【公司里】使用电子邮件99条Email技巧AND礼仪!.doc

【公司里】使用电子邮件99条Email技巧AND礼仪! 据说有99条，但很多有些凑条数的意味，但无论如何，还是有用的提示多一些~ -------------------我是分割线-------------------------------------------- 礼仪 不要用公司信箱发私人信件。 如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面，这样容易被发垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不认识，也不方便。自己的地址应该写到to里面。 不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌，除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。 不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事，不要转发。 职业 不要用u，afk这种手机简写，这在商务中不合适，会让人觉得你孩子气或没文化。 注意语气。注意你和收信人之间的关系. 小心谨慎。Email不是私人的，它可能在传输途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，还会返回给发信人。所以，不要发自己会遗憾的Email. 缩减签名。最好4行，太多就不好了. 引用。只Copy要回复的句子来引用，引用前面应该有“”。 愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默，但很容易传达愤怒. 澄清。如果有邮件让你不安，最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问，说明你以为它是什么意思，确保自己没搞清楚. 不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错，连发数十封，你也应该为此向朋友们道歉. 注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题，但注意一下总是好的。 适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人. 不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复. 遵守Email法规。比如对商业广告邮件，不同国家有不同的法规，不但是自己国家，也要考虑到收信人所在国家. 沟通及效力 使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。 简短。尽量简短，如果有很多话，可以列成要点. 摘要。在长信之前加上摘要. 可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。 需要时可使用“回复所有人”。平时不要用。 也要记得电话。Email有它的优势，但打电话和手写信可以产生亲自接触。 如果真是很紧急，就写上它。比如在标题上加上“URGENT”。 休假时应设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人. g.}R.q [8e9X 使用表情。如果你的情绪可能被误解，就加上这种笑脸 。 校对。写作水平不高可以原谅，敲错字就很难给人好印象，尤其是交稿子或申请工作时。 移动Email 了解限制。 使用Voice-to-text. 小心重复或删除。 专用。最好设个专用的移动信箱。 不要给移动设备发附件。 要节约使用. 生产力，文件夹和过滤 快速回复。要么当时回复，要么先放到“须回复”文件夹内。 24小时内回复，某些行业要求可能更快些。 如果信太长没办法全部答复，就先回个短的，说明过后再细说. 分段回复。如果来信太长又要求全回，就一个要点一个要点地回复. 纪律。定时检查Email，5分钟或5天，固定下来，别人也会依此反应。- 按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹，把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器，让它自动分类。 有选择。并不是每个信都要回。FYI的，群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看. 快速。工作邮件应该是问题和回答，是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。 限制。如果没时间读，就不要订阅太多内容。如果要订，最好用免费信箱来订。: 文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快. 向大师们学习。诸如43-Folders，GTD等等。 如果没读，就不要把所有信都移到文件夹里，应该是读、回复再归档。 标题要明确。 使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。 把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们，还应该阻挡发信人，通常垃圾邮件发信人都是重复的 开启垃圾邮件过滤器。当然，没有过滤器完成准确，所以还应该检查一下垃圾邮件. 抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料，再开一个，记得通知联系人（不现实）. 防止邮件过载。如果不需要回复就不回复. Email附件 附件要小。邮箱总不是无限的。 不要转发附件。 在正文中包含一点附件摘要。 可以发送链接代替附件. 在线共享文档，比如Google Docs。 在线共享2，如果公司不让用外网，就在内部网上共享。 在线共享3，如果前两个方法都不行，可以用IM来传送。 使用纯文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要传可执行文件，Doc/xls也可能会有病毒。: 可以使用OpenOffice.org的XML格式。 小心打开附件。如果不是自己要的，就不要打开。 知道哪些不能打开。打开垃圾邮件等于做