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第四章 主管資訊系統(一) 本章內容 主管資訊系統的定義與演進 主管工作的特性 主管的資訊需求 主管資訊系統的功能 主管資訊系統的架構與演進 EIS的緣起與定義 EIS的定義 EIS的開發動機 EIS與ESS的發展 EIS的建置效益 EIS的使用案例 EIS的定義 1979年，EDP Analyzer期刊，將其定義為「透過電腦來支援高階主管的資訊管理與決策活動」。 「一種資料導向的電腦化系統，目的是用來為高階主管提供他們所需的決策資訊，其主要功能是協助主管能夠迅速而準確地取得所需的資料與報表。EIS通常都是非常的友善、使用大量的圖表以及例外情況報告，並與外部資訊服務或電子郵件系統相連接。」 EIS的開發動機 EIS的開發動機 科技的推動 改進MIS的需求 直接獲取資訊 表1 EIS開發動機的歸納 EIS與ESS的發展(1/2) 1983年時，學者們又提出了高階主管支援系統的觀念。ESS除了具備EIS的資料分析與擷取的特性外，亦涵蓋辦公室自動化、分析能力以及運用人工智慧，以增強對主管的支援能力。 EIS的整體演進可以分為以下四個階段： 第一代：內部監督性資料為主的EIS 第二代：內外兼顧的EIS 第三代：企業資訊整合的EIS 第四代：網路時代的企業資訊入口 EIS與ESS的發展(2/2) 「企業資訊系統」 「企業資源規劃」系統 「全員資訊系統」 EIS的建置效益 Bergerson(1991) 協助組織達成目標。 讓主管們能更容易地取得資訊。 提高使用者的工作效率。 提昇決策的品質。 提昇組織競爭優勢。 使用者可以節省更多的時間。 增加溝通品質。 提供組織更好的控制。 能有效地找出機會與問題所在。 滿足主管的資訊需求。 EIS的使用案例(1/2) 案例一：柯達公司 使用EIS的對象包括所有的事業部經理、財務經理，以及財務幕僚成員，系統除了提供原本單純的財務資料外，亦將加入可呈現顧客滿意度資料的功能。 柯達實施EIS所獲得的效益中，除了時間節省等預期功能外，更提高了公司管理的水準。 EIS的使用案例(2/2) 案例三：台中精機 台中精機藉由EIS的導入，獲得了如下的效益： 友善的操作介面使主管們樂於使用電腦 容易找到問題根源 提高服務品質 資料的正確與一致性 降低成本 縮短與部屬間的距離 主管的工作特質 Mintzberg指出： 管理人員常在1天內不停地處理數百件的大小事情。 管理工作是相當瑣碎的。 管理者較喜歡推測和可能顯示問題的小道消息。 管理者通常有一個多元且複雜的人際網絡，並依賴人際網絡所形成的人際資訊系統所傳遞的消息。 管理者偏好口頭形式的溝通。 主管的角色 Mintzberg(1973)指出三大角色： 人際角色 他們對外代表整個組織，對內則是員工們的精神象徵。 資訊角色 管理者監督組織內外部的資訊，是組織的神經中樞。 決策角色 管理者扮演創業者的角色、處理組織中發生的各種危機。 圖1 主管的角色 高階主管的活動 Rockart(1982), Jones and McLeod(1986)發現主管的主要活動包括 危機處理 創新活動 預算分配 協商談判 主管的資訊需求 主管可能會面臨如下的決策 我們該不該再開個分店？ 這個新產品成敗的機率如何？ 利率提高了，對我們會有什麼影響？ 到底該派誰來完成這個任務？ 公司各種產品的未來展望如何？哪一個產品應該擴充？ 為了解決上述問題，主管需要精確的內部監督性資訊與變動的外部資訊。 主管資訊需求，包括內部監督性資訊、重要外部資訊，以及資訊傳播管道。 表2 主管的資訊需求 表3 EIS所應具備的功能 EIS的特性與功能 使用者介面 資料分析 模式分析 使用者介面 EIS的使用者介面必須以圖形化的方式來加以呈現，具備親和性且容易使用、符合主管個人特質、多媒體效果與多樣的資訊呈現方式等。 資料分析 滿足主管資訊需求分析 提供快取資料庫 EIS在應用上必須具備高度的使用彈性與可攜性。 資料倉儲扮演著代理人的角色 多維度資料的下挖分析 表4 典型的經營指標 圖2 EIS的快取資料庫 圖3 EIS 下挖分析的功能 模式分析(1/3) EIS所提供的分析模型可歸納成簡單分析、統計分析、因果模式與人工智慧模式等四大類。 統計分析 迴歸預測 時間序列分析 長期趨勢 季節變動 循環變動 不規則變動 圖4 典型的EIS所具備的分析功能 圖5 常見的分析模式 圖6 銷售額與廣告支出趨勢的迴歸分析 模式分析(2/3) 因果模式分析 數學模式 情境分析 系統可提供給主管最佳情境、最差情境與最可能情境。 沙盤推演 沙盤推演又稱為敏感度分析或狀況分析。主管可透過沙盤推演來重複改變一個或多個條件，以瞭解該條件變化所造成的影響。例如，主管可嘗試「如果提高售價5%」或「增加廣告費用10%」，公司的銷售金額將會有何改變？