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秘书言语得体六技巧 习…与修养～ 8ETARYS00糊辩;0 秘书言语得体六技巧 口詹珊赵小蝶 秘书作为领导的左右手,在一个组织中处于 协调上下,沟通左右的枢纽位置.在接人待客, 送走迎来的过程中,秘书不仅仅展示的是个人形 象,还代表着组织的形象.秘书工作中,有一部 分内容与言语密切相关,如向上级汇报情况,向 下级传达命令,接打电话和接待来访客人等.在 这些场合秘书的言语表达无不彰显秘书的素质涵 养. 所谓言语,指一个人与他人交流时的口 头表达.而言语要得体,即恰如其分,就要 注意适应各种情境条件,符合场合,对象,目的 等语境条件,避免用词不当,转述不清等现象: 注意语言使用的分寸.把握好特定语境下能说什 么,不能说什么,说什么好,说什么不好,怎么 说效果好,怎么说效果不好.说话时既要考察说 话者的地位,身份,文化素养,生活阅历等方面 的差异,更要根据不同的交际场合.不同的目 的,选择不同的表达方式,做到有的放矢,准确 得体. 秘书在工作中如何做到言语得体呢?具体来 讲,有以下大大技巧可供参考. 一 ,尊重为先 人皆有自尊.一个人在希望得到别人尊重的 同时必须学会尊重别人.秘书因工作需要,要和 成分,即4M:Manager(事务管理者,执行者), Mother(像母亲一样关心领导),Model(具备良 好的形象举止),Maid(能提供侍女般的照顾). 如果仅限于行使公共权力和一般职务活动,领导 者这样的秘书观并无大碍.但是,当某些领导由 公共权力角色转向个人权力角色时,这样的秘书 观极易随着权力的个人化而导致秘书角色个人化. 从而使主辅互动变得晦暗. 秘书的秘书观即秘括自身的角色意识,尽管 会受到领导秘书观的深刻影响,但毕竟具有相对 的独立性.主要由秘书的个人修养所决定.能够 以秘书工作者应有的标准时常谨慎地自我审视. 树立明确的职务角色意识,是秘书的秘书观保持 健康的关键.秘书职业角色定位和职务行为的偏 失,主要源于对秘书工作职业特性和工作规律认 识不足,以及自身综合素质不高.这种偏失主要 o?毒? 表现为:将秘书工作与领导工作混为一谈,逐权 弄权,私欲膨胀:对工作效果的潜隐性难以 接受,不甘居幕后,心理失衡,为求补偿,不择 手段;为仕途利益计,主动依附于某些领导,直 至互为纠结,沆瀣一气. 在处理领导与秘书关系问题上,向来不乏制 度与道德孰轻孰重之争.我们认为,要普遍形成 领导与秘书之间的良性互动关系.就现实而言. 制度比觉悟更可靠,通过体制改革和制度建设, 对公共权力的使用加以严格规范.施以有效监督. 是当务之急;从长远的观点看,重塑人文精神, 崇尚道德自觉,使领导和秘书都能在自省自律中 追求发展,是内在的支柱.制度建设与道德塑造 如一主之双翼,可有效保障领导与秘书间主辅关 系走向良性互动,并在这种关系的辐射之下促使 行政效率的全面提高. (作者单位:河南财经学院文化传播系) 形形色色的人打交道,不管是何种身份的人,秘 书在同他们对话时,都应以尊重对方,说话得体 为原则. 秘书对部门员工言语不尊重会被视为摆臭架 子.久而久之.同事就不太愿意亲近他.没有同 事的合作,秘书工作就无法顺利进行下去.而对 上级如果言语过于亲昵或过于巴结,无形中就会 降低自己的人格,让人瞧不起. 在批评工作上犯错误的人时,也要避免伤及 其自尊心.某公司一位主管发现有员工工作中出 了差错,下班后,他把那人叫到办公室,亲切地 对他说:最近你家里还好吧?在我的印象里, 你一直都是严守纪律,工作热情高而且技术不错 的人,把丁作交给你我很放心,希望你再接再 厉!这位主管没有严厉地指责员工,而是用尊 重且宽容的态度肯定了其优点.员工听了这番 话.自然会为自己的错误而愧疚,并在今后的工 作中加以纠正.如果主管措辞严厉地批评该员 工.效果就有可能适得其反. 二,谦虚要谨记 满招损,谦受益的道理尽人皆知.秘书 在领导身边工作,常常给人以一人之下万人之 上的假象.事实上.秘书很多时候只是起一种 上传下达的作用.秘书即使有很强的能力,说话 也要谦虚;锋芒毕露,甚至抢领导风头,通常是 不受领导欢迎的. 让我们来分析一下下面三句话的优劣: 1.Xx领导.我看您在最近某项工作(或工 程)中,有些失误的地方.我想和您谈谈,好吗? 2.Xx领导.我给您提个意见,好吗? 3.XX领导,我有个想法想说给您听听,不 知行不行? 第一种说法,明显将秘书与领导的身份颠倒 了.秘书以这种口吻对他的上司提意见,虽然态 度很真诚,也是为领导的工作着想的.但因为话 语不得体,领导是不大会接受的.第二句虽然没 有直接指责领导在工作中存在失误,但自以为是 的话语,会给领导留下狂妄自大的感觉.第三句 谦虚得体,是适合秘书身份的话语.秘书既及时 提醒领导工作中存在失误,又因为话语得体而达 到了预期效果.