商会会议管理.docVIP

内蒙古中小企业投资发展商会 会议管理制度 1目的 加强公司会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率。 2原则 强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。 3适用范围 适用于公司各种例会及专题会议。 4职责 综合部负责监督该制度的执行。 4.1综合部负责公司级例会的组织及相关工作，负责部门例会及各种专题会议的监督。 4.2综合管理部负责各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。 4.3公司各部门负责本部门例会及主责专题会的组织及相关工作。 5管理规定 5.1会议分类 5.1.1会员代表大会： 原则上每年至少一次，如遇重大紧急事件，由常务理事会决定召开临时会员代表大会； 5.1.2常务理事会：原则上固定于每周一下午14:00召开，要求常务理事会全体成员参加，各部门负责人列席； 5.1.3部门例会：原则上固定于每周二上午召开（常务理事会次日），要求部门全员参加； 5.1.4专题会议：指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议，会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。 5.2会议通知 5.2.1会议召集部门需在会议召开前一个工作日发通知单给各参会部门（人员），并同时抄送综合部。未发通知单，会议召集部门负责人（或会议召集人）罚款50元。 5.2.2例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，公司级例会由综合部通知各参会人员，部门例会则由部门报综合部，并说明原因。未通知的，责任部门负责人罚款50元。 5.2.3会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。未按要求填写，填写人罚款50元。 5.3会议准备 综合管理部负责会场安排、设备准备，需在会前半小时准备完毕。因准备不充分影响会议召开的，相关责任人罚款50至100元。 5.4会议纪律 5.4.1会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。未准备签到表，会议组织人罚款50元。 5.4.2参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。 5.4.3参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，会员代表大会、常务理事会需向会长请假。未请假视同缺席或迟到处理。 5.4.4无故缺席会议，罚款100元；迟到罚款50元。 6会议记录 6.1会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后一个工作日内，发各参会部门（复印件），同时抄送综合部。原件（附签到表）交综管部存档。未提交会议纪要的，会议组织人（或部门负责人）罚款100元。 6.2会议纪要需参会主要人员签字确认。会员代表大会、常务理事会纪要由会长签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。未签字的，会议组织人罚款50元。 7处罚规定 综管部负责编制每月会议纪律处罚清单。 8附则 第一条 例会如遇节假日，召开时间相应顺延。 第二条 本制度由公司综合部负责解释及修订。 第三条 本制度自发文之日起施行。 第 4 页 共 4 页