会计核算管理制度 91 1 主要会计政策 91 2 会计凭证和账簿管理 94 3 预算管理制度 99 4 费用报销审批管理制度 105 5 材料票据运营管理规定 108 6 固定资产管理制度 110 第一节 总 则 贸易公司集中采购、统一配送定义：由贸易公司统一招标、签订战略合同集中采购，主要 （三）战略物资采购供应合同的管理 1、战略物资购销合同的签订 （1）战略物资由集团战略物资招投标小组招标，产业集团招标委员会定标，贸易公司负责签订战略合同。 （2）战略合同需签订补充协议的由分管领导和法务审核后报产业集团总裁审批。 （3）供应商和贸易公司签订合同，贸易公司和城市公司/项目公司签订合同。 2、三方协议及供货合同的签订 城市/项目公司在签订带施工的战略物资合同时，须同时签订三方协议及供货合同。贸易公司于每月10日前将未签订“三方协议” 的总包单位的名单提交产业集团财务中心，财务中心必须停止该单位的工程进度款，直至其签订为止。 3、合同文本的管理：集团档案中心、贸易公司财务部存档合同原件各壹份，贸易公司战略开发部保留复印件一份。 （四） 战略物资计划管理 1、材料计划种类：年度材料计划、季度材料计划、月度实际用料计划。 2、计划模板的编制： 产业集团设计、成本、工程和贸易公司共同商定后，房地产总公司下发《成本限额及配置标准》，并注明材料编码、品名、规格型号、使用位置。 3、材料计划申报、审批流程： （1）战略物资计划包括三类：年度材料计划、季度材料计划、月度实际用料计划。 （2）材料计划申报、审批流程 1）年度材料计划：由物资公司负责编制，在集团年度工程开发建设计划或重大节点计划下发后15天内编制完毕。 2）季度材料计划：由城市/独立项目公司工程部负责编制，经项目公司审核后，于每季度第一个月12日前提交项目管理中心工程部；工程部于15日前完成审核后提交项目管理中心招采部；项目管理中心招采部每月20日前完成审核并经高级副总裁审批后提交物资公司；物资公司于每月25日前整理汇总后提交供货单位备料。需定制加工的物资、设备如：电梯、入户门、铝合金门窗等必须在月季度计划提报，贸易公司发采购订单，进入采购阶段，即通知供应商备料、加工生产。 3）月度实际用料计划：由城市/独立项目公司工程部编制下月计划并经项目审核后于每月1日前提交项目管理中心工程部；工程部于每月3日前完成审核后提交项目管理中心招采部；项目管理中心招采部于每月5日前完成审核并经高级副总裁审批后提交物资公司；物资公司于每月10日前下发下月订单至供货单位。 （五） 战略物资管理2、单据印制：由产业集团负责统一印制。 3、单据领用：所有单据的领用必须造册登记备查。 4、单据使用： （1）供货单位送货给城市/项目公司的材料验收确认单作为贸易公司支付供货单位货款的唯一依据。 （2）贸易公司送货给城市/项目的材料物资，贸易公司开具《供货通知单》、税票，作为城市/项目支付货款的唯一依据。 5、单据办理： （1）项目公司招采部按规定办理验收手续后，按贸易公司提供的供货单价，于3天内办理完相关入库验收单、出库单签字手续（出库单、送货单需由施工领料方签字、盖章确认）并把入库数据输入贸易公司系统。 （2）贸易公司按项目公司系统入库数据开具对应税票到项目公司。 （3）贸易公司按项目验收入库单、送货单、出库单为依据，开具两节税票，并办理供应商原始供货入库单。 （4）物资公司采购部把供应商原始单价入库单办理登记手续和内部审核手续后每月报集团票据审计部审批。 单据传递：上述单据由贸易公司传递到各相关使用部门。 （七） 贸易公司结算管理 1、贸易公司供货给城市（项目）公司的货款结算 1）、《材