QHSE-01-02 海洋石油工程（青岛）有限公司QHSE体系记录管理办法.doc

海洋石油工程（青岛）有限公司 QHSE体系记录管理办法 公司名称：海洋石油工程（青岛）有限公司 批 准 人：总经理 批准依据：《中国海洋石油总公司内控制度体系文件编写细则》(CG-20-02-01) 发布文号：海油工程（青岛）内控办〔2012〕 号 发布日期：2012年 月 日 生效日期：2012年 月 日 海洋石油工程（青岛）有限公司QHSE体系记录管理办法 1 目的 通过对青岛公司管理体系产生记录的管理和控制，以证明产品和服务质量、职业健康安全和环境管理符合规定的要求以及为管理体系有效运行提供客观证据。 2 适用范围 适用于青岛公司所属过程各项记录的管理和控制，规定了从确定过程所需记录、记录的收集、检索到处置过程中各有关职能部门的职责和活动。 3 编制依据 3.1 《海洋石油工程（青岛）有限公司QHSE体系管理规定》，QHSE-01,2011，青岛公司。 3.2 《海洋石油工程股份有限公司QHSE体系记录管理办法》，QHSE-01-02，2011，海洋石油工程股份有限公司。 4 释义 4.1 记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。 4.2 归档 把文件/记录等交青岛公司档案室保存称为归档。 4.3 保存期 在本程序中保存期是指记录在使用部门保存的期限。 5 职责分工 机关各部室与基层各单位（以下简称“各单位”）应根据QHSE体系文件要求，依据过程文件及管理标准等要求确定每个过程所需保存的记录。 6 管理要求 6.1 青岛公司各单位依据ISO9001、ISO14001和OHSAS18001标准、各相关过程管理以及法律法规和其他相关要求以及合同环境下顾客的要求识别并确定各个过程所需要的记录。 6.1.1 记录的形式可以是图表、表格、卡片、报告，也可以是磁盘、光盘、软盘和胶片。 6.2 填写过程记录清单时，应按照《过程记录控制清单》，QHSE-G01-B02-S01（见附件1）表格要求逐项填写，包括过程名称、记录名称、记录编号、收集方法、保存地点、保存负责人、保存期、处置方式、记录类型等。 6.2.1 应根据产品特点、法律法规要求及合同要求以及青岛公司工程文件归档管理程序等确定记录所需保存期限和归档方式。 6.2.2 当过程所需的记录名称及所需的记录数量发生变化时，要及时向QHSE部提出变更申请，由QHSE部统一对青岛公司过程记录控制清单进行修订。 6.2.3 对于青岛公司独立承揽的项目，项目组应参照过程记录清单表式内容建立起具体的项目记录清单，明确规定各记录的保存、处置要求。 6.3 过程记录控制清单须经管理者代表或青岛公司体系主管领导审批。 6.4 需填写记录的填写要求 6.4.1 记录填写人应按记录填写要求及时认真地填写,做到内容真实完整、准确，字迹清晰，同时不得随意涂改。 6.5 记录收集与整理要求 6.5.1 按照《过程记录控制清单》中的收集方法收集并整理记录，并放到指定的文件夹/文件柜等存放地点保存。 6.5.2 收集和整理后的记录要分类存放，做到易于识别，方便查找，易于检索。 6.6 记录可以是纸介或电子媒体等形式存在，对于电子媒体形式如软盘、光盘等形式保存的记录，应留有备份盘。 6.6.1 按照过程记录控制清单中规定的保存期限要求（该保存期是指记录在使用部门保存的期限）予以妥善保存。记录应保存在安全、干燥的地方，并要注意防火、防潮等工作。 6.6.2 经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅记录，如需借阅，须经双方负责人同意，并办理借阅登记手续并限期归还。如合同中有要求，经部门负责人核实后，记录可以提供给顾客或其代表查阅。 6.7 记录处置方法 6.7.1 记录保存负责人按照过程记录控制清单中的处置要求在保存期满后进行 相应的处置，包括销毁或归档。 【正文结束】 附件1：海洋石油工程（青岛）有限公司QHSE体系文件过程记录控制清单 附件1： QHSE-G01-B02-S01 版本：2012-1 海洋石油工程（青岛）有限公司QHSE体系文件过程记录控制清单 子体系名称 记录名称 收集方法 保存地点(索引） 保存负责(人) 保存期 处置 记录类型 记录类别QHEN 产品标准要求 注：Q:代表质量；H:代表职业健康安全；E: 代表环境；N：不在认证范围 1/19/20121/19/2012 质量健康安全环保体系-QH