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Chapter4电子政务系统与办公自动化系统 随着信息时代的到来，政府机构改革的不断深化，国家机关的管理职能不断加强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。同时，随着社会信息量的迅速膨胀，想要考人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策是难以做到的。因此，人们意识到，改革传统办公模式，将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而实现办公自动化，已势在必行。 什么是办公自动化？对此人们的理解不仅相同，同时，办公自动化这一概念本身所具有的内涵也是不断发展、变化的。办公自动化的概念在我国最早出现于80年代中期，以个人电脑、办公套件为主要标志。这个时期的办公自动化主要实现了数据统计和文档制作的电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。但是，随着经济全球化和信息网络化的发展，最初的办公自动化概念已经不能反映信息社会和网络经济的时代特征，从90年代中期开始，办公自动化有了新的内涵，即以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。这个时期的办公自动化系统实现了政府机构不同职能部门间工作流程自动化。不同部门及其工作人员工作间的协作大大加强，从而使政府办公的效率得到较大的提高。而且，以Internet为基础，办公自动化系统实现了移动办公，政府机关的资源的利用不再受通讯技术的限制，从而实现了电子政务的第一各组成部分：政府内部的电子化和网络化办公。 办公自动化是实现电子政务的基础。政府通过现代化的电子信息手段和管理手段优化政府业务流程、规范工作模式及公文格式，降低了政府工作人员的工作强度，提高了办公效率和服务质量。办公自动化在政府内部的应用，可以使大量以往必须由行政人员手工作业的工作，改在一种全新的网络状态下进行，从而有效地降低了行政管理成本，改善了办公环境，实现了无纸化办公或虚拟化办公。办公自动化的运用还可以加强跨部门、跨地区的政府内部各单位之间的沟通，以电子化手段实现公文的上传下达，克服以往长期困扰我们的“文山会海”和“公文旅行”等现象。 典型的办公自动化就是完全采用计算机技术处理办公业务，并实现信息共享、交流和协同工作，也就是全方位的无纸化办公。实现真正的办公自动化，需要有坚实的基础条件，这包括技术设备条件，也包括管理条件；包括具体政府机关的条件，也包括整个社会的信息化基础条件。 一、办公自动化系统的内涵 办公自动化系统是实现单位内部各部门之间以及相关单位之间办公及业务信息的收集与处理、流动与共享，以提高专项、综合业务管理水平及辅助决策水平为目的的综合性人机信息系统。它的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流；它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作；使日常办公更加安全可靠，更加规范化、高效化和科学化。 二、办公自动化系统功能模块 1．公文流转管理 公文流转管理子系统是OA的核心模块和技术基础，主要包括收文、发文、建议与提案管理等几大功能模块组成，其中这些功能的实现均是基于后台强大的工作流平台的支持。所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。系统提供静态与动态相结合的工作流管理方式，以达到规范与灵活的统一。工作流可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流也可是打破单位界限的，发生于机关以及与机关的相关单位之间。系统不仅可以管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还可以主动推进工作流程的实现，如主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，这样就整体提高了政府公文处理效率。 2．电子邮件 电子邮件系统是办公自动化系统的一个基本模块，提供了快捷的非即时通讯工具。也为构建即时通讯工具提供了一个基础。 3．档案管理 主要管理本办公系统内文件的保存和文件的借阅管理。政府机构文件、文档和资料较多，进行手工管理，对大量的文档、资料进行查找、调阅人工费时费力并不能及时准确查找文件。办公自动化档案管理模块对所有文档、资料进行系统、科学的分类放置，档案管理只需少量人员就可以完成同时间大量查询、调阅工作，不会感到繁琐和吃力。档案管理模块提供的文件查询分全文检索和条件查询，可使用户很方便迅速的查找文档、资料。档案管理模块的借阅管理，要借阅文件的人员直接填写借阅申请单，档案管理员查看完详细情况，直接点击同意即可。一个文件并可以同时借给多个人阅读。档案管理员并有权随时收回文档。 4．会议管理 会议管理子系统是实现办公自动化系统的重要组成部分，它包含一整套相对完善的会议管理机制，实现从“会议申请”到“会议管理”等业务操作的电子化，具体体现在： （1）实现会议申请：建立会议申请数据库，完成会议