2017年党群行政外事类兼职档案员培训课件-中国海洋大学.pptVIP

档案整理—著录数据 保管期限：归档文件所属期限。有下拉框，根据文件的 保管期限选择（永久或长期） 归档类型：有下拉框，选择填写，一般为“收集” 归档时间：录入数据的时间 归档单位：立卷单位 备 注：对文件作必要的说明或填写档案检索时可能 用到的信息，如：是否为复印件、传真件或 文件是否有缺漏，如是复印件、传真件等 备注栏为必填项，没有需要说明的内容可不 填写 立 卷 人：兼职档案员姓名 检 查 人：归档单位档案分管负责人姓名 * （三）上报数据 录入人（立卷人）点击上报本单位档案分管负责人 单位档案分管负责人检查档案后点击上报档案数据 * 档案整理—著录数据 档案整理—装盒 归档文件目录 每一卷盒文件前附上相应条目的归档文件目录，固定每一份文件在卷盒中的位置 归档文件目录通过部门网上归档系统查询打印，打印一式两份 注：不同形成年度的“件”不应放入同一盒 不同保管期限的“件”不应放入同一盒 归档文件目录打印时要去掉页眉页脚 * 档案整理—装盒 备考表 档案馆网页下载并填写《备考表》 * 档案整理—装盒 备考表每盒一份，放置在对应盒内文件的最后一页， 用以 保护文件，说明卷内文件状况，便于档案管理 人员和利用者了解 内容由立卷人负责填写，包括以下四项 ● 盒内情况说明：文件收集的齐全完整程度、文件本身 的状况（字迹模糊、缺损等）；整理归档工作完成后 档案如果有修改、补充、移出、销毁等情况，应该在 此处加以说明 ● 立 卷 人：立成本卷的责任者（兼职档案员）签名 ● 检 查 人：归档单位档案分管负责人签名 ● 日期：向档案馆移交档案的日期 注：签名处用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水笔手写，不可打印，不可用圆珠笔或纯蓝钢笔 * 三、档案移交 归档单位填写档案移交清单，并由档案分管负责人签署意见，加盖单位公章，负责人签字处不可空白 交接双方按移交要求当面点清，在《档案移交清单》上签字后各存一份，以备后查 注：负责人和移交人处用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水笔手写，不可打印，不可用圆珠笔或纯蓝钢笔 * 涉密档案在非涉密档案后按顺序编排件号 注：按照保密规定不需要在部门网上归档系统录入数据 涉密档案的《归档文件目录》以WORD文档形式单独打印并在备注栏标明密级（绝密、机密、秘密） 注：《归档文件目录》下载 档案馆网页——文件下载 3. 目录、备考表和涉密纸质档案单独装盒，移交档案馆 密级档案的整理 * 电子文件的归档 纸质档案归档的同时，相应归档档案的电子版本也一并移交归档，同时有保存利用价值的声像档案（图像、影像）电子文件也整理归档 分类整理 例：档案馆2016年度电子文件 档案馆 2016年度 电子文件 影像文件MPG、MPG2、AVI等 图像文件JPG、JPEG、TIFF、GIF等 文本文件DOC、DOCX、RTF、TXT、PDF、PPT等 电子文件的归档 移交 移交清单：文本文件类填写《文本文件类电子文件移交清单》 图像、影像类填写《图像\影像类电子文件移交清单》 移交材料：光盘形式刻录的归档电子文件及电子版移交清单 移交人、负责人签字齐全的纸质版移交清单，一式两份 移交时间：与纸质档案归档时间一致 注：非常用格式的电子文件需转换为常用格式的电子文件 若确实无法转换，则应将相关软件一并归档 特别提示 归档材料要齐全完整：归档范围内形成的材料应归尽归；同时密不可分的材料如请示和批复要齐全 收集档案的范围请参照《中国海洋大学档案管理办法》中的有关内容，并注意按保管期限分开整理，保管期限请确定准确 只移交有保存价值、保管期限为长期或永久的档案，保管期限为短期（10年以下）档案请留本单位备查 容易出现问题的栏目是页码和日期 责