会务管理方案.doc

会务管理方案 会务管理方案(一)：会议管理方案 　　会议管理方案 　　一、总则 　　为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本 办法。 公司会议制度本着精减、有效、节俭原则运行。 　　二.会议种类 　　公司设立四级例会制度： 　　 公司行政会议(周会)，定于每周一14:00； 　　 总经理办公会议（碰头会）10:00； 　　 部门工作会议； 　　 全体员工会议，定于每月初； 　　三.会议管理体制 　　公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须在行政部审批或登记备案。行政部须在年度计划中提出全年会议工作计划和费用预算以及压缩会议开支的指标，在上级批准后遵照执行。公司财务部应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。 会议资料由行政部整理、立卷、存档。 　　四.会议程序 　　(一).会前准备 　　对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列度人员。其它准备内容为：会议主旨和目标；会议议项；会议时间；会议地点；会议议程；会议主持人；出席人员（名单）；接待工作说明；（可能）存在的问题、解决方案及要求；由总经办提供议题，便于出席人员选定议题并于下周对该议题进行演讲。（不低于20分钟） 　　（二）会议通知。 　　根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。对重要会议须发几轮通知的，应做好每轮工作。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。 　　（三）提出议题并有制序的发言 　　语言要简间明了，突出重点。并对提出的问题做出解决的方案，对不清楚、不明白、不赞同的观点要在会议期间做出提问或反驳。要围绕中心思想展开读者论讨。 　　（四）在会议进行中要做好记录，并及时的整理会议记录，并打印归档。 　　鑫港总经办 　　会务管理方案(二)：日常管理及会务服务方案 　　日常管理及会务服务方案 　　第一节 管理服务流程 　　我们的服务提倡“以人为本”的人性化服务，以高素质的内部管理机制延伸出服务的专业、快捷、高效、一流，简化服务工作的过程，每一位员工处处以“您所想到的，我们将为您做好；您未想到的，我们将您做到。”为服务宗旨 　　服务流程图： 　　第二节 会务服务 　　我司服务xx办公大楼已有多年，而xx办公楼与xx物业公司所管理的一些政府部门如：xx在会务服务方式及管理标准等方面都存在许多共同点。本公司将凭借资源优势和已积累的丰富而成熟的服务经验，遵循“服务以人为本”的理念，使xx局办公大楼的会务服务体现出高水准的接待能力、服务水平。 　　以下为我公司针对xx局办公大楼的特点，制订的切实可行的会务服务方案： 1、服务中心专设会议接待员为贵单位提供会议接待服务。 　　2、服务中心接到xx局办公室秘书组、各处室电话、传真或书面会务通知后，根据会务的要求通知会议接待员提前做好会务接待准备工作（根据会议人数的多少摆放台签、桌椅、茶水、烟灰缸、餐巾纸等）。 　　3、根据会议要求代做各式条幅、欢迎水牌、告示牌、会议会标等，并提前悬挂、摆放到指定位置。 　　4、配置音响师，严格遵守音响设备操作规程，认真做好日常维护保养工作；会议使用音响时，确保麦克风音量的适中。协助x局信息中心调试、使用视频会议设备。 　　5、根据会议要求，开设会议专梯，设专人开梯，运送与会人员直达会议室。 6、根据召开会议的性质或难易程度，物业服务中心将事先与xx局后勤服务中心、办公室取得联系，尽可能了解会议的意图性质，为会议的召开准备提供相对应的会务服务方式，以保证会议的顺利进行。 　　7、遇重要会议时，物业服务中心将提前与xx局办公室秘书组联系，详细了解会议意图，根据召开会议的性质，会议前召开物业服务中心会议，为会议的召开准备相应的会务服务方式如停车安排、电梯控制、座次牌摆放等，以保证会议的顺利进行。会议前，保洁员提前做好会议室卫生工作；会议结束后，保洁员及时将会场打扫干净，保持会议室的整洁卫生。会议过程如有保洁需要，服务中心将安排专职保洁人员负责会议的卫生服务。 　　8、会议过程接待员定时添加茶水（保密会议除外）。 　　9、会议结束后，物业服务中心组织召开会议，对会议接待中成功的和不足之处进行全面总结，为以后的会议接待积累经验。 　　10、当遇重大会议时，我们将利用公司人力支援共享的优势在其他服务中心加派人手进行会议期间车辆疏导及安全防范工作。同时在保洁方面我们除了做好会前、会 　　后保洁工作外，在开会时将多加安排专人（会议接待管理员）在会场外以防需要。另外针对会议期间人员流动频繁的特点，在卫生间及公共区域安排保洁员进行专职保洁，使这些区域保持清洁的环境。 　　11、会议接待员严格遵守保密制度，对会议中提及的各项内容不外泄、不宣扬。 会务方案可根据贵单位实际情况进行调整。 　　第三节 物品